Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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  • etat_avance_mouvement_pret.gif
  • etat_avance_mouvement_termine.gif

Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+Valider et suivre un évènement

Parent

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Contenu

...	...	@@ -1,26 +1,214 @@
1		-Dans les musées, on prête, on expose, on dépose, on restaure, on fait des mouvements internes pour marquage, pour photographie, des déménagements...
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
2	2
3		-Mais on gère aussi des commissions d'acquisition, de prêt, de radiation...
	3	+|(% style="width:840px" %)(((
	4	+(% class="box" %)
	5	+(((
	6	+La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
	7	+Ces actions permettent :
4	4
5		-(% class="\" %)
	9	+* de contrôler son avancement,
	10	+* de corriger d’éventuelles erreurs,
	11	+* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
	12	+
	13	+Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
	14	+)))
	15	+
6	6	(((
7		-Bref toute une série **d'évènements qui vont se dérouler sur une plage de date données, avec des acteurs et des lieux donnés.**
	17	+= Valider les étapes d'un évènement =
	18	+
	19	+== Stade initial ==
	20	+
	21	+Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
	22	+Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
	23	+
	24	+L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
	25	+
	26	+[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	27	+
	28	+== Valider la fin de la préparation administrative ==
	29	+
	30	+Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
	31	+
	32	+Elle permet de :
	33	+
	34	+* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
	35	+* marquer que la notice est finalisée,
	36	+* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
	37	+
	38	+Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
	39	+
	40	+[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	41	+
	42	+
	43	+[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	44	+
	45	+== Enregistrer le début de l'exécution ==
	46	+
	47	+L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
	48	+Il permet de :
	49	+
	50	+* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
	51	+* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
	52	+* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
	53	+
	54	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
	55	+
	56	+L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
	57	+
	58	+
	59	+[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	60	+
	61	+
	62	+[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	63	+
	64	+== Enregistrer la fin de l'évènement ==
	65	+
	66	+Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
	67	+
	68	+* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
	69	+* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
	70	+* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
	71	+
	72	+>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
	73	+
	74	+L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
	75	+
	76	+[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	77	+
	78	+[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	79	+
	80	+== Revenir à un état précédent ==
	81	+
	82	+Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
	83	+
	84	+1. Ouvrez la notice de l’évènement.
	85	+1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
	86	+1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
	87	+
	88	+Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
	89	+
	90	+
	91	+
	92	+[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	93	+
	94	+
	95	+[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	96	+
	97	+
	98	+[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	99	+
	100	+= Suivre les évènements =
	101	+
	102	+== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
	103	+
	104	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
	105	+
	106	+Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
	107	+
	108	+Ces informations sont :
	109	+
	110	+* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
	111	+* affichées du plus récent au plus ancien.
	112	+
	113	+Chaque ligne récapitulative mentionne :
	114	+
	115	+* le lieu concerné,
	116	+* le titre de l’évènement,
	117	+* les dates prévisionnelles ou effectives,
	118	+* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
	119	+
	120	+Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
	121	+
	122	+[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	123	+
	124	+
	125	+== Effectuer des recherches sur les évènements ==
	126	+
	127	+La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
	128	+
	129	+Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
	130	+
	131	+
	132	+
	133	+|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
	134	+|(((
	135	+[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	136	+)))|évènement en préparation
	137	+|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
	138	+|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
	139	+
	140	+Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
	141	+
	142	+[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	143	+
	144	+== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
	145	+
	146	+Il est possible de consulter et de rechercher l’ensemble des **biens associés à un évènement** en accédant à la table dédiée. Cette recherche permet de retrouver facilement les objets rattachés et d’affiner les résultats grâce à plusieurs critères.
	147	+
	148	+Vous pouvez ainsi rechercher sur les informations scénographiques saisies ou toutes les autres données liées au contexte de l'évènement.
	149	+
	150	+(% style="background-color:transparent" %)Cette recherche facilite à la fois le **repérage d’un bien précis** et la **consultation des informations complémentaires** qui lui sont associées dans le cadre de l’évènement.
	151	+
	152	+Pour y accéder :
	153	+
	154	+1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
	155	+1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
	156	+1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
	157	+
	158	+[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	159	+
	160	+== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
	161	+
	162	+Le tableau de bord permet de disposer d’une **vue d’ensemble sur l’ensemble des évènements enregistrés** dans Flora.
	163	+Il ne donne pas le détail des notices, mais fournit des **indicateurs globaux** utiles pour le pilotage :
	164	+
	165	+* connaître le **nombre d’évènements par état d’avancement** (en préparation, en cours, terminés),
	166	+* repérer rapidement les **opérations actives** et celles déjà clôturées,
	167	+* anticiper la charge de travail en identifiant les évènements encore en préparation,
	168	+* disposer d’une **vision synthétique** pour le suivi global de la régie.
	169	+
	170	+En pratique, le tableau de bord est un **outil de pilotage** : il permet de vérifier en un coup d’œil la progression de l’ensemble des évènements sans devoir ouvrir chaque notice.
	171	+
	172	+[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	173	+
	174	+
	175	+
8	8	)))
	177	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	178	+(% class="box" %)
	179	+(((
	180	+**Sommaire**
9	9
10		-Cela explique les différentes grilles de saisie accessibles sur cette table
	182	+{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	183	+)))
11	11
	185	+(% class="box" %)
	186	+(((
	187	+**Aller plus loin**
12	12
13		-(% style="text-align:center" %)
14		-[[image:2021-12-28_16h53_38.png||class="img-thumbnail"]]
	189	+* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
	190	+* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
	191	+)))
15	15
16		-Pour les expositions dans la mesure ou il y a deux sous-types : les prêts pour expo que vous faites à d'autres musées, et les expositions temporaires que vous organisez vous même (avec des biens empruntés qui s'y ajoutent), nous les "typons" avec deux champs pour qu'ensuite l'historique des expos soit plus lisible.
	193	+(% class="box" %)
	194	+(((
	195	+**Icônes principales **
17	17
18		-(% style="text-align:center" %)
19		-[[image:2021-12-28_16h58_18.png||class="img-thumbnail"]]
	197	+* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
	198	+
	199	+* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
	200	+
	201	+* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
20	20
21		-(% style="text-align:center" %)
22		-[[image:2021-12-28_16h57_01.png||class="img-thumbnail"]]
	203	+
	204	+)))
23	23
24		-Le même découpage est possible pour les dépôts au besoin.
	206	+(((
	207	+
	208	+)))
	209	+)))
25	25
26	26
	212	+
	213	+
	214	+

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Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

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Contenu

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Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

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