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Version 127.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 14:34
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2
3 (% class="table-striped" %)
4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (% class="box" %)
6 (((
7 Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
8
9 On y retrouve aussi bien des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10
11 Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
12 )))
13
14 (((
15 = Associer des biens à l'évènement =
16
17 Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
18
19 == Depuis une recherche ==
20
21 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
22 1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
23 1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
24 1. (((
25 Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
26
27 * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
28 * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
29 * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
30 )))
31 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
32
33 [[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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35
36 [[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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38
39 [[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40
41
42 [[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43
44
45 [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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48 == Depuis un panier ==
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50 (% class="box warningmessage" %)
51 (((
52 Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
53 )))
54
55 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
56 1. **Sélectionnez le panier** :
57 1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
58 1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
59 1. (((
60 Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
61
62 * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
63 * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
64 * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
65 )))
66 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
67
68 [[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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70
71 [[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72
73
74 [[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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77 [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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80 == Depuis une notice de bien ==
81
82 (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
83
84 Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
85
86 [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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88
89 == Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
90
91 (% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
92
93 Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
94
95 Ces notices permettent :
96
97 * de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
98 * de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
99 * et d’archiver la participation de biens extérieurs.
100
101 Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
102
103 * typés //Prêts pour exposition//,
104 * avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
105 * et le prêteur mentionné dans la notice.
106
107 Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
108
109 [[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110
111
112 [[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113
114
115 = Comprendre les notices biens dans l'évènement =
116
117 Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
118
119 * Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
120 * Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
121
122 La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
123
124 Elle contient notamment :
125
126 * le lien vers la notice principale du bien,
127 * des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
128 * des informations logistiques ou scénographiques,
129 * la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
130
131 Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
132
133 En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
134
135 == Cas d'usage ==
136
137 >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
138
139 (((
140 >(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
141
142 >(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
143
144 >(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
145
146 >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
147 )))
148
149 = Gérer les biens liés à l'évènement =
150
151 Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
152
153 [[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154
155 == Basculer en mode liste de résultats ==
156
157 Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
158
159 [[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160
161 == Exporter un évènement au format GAM3 ==
162
163 Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
164
165 [[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166
167 == Modifier le tri ==
168
169 (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
170
171 **Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
172
173 [[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174
175 == Ouvrir la notice du bien lié ==
176
177 (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
178
179 Bascule sur la notice du bien lié.
180
181 [[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182
183 == Refuser un bien ==
184
185 (% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
186
187 Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
188
189 [[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190
191 == Réintégrer un bien refusé ==
192
193 Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
194
195
196 == Supprimer un bien de l'évènement ==
197
198 Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
199
200 (% class="box infomessage" %)
201 (((
202 **Supprimer ou refuser ?**
203
204 Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
205
206 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
207 |(((
208 (% style="text-align: center;" %)
209 **Refuser un bien**
210
211 [[image:1756195997656-173.png]]
212 )))|(% style="width:264px" %)(((
213 Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
214
215 (% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
216 )))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
217 |(((
218 (% style="text-align: center;" %)
219 **Supprimer un bien **
220
221 [[image:1756195931471-890.png]]
222 )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
223 Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
224
225
226 )))
227 )))
228
229 [[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230
231 == Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
232
233 Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
234
235 [[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236
237 == Editer les suites à donner ==
238
239 Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
240
241 [[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242
243 == Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
244
245 Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
246
247 [[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248
249 == Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
250
251 Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
252
253 [[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254
255 = Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
256
257 (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
258
259 Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, **organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.**
260
261 Chaque ligne affiche au minimum :
262
263 * **le lieu,**
264 * **le titre,**
265 * **les dates,**
266 * **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
267
268 [[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269
270
271 = Rechercher des biens liés aux évènements =
272
273 Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée où la recherche est possible.
274
275 Pour y accéder :
276
277 1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
278 1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
279 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
280
281 [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 )))
283 )))|(% style="width:300px" %)(((
284 (% class="box" %)
285 (((
286 **Sommaire**
287
288 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
289 )))
290
291 (% class="box" %)
292 (((
293 **Aller plus loin**
294
295 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
296 * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
297 * [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
298
299
300
301 * [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
302 )))
303
304 (% class="box" %)
305 (((
306 **Icônes principales **
307
308 * [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
309
310
311
312 * [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
313
314
315
316 * [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
317
318
319
320 * [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
321
322 * [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
323
324 * [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
325
326 * [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
327
328 * [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
329
330 * [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
331
332 * [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
333
334 * [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
335
336
337 )))
338
339 (((
340
341 )))
342 )))