Modifications pour le document Associer et gérer les biens liés aux mouvements

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Rendu

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Planifier les mouvements associés
++Associer et gérer les biens liés aux mouvements

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome

Contenu

@@ -4,142 +4,12 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.
--
--Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.
--
--Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.
++
  )))
  (((
--= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
++= A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? =
--La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
--
--Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
--
--Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
--
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
--|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
--|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
--|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
--
--Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
--
--En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
--
--== Cas d'usage ==
--
-->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
--
--(((
-->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
--
-->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
--
-->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
--
-->(% class="small" %)Gérer les délais glissants
--
-->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
--)))
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--
--* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
--)))
--
--= Comment créer un mouvement ? =
--
--Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
--
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
--|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
--|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
--
--== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.
--)))
--
--Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**
--
--=== Création immédiate des mouvements ===
--
--Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.
--
--[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--=== Création différée des mouvements ===
--
--Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
--Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention : l’icône concernée sert également à l**'actualisation différée des biens liés aux mouvements**.
--)))
--
--[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Créer un mouvement manuellement ==
--
--Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
--
--[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--= Choisir une grille de saisie =
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
--)))
--
--Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
--
--|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
--|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
--|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
--|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
--
--= Renseigner et enregistrer la notice =
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
--)))
--
--Une fois la grille de saisie ouverte,
--
--1. **Remplir les champs** de la grille
--1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
--1. **Enregistrer la notice. **
--
--[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Lier des biens au mouvement =
--
--== A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
--
  La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
  Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
@@ -148,7 +148,7 @@
  L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
--== Comment lier des biens au mouvement ? ==
++= Associer des biens au mouvement =
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
@@ -155,7 +155,7 @@
  Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
  )))
--=== Ajouter des biens ===
++== Ajouter des biens ==
 . Ouvrez la **notice du mouvement**.
 . Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.
@@ -171,7 +171,7 @@
  [[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Ajouter les biens du mouvement précédent ===
++== Ajouter les biens du mouvement précédent ==
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
@@ -184,7 +184,7 @@
  [[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Actualiser la liste des biens liés aux mouvements ==
++= Actualiser la liste des biens liés aux mouvements =
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
@@ -195,13 +195,13 @@
  Attention : cette fonctionnalité est **réservée aux utilisateurs qui recourent à la génération automatique des mouvements**. Elle ne doit pas être utilisée si l'évènement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.
  )))
--=== Actualisation immédiate ===
++== Actualisation immédiate ==
  Pour une actualisation immédiate, cliquez sur **Valider.** Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.
  [[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Actualisation différée ===
++== Actualisation différée ==
  Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
  Vous pourrez ensuite lancer l'actualisation depuis l’onglet **Mouvements**. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.
@@ -380,46 +380,6 @@
  [[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===
--
--Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**.
--
--**Résultats du traitement**
--
--* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
--* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
--* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention :
--
--* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
--* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
--)))
--
--[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==
--
--Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
--
--Pour y accéder :
--
--1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
--1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
--1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
--
--[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
  = Consulter et gérer les mouvements =
  Une fois les mouvements créés, il est possible non seulement de circuler entre les notices de mouvements et d’événements, mais aussi de gérer les informations associées (biens, colis, matériels, exports, valeur d'assurance globale). Flora propose plusieurs fonctionnalités intégrées pour faciliter ces actions.
@@ -505,111 +505,21 @@
  [[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Valider les étapes d'un mouvement =
++= Retrouver tous les biens liés aux mouvements =
--La validation d’un mouvement permet d’enregistrer sa préparation, son exécution et ses effets sur les biens concernés. Dans Flora, **cette étape garantit la traçabilité logistique et la mise à jour automatique des localisations.**
++Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
--== Comprendre les états d’avancement ==
--
--* Lors de la création, un mouvement est enregistré à l’état **Saisie en cours**.
--* Les biens associés apparaissent en **Prêt pour exécution**.
--
--[[//Saisie en cours d'un mouvement//>>image:1756285982287-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Valider la préparation et exécuter le mouvement ==
--
--Deux actions successives permettent de faire progresser le mouvement :
--
--|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:310px" %)**Action**|(% style="background-color:#cbcbea; width:495px" %)**Usage**
--|[[image:1756285873874-949.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Valider la fin de la préparation administrative|(% style="width:495px" %)Confirme la complétude administrative. Le mouvement est enregistré à l’état **Prêt pour exécution.**
--|[[image:1756286230632-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:310px" %)Exécuter le mouvement |(% style="width:495px" %)Enregistre le déplacement effectif des biens. Le mouvement est enregistré à l’état **Exécuté.**
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonne pratique :
--
--* **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination.
--* Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**.
--* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
--* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
--)))
--
--[[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Exécuter le mouvement//>>image:1756286357125-600.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Résultat : mouvement exécuté et biens liés mis à jour//>>image:1756286272712-738.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Corriger une erreur ==
--
--Si un mouvement a été exécuté par erreur :
--
--1. Modifiez la **notice du bien lié** et ramenez son état sur **Prêt pour exécution.**
--1. Modifiez ensuite la **notice du mouvement** et corrigez son état.
--1. Résultats : les boutons de validation réapparaissent.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonne pratique : lorsque de nombreux biens liés sont concernés, utilisez la fonctionnalité **Basculer en mode liste de résultats **afin de **modifier en lot** leur état d’avancement en une seule opération.
--)))
--
--[[//Modifier le bien lié au mouvement//>>image:1756287143179-759.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287174155-474.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Modifier le mouvement//>>image:1756287217142-470.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756287316110-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Les boutons de validation réapparaissent//>>image:1756287371875-309.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Effets de l'exécution sur les biens ==
--
--Lorsqu’un mouvement est exécuté, il entraîne a**utomatiquement une mise à jour des localisations et de l’historique dans les notices des biens concernés.** Le tableau ci-dessous récapitule ces effets selon le type de mouvement.
--
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Effets sur la notice du bien**
--|**Sortie**|(((
--Ajout d’une **localisation temporaire et indication du mouvement en cours.**
--
--[[image:1756288266875-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--|**Entrée**|(((
--La **localisation temporaire et le mouvement en cours disparaissent** et l’**emplacement de référence** redevient actif.
--
--[[image:1756288278302-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--|**Transfert**|(((
--L’**emplacement de référence** est mis à jour ; la relocalisation est **archivée dans l’historique des localisations**.
--
--[[image:1756288345299-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
--
--=== Consulter l'historique des mouvements dans les notices de biens ===
--
--Les mouvements s’affichent automatiquement dans la notice du bien, regroupés **par type et classés du plus récent au plus ancien**. Les mouvements en attente d’exécution sont distingués de ceux déjà exécutés, ces derniers étant archivés dans les historiques.
--
--[[//Distinction mouvements en attente d'exécution et mouvements exécutés dans une notice de bien//>>image:1756297436263-862.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Retrouver tous les mouvements =
--
--Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
--
  Pour y accéder :
 . Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
--1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
++1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
 . L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
--[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((