Associer des biens à l'évènement

Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.

Depuis une recherche

1. Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères.
2. Renseignez vos critères dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
3. Sélectionnez les objets souhaités, puis cliquez sur Ajouter la sélection.

4. Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).

   • Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
   • Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
   • Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
5. Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

Depuis un panier

1. Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.
2. Sélectionnez le panier :
   • Cliquez sur Ajouter la sélection si vous ne souhaitez lier que certains biens,
   • ou sur Ajouter le panier pour ajouter tous les biens du panier.

3. Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).

   • Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
   • Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
   • Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
4. Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

Depuis une notice de bien

Version 4.5.30 et ultérieures

Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.

Ajouter des biens empruntés pour exposition

Version 4.5.45 et ultérieures

Dans Flora, il est possible de créer des biens empruntés afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.

Ces notices permettent :

• de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
• de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
• et d’archiver la participation de biens extérieurs.

Les biens empruntés sont identifiés comme extérieurs :

• typés Prêts pour exposition,
• avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
• et le prêteur mentionné dans la notice.

Ils peuvent être créés directement depuis l’évènement ou depuis la table des biens avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.

Comprendre les notices biens dans l'évènement

Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, Flora génère automatiquement une notice Bien dans l’évènement.

• Cette notice est modifiable indépendamment de la notice principale du bien.
• Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) n’affectent pas la notice originale de l’objet.

La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.

Elle contient notamment :

• le lien vers la notice principale du bien,
• des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
• des informations logistiques ou scénographiques,
• la possibilité de signaler le refus de participation d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.

Elle dépend directement de la table Évènements, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.

En pratique, cette structure offre une granularité fine pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.

Cas d'usage

Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

Gérer les biens liés à l'évènement

Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la barre d’outils de la liste des biens ainsi que depuis les notices des biens liés à l’évènement.

Basculer en mode liste de résultats

Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.

Exporter un évènement au format GAM3

Exporte les notices au format GAM3, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.

Modifier le tri

Version 4.5.39 et ultérieures

Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).

Ouvrir la notice du bien lié

Version 4.5.39 et ultérieures

Bascule sur la notice du bien lié.

Refuser un bien

Version 4.5.59 et ultérieures

Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.

Réintégrer un bien refusé

Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.

Supprimer un bien de l'évènement

Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.

Modifier la notice du bien dans l'évènement

Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.

Editer les suites à donner

Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.

Consulter la notice du bien dans l'évènement

Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.

Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre

Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.

Visualiser les évènements depuis la notice du bien

Version 4.5.30 et ultérieures

Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.

Chaque ligne affiche au minimum :

• le lieu,
• le titre,
• les dates,
• et, le cas échéant, le numéro d’exposition.

Rechercher des biens liés aux évènements

Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée où la recherche est possible.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Evnmnt).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).