Associer et gérer les biens liés aux mouvements

Version 111.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/05 10:16

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Version 4.5.27 et ultérieures

Les biens liés au mouvement constituent un niveau intermédiaire essentiel entre les notices des biens et les opérations de déplacement.

Cette table permet de rattacher chaque objet à un mouvement précis tout en ajoutant des informations logistiques, assurantielles ou documentaires spécifiques à ce transport.

Elle offre ainsi un suivi individualisé de l’état, de la localisation et des conditions de déplacement de chaque bien, garantissant une traçabilité fine et une gestion sécurisée des opérations.

Associer des biens au mouvement

Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.

Ajouter des biens

Ouvrez la notice du mouvement.
Dans la barre d'outils des biens liés, cliquez sur l’icône Rechercher des biens à ajouter.
Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
Cliquez sur Valider pour confirmer.

Ajouter les biens du mouvement précédent

Cette fonctionnalité, dédiée aux mouvements de retour, permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.

*Ajouter des biens du mouvement précédent*

*Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci*

Actualiser la liste des biens liés aux mouvements

Version 4.5.45 et ultérieures

Si vous ajoutez des biens dans l’événement après avoir déjà généré les mouvements, le logiciel vous proposera d’actualiser la liste des biens liés afin d’y intégrer automatiquement les nouveaux ajouts.

Attention : cette fonctionnalité est réservée aux utilisateurs qui recourent à la génération automatique des mouvements. Elle ne doit pas être utilisée si l'évènement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.

Actualisation immédiate

Pour une actualisation immédiate, cliquez sur Valider. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

*Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés*

Actualisation différée

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur Annuler.
Vous pourrez ensuite lancer l'actualisation depuis l’onglet Mouvements. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

Attention : l’icône concernée sert également à la création différée de mouvements.

*Actualisation différée des mouvements de départ et de retour*

Comprendre les notices des biens dans le mouvement

Définition

La table des biens liés aux mouvements sert d’intermédiaire entre les notices de biens et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque objet à un mouvement précis tout en ajoutant des informations logistiques ou d’assurance.

Lorsqu’un bien est associé à un mouvement, Flora génère automatiquement une notice “Bien dans le mouvement”.

Cette notice est modifiable sans impact sur la notice principale de l’objet,
la seule exception concerne la mise à jour automatique de la localisation, qui reflète la situation réelle du bien.

Chaque notice décrit le bien transporté et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’ajouter :

les constats d’état,
les valeurs d’assurance,
les conditions de transport et de conditionnement,
des commentaires logistiques détaillés.

Cette table dépend hiérarchiquement du mouvement, lui-même rattaché à un évènement. Elle reprend la liste des biens liés à l’évènement et distingue clairement :

ceux inclus dans le transport,
ceux refusés, pour garantir une transparence sur les choix opérés.

L’intérêt principal de ce dispositif est la finesse du suivi individualisé : chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, facilitant la préparation, sécurisant les opérations et enrichissant la documentation liée aux transports.

Alerte sur les informations manquantes

Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables :

la saisie des constats d’état,
les valeurs d’assurance.

Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.

*Alerte sur les informations manquantes*

Gérer les biens dans le mouvement

Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement

Version 4.5.45 et ultérieures

Une fois les estimations renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de calculer automatiquement la valeur d’assurance globale de l’opération.

Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les transports.

*Bouton calculer la valeur d'assurance globale*

*Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement*

Basculer en mode liste de résultats

Affiche les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.

Exporter sur Horus

Génère un fichier .ZIP pour l’application Horus Condition Report, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.

Ouvrir la notice du bien

Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou la compléter.

Refuser un bien

Marque le bien comme suspendu et ajoute un commentaire justifiant la suspension. Suspension automatique si le bien est refusé dans l’événement.

Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement :

Version 4.5.59 et ultérieures

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement. Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :

Contexte	Action	Effets automatiques (sur l’autre objet)	Impact sur les listes de colisage	Usage principal
Depuis l’événement	Refuser un bien	Le bien est refusé dans le mouvement et suspendu dans le(s) mouvement(s) concerné(s).	Le bien n’est pas intégré aux listes de colisage.	Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.
Depuis l’événement	Accepter / réintégrer un bien suspendu	Le bien est réintégré automatiquement dans les mouvements.	Le bien réapparaît dans les listes de colisage	Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.
Depuis le mouvement	Refuser un bien	Aucun effet sur l’événement (le bien n’y est pas marqué Refusé).	Le bien n’apparaît pas dans les listes de colisage.	Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement.
Depuis le mouvement	Accepter / réintégrer un bien suspendu	Aucun effet sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).	Le bien réapparaît dans les listes de colisage.	Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.

Réintégrer un bien refusé

Réintègre un bien précédemment refusé.

Supprimer un bien

Supprime complètement le bien du mouvement.

Modifier la notice du bien dans le mouvement

Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet Mouvements, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

*Afficher-masquer les biens liés au mouvement*

Exporter les listes de colisage

Version 4.5.29 et ultérieures

Depuis l’événement, dans l’onglet Mouvements, il est possible d’exporter les listes de colisage pour différents éléments :

les œuvres ;
les colis liés aux œuvres ;
les matériels liés aux œuvres ;
les colis et matériels liés aux œuvres.

Ces listes sont essentielles pour le suivi des collections : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux transporteurs pour préparer la logistique, aux assurances pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux partenaires de l’événement.

Rappel : Lorsqu’un bien est refusé dans l’événement, il n’apparaît pas dans les listes de colisage, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.

*Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement*

Mettre à jour la localisation des biens en mouvement

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont rattachés, leur destination est par défaut indiquée comme « Régie / En mouvement ». Cette information reste trop générale.
L’objectif est donc de préciser une localisation temporaire fiable pour chaque bien concerné.

Trois méthodes sont possibles :

Mettre à jour l’emplacement d’un bien directement dans la notice du mouvement (au niveau des biens liés).
Mettre à jour l’emplacement de plusieurs biens en une seule opération grâce à la modification en lot.
Renseigner un emplacement de dépôt dans la notice d’un organisme (Personnes) et utiliser cet organisme comme lieu de destination dans la notice d’évènement. L’emplacement est alors automatiquement repris pour tous les biens associés.

Quelle approche privilégier ?

Si tous les biens partent vers un même emplacement, utilisez la modification en masse pour gagner du temps.
Si les biens sont répartis sur plusieurs destinations, préférez la modification unitaire, afin d’indiquer précisément la localisation de chacun.
Si un emplacement de dépôt est déjà renseigné dans la notice d’un organisme, gagnez du temps en le sélectionnant comme organisme de destination dans l’évènement : Flora appliquera automatiquement l’emplacement aux biens associés. Cette méthode est particulièrement pratique lorsque vous connaissez l’organisme destinataire des biens, mais pas encore leur localisation détaillée (par exemple la vitrine ou la salle précise).

Attention

La localisation temporaire d’un bien n’est mise à jour automatiquement qu’au moment où le mouvement est marqué comme effectué.
Si vous modifiez l’emplacement du bien après cette étape, le changement ne sera pas répercuté dans la notice du bien.

Définir l’emplacement via l’organisme du lieu de destination

Lorsque vous créez un évènement, vous pouvez renseigner le champ Organisme du lieu de destination.
Si l’organisme choisi possède déjà un emplacement de dépôt dans sa notice Personne, celui-ci est automatiquement appliqué comme localisation temporaire aux biens associés au mouvement.

Attention

L’information doit être saisie directement dans la notice d’évènement, avant tout rattachement de biens et avant la création des mouvements associés.
Elle ne peut pas être appliquée rétroactivement si les biens sont déjà liés aux mouvements ou si ceux-ci sont terminés.

Exemple d'une notice évènement avec l'organisme du lieu de destination renseigné

Exemple de répercussion de l'emplacement de dépôt sur les biens dans le mouvement

Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement

Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur Modifier la notice du bien liée au mouvement.
Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ Emplacement d’arrivée (lié au thésaurus des emplacements).
Enregistrez les modifications.

Résultats :

la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
La destination du bien lié au mouvement se met également à jour automatiquement.
Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.

*Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour*

*Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien*

Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement

Dans la liste des biens liés au mouvement, basculez en mode liste de résultats.
Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
Cliquez sur Modifier l’emplacement d’arrivée.
Définissez un emplacement d’arrivée commun en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
Validez pour lancer le traitement.

Résultats :

Les notices de biens dans le mouvement sont actualisées avec le nouvel emplacement.
La destination des biens dans le mouvement est mise à jour automatiquement.
Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.