A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ?

La table des biens liés aux mouvements sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.

Chaque notice décrit le bien transporté et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les constats d’état, les valeurs d’assurance, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.

Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.

L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.

Associer des biens au mouvement

Ajouter des biens

1. Ouvrez la notice du mouvement.
2. Dans la barre d'outils des biens liés, cliquez sur l’icône Rechercher des biens à ajouter.
3. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
4. Cliquez sur Valider pour confirmer.

Ajouter les biens du mouvement précédent

Actualiser la liste des biens liés aux mouvements

Version 4.5.45 et ultérieures

 Si vous ajoutez des biens dans l’événement après avoir déjà généré les mouvements, le logiciel vous proposera d’actualiser la liste des biens liés afin d’y intégrer automatiquement les nouveaux ajouts.

Actualisation immédiate

Pour une actualisation immédiate, cliquez sur Valider. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

Actualisation différée

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur Annuler.
Vous pourrez ensuite lancer l'actualisation depuis l’onglet Mouvements. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

Gérer les biens liés aux mouvements

Il est possible d’agir sur les notices des biens liés au mouvement pour compléter les informations, ajuster les emplacements et assurer le suivi logistique. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour accompagner ces opérations.

Alerte sur les informations manquantes

Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables.
Ces vérifications portent notamment sur :

• la saisie des constats d’état,
• les valeurs d’assurance.

Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.

Fonctionnalités associées aux biens liés

1. Dans la barre d’outils et dans la liste des biens liés, plusieurs fonctionnalités permettent aux utilisateurs d’intervenir directement sur les biens associés au mouvement.

Icône	Fonctionnalité	Utilité
	Basculer en mode liste de résultats	Afficher les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de : modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.
	Export Horus	Générer un fichier .ZIP pour l’application Horus Condition Report, afin de réaliser des constats d’état complémentaires, puis réimporter les résultats dans Flora pour mise à jour automatique. Voir la rubrique Aller plus loin.
	Ouvrir la notice du bien lié au mouvement	Accéder directement à la notice du bien rattaché à l’événement, pour la consulter ou la compléter.
	Refuser le bien dans le mouvement	Marquer le bien comme suspendu et ajoute un commentaire justifiant la suspension. ⚠️ Suspension automatique si le bien est refusé dans l’événement.
	Accepter le bien dans le mouvement	Réintégrer un bien précédemment refusé. ✅ Réintégration automatique si le bien est accepté dans l’événement.
	Supprimer le bien lié au mouvement	Supprimer le lien entre le bien et le mouvement. Aucune trace n’est archivée.
	Modifier le bien lié au mouvement	Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

Refuser/accepter des biens : différences entre événements et mouvements

Version 4.5.59 et ultérieures

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement. Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages : le tableau ci-dessous résume leurs différences.

Ex. Refus d'un bien depuis l'évènement

Mettre à jour la localisation des biens en mouvement

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme Régie / En mouvement, ce qui reste trop imprécis. L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.

Deux méthodes permettent d’affiner cette information :

• Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement (au niveau des biens liés).
• Définir un emplacement de dépôt dans la notice de l’organisme du lieu de destination.

Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement

Processus pas à pas

1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur Modifier la notice du bien liée au mouvement.
2. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ Emplacement d’arrivée (lié au thésaurus des emplacements).
3. Enregistrez les modifications. 

Résultats du traitement

• la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
• La destination du bien lié au mouvement se met également à jour automatiquement.
• Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.

Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement

Processus pas à pas

1. Dans la liste des biens liés au mouvement, basculez en mode liste de résultats.
2. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
3. Cliquez sur Modifier l’emplacement d’arrivée.
4. Définissez un emplacement d’arrivée commun en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
5. Validez pour lancer le traitement.

Résultats du traitement

• Les notices de biens dans le mouvement sont actualisées avec le nouvel emplacement.
• La destination des biens dans le mouvement est mise à jour automatiquement.
• Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

Consulter et gérer les mouvements

Une fois les mouvements créés, il est possible non seulement de circuler entre les notices de mouvements et d’événements, mais aussi de gérer les informations associées (biens, colis, matériels, exports, valeur d'assurance globale). Flora propose plusieurs fonctionnalités intégrées pour faciliter ces actions.

Retourner sur la notice d'un évènement

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet Mouvements, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

Exporter les listes de colisage

Version 4.5.29 et ultérieures

Depuis l’événement, dans l’onglet Mouvements, il est possible d’exporter les listes de colisage pour différents éléments :

• les œuvres ;
• les colis liés aux œuvres ;
• les matériels liés aux œuvres ;
• les colis et matériels liés aux œuvres.

Ces listes sont essentielles pour le suivi des collections : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux transporteurs pour préparer la logistique, aux assurances pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux partenaires de l’événement.

Ouvrir une notice de mouvement

Depuis l’événement, dans l’onglet Mouvements, vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement

Version 4.5.45 et ultérieures

Une fois les estimations renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de calculer automatiquement la valeur d’assurance globale de l’opération.

Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les transports.

Retrouver tous les biens liés aux mouvements

Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Mvmnt).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).