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Version 48.1 par Doriane Bautista le 2025/08/27 08:59
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
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3 (% style="height:78px; width:1357px" %)
4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (% class="box" %)
6 (((
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8 )))
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10 (((
11 = A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
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13 La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
14
15 Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
16
17 Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :
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19 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
20 |**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
21 |**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
22 |**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
23
24 Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
25
26 En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
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28 == Cas d'usage ==
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30 >(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
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32 (((
33 >(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
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35 >(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
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37 >(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
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39 >(% class="small" %)Gérer les délais glissants
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41 >(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
42 )))
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44 (% class="box successmessage" %)
45 (((
46 Bonnes pratiques :
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48 * Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
49 )))
50
51 = Comment créer un mouvement ? =
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53 Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
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55 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
56 |**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
57 |**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
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59 == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
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61 (% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
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63 (% class="box warningmessage" %)
64 (((
65 Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
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68 Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
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70 === Création immédiate des mouvements ===
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72 Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
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74 [[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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77 [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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80 === Création différée des mouvements ===
81
82 Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
83 Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
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85 [[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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87
88 [[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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91 [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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93
94 == Créer un mouvement manuellement ==
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96 Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
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98 [[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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100 = Choisir une grille de saisie =
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102 (% class="box warningmessage" %)
103 (((
104 À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
105 )))
106
107 Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
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109 |=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
110 |(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
111 |(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
112 |(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
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114 = Renseigner et enregistrer la notice =
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116 (% class="box warningmessage" %)
117 (((
118 À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
119 )))
120
121 Une fois la grille de saisie ouverte,
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123 1. **Remplir les champs** de la grille
124 1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
125 1. **Enregistrer la notice. **
126
127 [[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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130 = Lier des biens au mouvement =
131
132 == A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
133
134 La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
135
136 Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
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138 Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
139
140 L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
141
142 == Comment lier des biens au mouvement ? ==
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144 (% class="box warningmessage" %)
145 (((
146 Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
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148
149 === Ajouter des biens ===
150
151 1. Ouvrez la **notice du mouvement**.
152 1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.
153 1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
154 1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.
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156 [[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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158
159 [[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160
161
162 [[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163
164
165 === Ajouter les biens du mouvement précédent ===
166
167 (% class="box warningmessage" %)
168 (((
169 Cette fonctionnalité, dédiée aux mouvements de retour, permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.
170 )))
171
172 [[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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174
175 [[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176
177
178 == Alerte sur les informations manquantes ==
179
180 Une fois les biens liés, le logiciel vous indique si des informations sont manquantes avant d'effectuer le mouvement. Ces informations portent notamment sur la saisie de constats d'état et les valeurs d'assurance, essentiels pour le suivi des collections lors des déplacements ainsi que la gestion des assurances.
181
182 Si les infos sont manquantes, il faut régulariser. Pour plus d'informations sur la gestion des constats et des valeurs d'assurance, nous vous invitons à consulter la rubrique Aller plus loin.
183
184
185 = Naviguer dans les mouvements =
186
187 Une fois les mouvements créés, il est souvent nécessaire de passer rapidement de la notice d’un **mouvement** à celle de l’**événement** associé, et inversement. Flora met à disposition plusieurs fonctionnalités qui facilitent cette navigation.
188
189 == Retourner sur la notice d'un évènement ==
190
191 Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
192
193 [[//Retour à l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194
195
196 == Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==
197
198 Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.
199
200 (% class="box infomessage" %)
201 (((
202 C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, nous vous invitons à consulter la rubrique Aller plus loin.**
203 )))
204
205 [[//Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements//>>image:1756277353941-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206
207
208 == Ouvrir une notice de mouvement ==
209
210 Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
211
212 [[//Ouvrir la notice du mouvement//>>image:1756277607299-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
213
214
215 [[//Résultat : accès  à la notice du mouvement avec les biens liés//>>image:1756277624456-578.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
216
217
218 = Gérer les biens liés au mouvement =
219
220 == Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==
221
222 Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**
223
224 Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
225
226 * **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).
227 * **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination.
228
229 (% class="box warningmessage" %)
230 (((
231 Attention :
232
233 * La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.
234 * Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
235 )))
236
237 (% class="box successmessage" %)
238 (((
239 Bonne pratique :
240
241 * **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**
242 )))
243
244 === Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
245
246 **Processus pas à pas**
247
248 1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.
249 1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).
250 1. Enregistrez les modifications.
251
252 **Résultats du traitement**
253
254 * la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
255 * La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.
256 * Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.
257
258 [[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259
260
261 [[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262
263
264 [[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265
266
267 [[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
268
269
270 [[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271
272
273 === Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===
274
275 **Processus pas à pas**
276
277 1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.
278 1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
279 1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.
280 1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
281 1. Validez pour lancer le traitement.
282
283 **Résultats du traitement**
284
285 * Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
286 * La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
287 * Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
288
289 [[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290
291
292 [[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293
294
295 [[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296
297
298 [[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
299
300
301 [[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302
303
304 [[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305
306
307 [[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308
309
310 === Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===
311
312 Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**.
313
314 **Résultats du traitement**
315
316 * Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
317 * La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
318 * Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
319
320 (% class="box warningmessage" %)
321 (((
322 Attention :
323
324 * Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
325 * Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
326 )))
327
328 [[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329
330
331 [[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332
333
334 [[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335
336
337 == Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==
338
339 Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
340
341 Pour y accéder :
342
343 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
344 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
345 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
346
347 [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348
349
350 = Valider les étapes d'un mouvement =
351
352 = Créer un mouvement de retour =
353
354 = Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
355
356 = Retrouver tous les mouvements =
357
358 Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
359
360 Pour y accéder :
361
362 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
363 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
364 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
365
366 [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367
368
369
370 )))
371 )))|(% style="width:300px" %)(((
372 (% class="box" %)
373 (((
374 **Sommaire**
375
376 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
377 )))
378
379 (% class="box" %)
380 (((
381 **Aller plus loin**
382
383 * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
384 * [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
385
386
387
388 * [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
389 * [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
390 * [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
391 * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
392 * [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
393 * [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
394 * [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
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397 (% class="box" %)
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399 **Icônes principales**
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