Associer et gérer les biens liés aux mouvements

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**

2

3

(% style="height:78px; width:1552px" %)

4

|(% style="width:840px" %)(((

5

(% class="box" %)

6

(((

7

Les **biens liés au mouvement** constituent un niveau intermédiaire essentiel entre les notices des biens et les opérations de déplacement.

8

9

Cette table permet de **rattacher chaque objet à un mouvement **précis tout en ajoutant des informations logistiques, assurantielles ou documentaires spécifiques à ce transport.

10

11

Elle offre ainsi **un suivi individualisé de l’état, de la localisation et des conditions de déplacement de chaque bien**, garantissant une traçabilité fine et une gestion sécurisée des opérations.

)))

(((

= Associer des biens au mouvement =

16

17

(% class="box warningmessage" %)

18

(((

19

Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**

20

)))

21

22

== Ajouter des biens ==

23

24

1. Ouvrez la **notice du mouvement**.

25

1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.

26

1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.

27

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.

28

29

[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

30

31

32

[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

33

34

35

[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

36

37

38

== Ajouter les biens du mouvement précédent ==

39

40

(% class="box warningmessage" %)

41

(((

42

Cette fonctionnalité,** dédiée aux mouvements de retour,** permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.

43

)))

44

45

[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

46

47

48

[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

49

50

51

= Actualiser la liste des biens liés aux mouvements =

52

53

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

54

55

**Si vous ajoutez des biens dans l’événement après avoir déjà généré les mouvements**, le logiciel vous proposera d’actualiser la liste des biens liés afin d’y intégrer automatiquement les nouveaux ajouts.

56

57

(% class="box warningmessage" %)

58

(((

59

Attention : cette fonctionnalité est **réservée aux utilisateurs qui recourent à la génération automatique des mouvements**. Elle ne doit pas être utilisée si l'évènement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.

60

)))

61

62

== Actualisation immédiate ==

63

64

Pour une actualisation immédiate, cliquez sur **Valider.** Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

65

66

[[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

67

68

== Actualisation différée ==

69

70

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.

71

Vous pourrez ensuite lancer l'actualisation depuis l’onglet **Mouvements**. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

72

73

(% class="box warningmessage" %)

74

(((

75

Attention : l’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.

76

)))

77

78

[[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

79

80

81

[[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

= Comprendre les notices des biens dans le mouvement =

== Définition ==

La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices de biens et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque objet à un mouvement précis tout en ajoutant des informations logistiques ou d’assurance.

88

89

Lorsqu’un bien est associé à un mouvement, **Flora génère automatiquement une notice “Bien dans le mouvement”**.

90

91

* Cette notice est **modifiable** sans impact sur la notice principale de l’objet,

92

* la seule exception concerne la **mise à jour automatique de la localisation**, qui reflète la situation réelle du bien.

93

94

Chaque notice décrit le bien transporté et précise ses **emplacements de départ et d’arrivée**. Des champs complémentaires permettent d’ajouter :

95

96

* les constats d’état,

97

* les valeurs d’assurance,

98

* les conditions de transport et de conditionnement,

99

* des commentaires logistiques détaillés.

100

101

Cette table dépend hiérarchiquement du **mouvement**, lui-même rattaché à un **évènement**. Elle reprend la liste des biens liés à l’évènement et distingue clairement :

102

103

* ceux inclus dans le transport,

104

* ceux refusés, pour garantir une transparence sur les choix opérés.

105

106

L’intérêt principal de ce dispositif est la **finesse du suivi individualisé** : chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, facilitant la préparation, sécurisant les opérations et enrichissant la documentation liée aux transports.

107

108

== Alerte sur les informations manquantes ==

109

110

Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables :

111

112

* la saisie des **constats d’état**,

113

* les **valeurs d’assurance**.

114

115

Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.

116

117

[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

118

119

= Gérer les biens dans le mouvement =

120

121

== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==

122

123

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

124

125

Une fois les **estimations** renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.

126

127

Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**

128

129

[[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

130

131

132

[[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

133

134

== Basculer en mode liste de résultats ==

135

136

Affiche les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.

137

138

[[Icône pour basculer en mode liste de résultats>>image:1756995372944-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

139

140

== Exporter sur Horus ==

141

142

Génère un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.

143

144

[[Icône pour exporter sur Horus>>image:1756995390493-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

145

146

== Ouvrir la notice du bien ==

147

148

Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou la compléter.

149

150

[[Icône pour ouvrir la notice du bien>>image:1756995413479-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

151

152

== Refuser un bien ==

153

154

Marque le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension. Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement**.

(% class="box" %)

(((

**Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement** :

159

160

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

161

162

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement. Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :

163

164

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**

165

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((

166

Le bien est **refusé dans le mouvement** et **suspendu** dans le(s) mouvement(s) concerné(s).

167

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **n’est pas intégré** aux listes de colisage.|Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

168

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)Le bien est **réintégré automatiquement **dans les mouvements.|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage|Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

169

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien** |(% style="width:249px" %)**Aucun effet** sur l’événement (le bien n’y est pas marqué //Refusé//).|(% style="width:152px" %)(((

170

Le bien **n’apparaît pas** dans les listes de colisage.

171

)))|Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement.

172

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)(((

173

**Aucun effet** sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).

174

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.

175

)))

176

177

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058141371-762.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

178

179

== Réintégrer un bien refusé ==

180

181

Réintègre un bien précédemment refusé.

182

183

[[Icône pour réintégrer un bien>>image:1757058287432-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

184

185

== Supprimer un bien ==

186

187

Supprime complètement le bien du mouvement.

188

189

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058176605-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

190

191

== Modifier la notice du bien dans le mouvement ==

192

193

Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

194

195

[[Icône pour modifier la notice du bien dans le mouvement>>image:1756995437654-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

196

197

== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==

198

199

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

200

201

[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

202

203

== Exporter les listes de colisage ==

204

205

(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**

206

207

Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :

208

209

* les **œuvres** ;

210

* les **colis liés aux œuvres** ;

211

* les **matériels liés aux œuvres** ;

212

* les **colis et matériels liés aux œuvres**.

213

214

Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.

215

216

(% class="box successmessage" %)

217

(((

218

**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.

219

)))

220

221

[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

222

223

224

[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

225

226

= Mettre à jour la localisation des biens en mouvement =

227

228

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont rattachés, leur destination est par défaut indiquée comme **« Régie / En mouvement »**. Cette information reste trop générale.

229

L’objectif est donc de préciser une **localisation temporaire fiable** pour chaque bien concerné.

230

231

Trois méthodes sont possibles :

232

233

* **Mettre à jour l’emplacement d’un bien directement** dans la notice du mouvement (au niveau des biens liés).

234

* **Mettre à jour l’emplacement de plusieurs biens en une seule opération** grâce à la modification en lot.

235

* **Renseigner un emplacement de dépôt dans la notice d’un organisme** (Personnes) et utiliser cet organisme comme **lieu de destination dans la notice d’évènement**. L’emplacement est alors automatiquement repris pour tous les biens associés.

236

237

(% class="box infomessage" %)

238

(((

239

**Quelle approche privilégier ?**

240

241

* Si **tous les biens partent vers un même emplacement**, utilisez la **modification en masse** pour gagner du temps.

242

* Si les biens sont **répartis sur plusieurs destinations**, préférez la **modification unitaire**, afin d’indiquer précisément la localisation de chacun.

243

* Si un **emplacement de dépôt est déjà renseigné dans la notice d’un organisme**, gagnez du temps en le sélectionnant comme **organisme de destination** dans l’évènement : Flora appliquera automatiquement l’emplacement aux biens associés. Cette méthode est particulièrement pratique lorsque vous connaissez l’**organisme destinataire** des biens, mais pas encore leur **localisation détaillée** (par exemple la vitrine ou la salle précise).

244

)))

245

246

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* La **localisation temporaire** d’un bien n’est mise à jour automatiquement **qu’au moment où le mouvement est marqué comme effectué**.

251

* Si vous modifiez l’emplacement du bien après cette étape, le changement **ne sera pas répercuté** dans la notice du bien.

252

)))

253

254

== Définir l’emplacement via l’organisme du lieu de destination ==

255

256

Lorsque vous créez un évènement, vous pouvez renseigner le champ **Organisme du lieu de destination**.

257

Si l’organisme choisi possède déjà un **emplacement de dépôt** dans sa notice Personne, celui-ci est automatiquement appliqué comme **localisation temporaire** aux biens associés au mouvement.

258

259

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* L’information doit être saisie directement dans la notice d’évènement, **avant tout rattachement de biens et avant la création des mouvements associés.**

264

* Elle ne peut pas être appliquée **rétroactivement** si les biens sont déjà liés aux mouvements ou si ceux-ci sont terminés.

265

)))

266

267

[[Exemple d'une notice évènement avec l'organisme du lieu de destination renseigné>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

268

269

[[Exemple de répercussion de l'emplacement de dépôt sur les biens dans le mouvement>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

270

271

== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ==

272

273

1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.

274

1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).

275

1. Enregistrez les modifications.

**Résultats :**

* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.

280

* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.

281

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.

282

283

[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

284

285

286

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

287

288

289

[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

290

291

292

[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

293

294

295

[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

296

297

== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ==

298

299

1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.

300

1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.

301

1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.

302

1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.

303

1. Validez pour lancer le traitement.

**Résultats :**

* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.

308

* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.

309

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

310

311

[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

312

313

314

[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

315

316

317

[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

318

319

320

[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

321

322

323

[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

324

325

326

[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

327

328

329

[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

330

331

= Effectuer des recherches sur les biens dans le mouvement =

332

333

Tous les biens associés aux mouvements sont centralisés dans une table dédiée, accessible via une interface de recherche spécifique :

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

338

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.

339

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

340

341

[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]

358

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

359

* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]

360

* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]

361

* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]

362

* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]

363

* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]

368

)))

369