Associer et gérer les biens liés à l'évènement

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **

2

3

(% class="table-striped" %)

4

|(% style="width:840px" %)(((

5

(% class="box" %)

6

(((

7

Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.

8

9

On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.

10

11

Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.

)))

(((

= Associer des biens à l'évènement =

16

17

Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.

18

19

== Depuis une recherche ==

20

21

1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.

22

1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.

23

1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.

24

1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.

25

1. (((

26

Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés (ce numéro peut être modifié manuellement ensuite) et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier

27

28

* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.

29

* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.

30

* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.

31

)))

32

1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

33

34

[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

35

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37

[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

38

39

40

[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

41

42

43

[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

44

45

46

[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

47

48

49

== Depuis un panier ==

50

51

1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés.

52

1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**.

53

1. **Sélectionnez le panier** :

54

1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection**

55

1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier**

56

1. (((

57

Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier

58

59

* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.

60

* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.

61

* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.

62

)))

63

1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

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65

[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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68

[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

69

70

71

[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

72

73

74

[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

75

76

77

== Depuis une notice de bien ==

78

79

(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

80

81

Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien,** ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement**.

82

83

[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

84

85

86

== Ajouter des biens empruntés ==

87

88

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

89

90

Flora permet de créer des notices de **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.

91

92

Ces notices permettent :

93

94

* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),

95

* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),

96

* et d’archiver la participation de biens extérieurs.

97

98

Les biens empruntés sont caractérisés par :

99

100

* un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//,

101

* un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),

102

* la mention du prêteur dans la notice du bien.

103

104

Ces biens peuvent être créés :

105

106

* directement depuis l’évènement,

107

* ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.

108

109

[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

110

111

112

[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

113

114

115

= Comprendre les notices Biens dans l'évènement =

116

117

Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement **une notice //Bien dans l’évènement//.

118

119

* Cette notice est indépendante de la notice principale du bien

120

* Elle est **modifiable**.

121

* Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).

122

123

La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.

124

125

Cette notice regroupe :

126

127

* le lien vers la notice principale du bien,

128

* des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),

129

* des données logistiques ou scénographiques,

130

* l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.

131

132

Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. **Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements** et **assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien**.

133

134

En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.

== Cas d'usage ==

>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

139

140

(((

141

>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire

142

143

>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection

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145

>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement

146

147

>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation

148

)))

149

150

= Gérer les biens liés à l'évènement =

151

152

Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.

153

154

Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.

155

156

(% class="box infomessage" %)

157

(((

158

== (% style="color:#d35400" %)Imprimer et exporter les données(%%) ==

159

160

(% style="color:#d35400" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez également** exporter les données des biens liés sous forme de documents contractuels et logistiques.** Pour en savoir plus, consultez la rubrique //Aller plus loin// et cliquez sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.

161

)))

162

163

[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

164

165

== Basculer en mode liste de résultats ==

166

167

Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.

168

169

[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

170

171

== Exporter un évènement au format GAM3 ==

172

173

Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.

174

175

[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

176

177

== Modifier le tri ==

178

179

(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**

180

181

**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).

182

183

[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

184

185

== Ouvrir la notice du bien lié ==

186

187

(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**

188

189

Bascule sur la notice du bien lié.

190

191

[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

192

193

== Refuser un bien ==

194

195

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

196

197

Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.

198

199

[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

200

201

== Réintégrer un bien refusé ==

202

203

Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.

204

205

== Supprimer un bien de l'évènement ==

206

207

Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.

208

209

[[(% style="text-align: center;" %)

210

Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

211

212

213

(% class="box infomessage" %)

214

(((

215

== Supprimer ou refuser ? ==

216

217

Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer.

218

219

Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.

220

221

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**

222

|(((

223

(% style="text-align: center;" %)

224

**Refuser un bien**

225

226

[[image:1756195997656-173.png]]

227

)))|(% style="width:264px" %)(((

228

Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.

229

230

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

231

)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).

232

|(((

233

(% style="text-align: center;" %)

234

**Supprimer un bien **

235

236

[[image:1756195931471-890.png]]

237

)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((

238

Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.

)))

)))

== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==

245

246

Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.

247

248

[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

249

250

== Éditer les suites à donner ==

251

252

Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.

253

254

[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

255

256

== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==

257

258

Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.

259

260

[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

261

262

== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==

263

264

Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.

265

266

[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

267

)))

268

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

281

* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

282

* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]

283

* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales **

293

294

* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche