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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:40
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/05 11:33
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,60 +1,98 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7 +
8 +Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 +
10 +Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= Valider un évènement =
14 += Valider les étapes d'un évènement =
11 11  
12 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
13 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
16 +== Stade initial ==
14 14  
15 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
16 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
17 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
18 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
19 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
18 +Lorsqu’un évènement est créé dans Flora, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
19 +Cet état initial indique que l’évènement est en cours de constitution : les informations administratives (titre, type, dates, organismes, responsables…) sont en train d’être saisies et peuvent encore être complétées ou modifiées.
20 20  
21 -(% class="box successmessage" %)
22 -(((
23 -Bonne pratique :
21 +L’état **En préparation **est donc avant tout **indicatif** : il signale que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite **modifier manuellement l’état de l’évènement** afin de refléter son avancement et suivre les différentes étapes de sa gestion.
24 24  
25 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
23 +[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 26  
27 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
28 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
25 +== Valider la fin de la préparation administrative ==
26 +
27 +Cette étape sert à indiquer que l’évènement est **complet sur le plan administratif** et prêt à passer à l’étape suivante.
28 +Concrètement, cela permet de :
29 +
30 +* confirmer que toutes les** informations principales sont renseignées** (titre, type, dates, organismes, responsables, description…),
31 +* marquer que **la notice de l’évènement est finalisée** et ne relève plus d’une simple saisie en cours,
32 +* distinguer les évènements encore en construction de ceux déjà validés et prêts à être suivis (avec leurs biens et mouvements).
33 +
34 +Pour valider la fin de la préparation administrative, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe alors à l'état **Préparé**.
35 +
36 +En résumé, valider la fin de la préparation administrative permet de **sécuriser le cadre de l’évènement** et de clarifier son statut dans le suivi global.
37 +
38 +[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 +
40 +
41 +[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 +
43 +== Enregistrer le début de l'exécution ==
44 +
45 +L’enregistrement de l’exécution marque le passage d’un évènement du stade de préparation ou de validation administrative à celui de la **réalisation effective**.
46 +Cette étape sert à **officialiser que l’évènement a bien débuté** et permet de :
47 +
48 +* acter la mise en œuvre concrète de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement, etc.),
49 +* distinguer les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
50 +* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’évènement.
51 +
52 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
53 +
54 +Pour enregistrer l’exécution, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état** En cours**.
55 +
56 +En résumé, enregistrer l’exécution permet de **marquer officiellement le démarrage de l’évènement** et de refléter son avancement dans le suivi global.
57 +
58 +(% class="box infomessage" %)
59 +(((
60 +Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
29 29  )))
30 30  
31 -= Suivre les évènements dans Flora =
63 +[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32 32  
33 -== Dans la table des évènements ==
34 34  
35 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
66 +[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
38 -|(((
39 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
40 -)))|évènement en préparation
41 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
42 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
68 +== Enregistrer la fin de l'évènement ==
43 43  
44 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +L’enregistrement de la fin permet de marquer qu’un évènement est **arrivé à son terme**.
71 +Cette étape officialise sa clôture et entraîne plusieurs effets :
45 45  
73 +* signaler que toutes les opérations associées (mouvements, suivis, décisions) sont closes,
74 +* distinguer les évènements encore en cours de ceux définitivement achevés,
75 +* garantir une traçabilité complète de l’ensemble du cycle de vie de l’évènement.
46 46  
47 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 +>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
48 48  
79 +Pour enregistrer la fin, il suffit de **cliquer sur l’icône correspondante** dans la barre d’outils de la notice évènement. L'évènement passe à l'état **Terminé**.
49 49  
50 -== Depuis le tableau de bord ==
81 +En résumé, enregistrer la fin permet de **clôturer administrativement l’évènement** et d’indiquer clairement qu’il est terminé dans le suivi global.
51 51  
83 +(% class="box infomessage" %)
84 +(((
85 +Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
86 +)))
52 52  
88 +[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 53  
54 -= Corriger une erreur =
90 +[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 55  
56 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
92 +== Revenir à un état précédent ==
57 57  
94 +Il est possible de modifier **l’état d’avancement** de l’évènement.
95 +
58 58  1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
59 59  1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
60 60  1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
... ... @@ -67,8 +67,29 @@
67 67  
68 68  [[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
108 += Suivre les évènements dans Flora =
70 70  
110 +== Depuis la table des évènements ==
71 71  
112 +La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
113 +
114 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
115 +|(((
116 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
117 +)))|évènement en préparation
118 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
119 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
120 +
121 +[[image:1756200757135-231.png]]
122 +
123 +
124 +== Depuis le tableau de bord ==
125 +
126 +Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
127 +Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
128 +
129 +[[image:1756363357395-649.png]]
130 +
72 72  
73 73  )))
74 74  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -84,8 +84,12 @@
84 84  **Aller plus loin**
85 85  
86 86  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
87 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
88 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
146 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
147 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
148 +
149 +
150 +
151 +* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
89 89  )))
90 90  
91 91  (% class="box" %)
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