A quoi servent les mouvements dans Flora ?

La table des mouvements est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.

Un mouvement regroupe des informations essentielles : dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).

Dans Flora, on distingue trois principaux types de mouvements, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :

Chaque mouvement est toujours rattaché à un événement, auquel viennent s’associer les biens concernés, garantissant ainsi une continuité documentaire et un suivi logistique cohérent.

En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une traçabilité complète de tous les déplacements, automatise la mise à jour des localisations temporaires, et facilite la planification grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.

Cas d'usage

Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition

Comment créer un mouvement ?

Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :

Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour

Version 4.5.33 et ultérieures

Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.

Création immédiate des mouvements

Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur Créer. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.

Création différée des mouvements

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur Annuler.
Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet Mouvements. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.

Créer un mouvement manuellement

Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet Mouvements de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône Créer.

Choisir une grille de saisie

Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une grille de saisie adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.

Renseigner et enregistrer la notice

Une fois la grille de saisie ouverte,

1. Remplir les champs de la grille
2. Champs obligatoires : Type d'évènement et Type de mouvement.
3. Enregistrer la notice. 

Lier des biens au mouvement

A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ?

La table des biens liés aux mouvements sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.

Chaque notice décrit le bien transporté et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les constats d’état, les valeurs d’assurance, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.

Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.

L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.

Comment lier des biens au mouvement ?

Ajouter des biens

1. Ouvrez la notice du mouvement.
2. Dans la barre d'outils des biens liés, cliquez sur l’icône Rechercher des biens à ajouter.
3. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
4. Cliquez sur Valider pour confirmer.

Ajouter les biens du mouvement précédent

Alerte sur les informations manquantes

Une fois les biens liés, le logiciel vous indique si des informations sont manquantes avant d'effectuer le mouvement. Ces informations portent notamment sur la saisie de constats d'état et les valeurs d'assurance, essentiels pour le suivi des collections lors des déplacements ainsi que la gestion des assurances. 

Si les infos sont manquantes, il faut régulariser. Pour plus d'informations sur la gestion des constats et des valeurs d'assurance, nous vous invitons à consulter la rubrique Aller plus loin.

Naviguer dans les mouvements

Une fois les mouvements créés, il est souvent nécessaire de passer rapidement de la notice d’un mouvement à celle de l’événement associé, et inversement. Flora met à disposition plusieurs fonctionnalités qui facilitent cette navigation. 

Retourner sur la notice d'un évènement

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet Mouvements, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

Ouvrir une notice de mouvement

Depuis l’événement, dans l’onglet Mouvements, vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

Gérer les biens liés au mouvement

Mettre à jour la localisation des biens en mouvement

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme Régie / En mouvement, ce qui reste trop imprécis. L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.

Deux méthodes permettent d’affiner cette information :

• Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement (au niveau des biens liés).
• Définir un emplacement de dépôt dans la notice de l’organisme du lieu de destination.

Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement

Processus pas à pas

1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur Modifier la notice du bien liée au mouvement.
2. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ Emplacement d’arrivée (lié au thésaurus des emplacements).
3. Enregistrez les modifications. 

Résultats du traitement

• la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
• La destination du bien lié au mouvement se met également à jour automatiquement.
• Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.

Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement

Processus pas à pas

1. Dans la liste des biens liés au mouvement, basculez en mode liste de résultats.
2. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
3. Cliquez sur Modifier l’emplacement d’arrivée.
4. Définissez un emplacement d’arrivée commun en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
5. Validez pour lancer le traitement.

Résultats du traitement

• Les notices de biens dans le mouvement sont actualisées avec le nouvel emplacement.
• La destination des biens dans le mouvement est mise à jour automatiquement.
• Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination

Lorsque vous créez ou associez un organisme comme lieu de destination d’un événement, si un emplacement de dépôt (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est automatiquement reprise dans la destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement.

Résultats du traitement

• Les notices de biens dans le mouvement sont actualisées avec le nouvel emplacement.
• La destination des biens dans le mouvement est mise à jour automatiquement.
• Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

Retrouver tous les biens liés aux mouvements

Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Mvmnt).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

Valider les étapes d'un mouvement

Créer un mouvement de retour

Visualiser les mouvements depuis la notice du bien

Retrouver tous les mouvements

Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Mouvements (transp...).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).