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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Associer et gérer les biens liés à l'évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,223 +1,23 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 +(% class="table-striped" %)
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
7 7  
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9 -)))
9 +On y retrouve aussi bien des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 10  
11 -(((
12 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 -
14 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 -
16 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 -
18 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
19 -
20 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
21 -
22 -== Cas d'usage ==
23 -
24 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25 -
26 -(((
27 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
28 -
29 -(((
30 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31 -
32 -(((
33 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
34 -
35 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36 -
37 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
38 -
39 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40 -
41 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
42 -
43 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44 -
45 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46 -
47 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48 -
49 -(% class="box successmessage" %)
50 -(((
51 -Bonnes pratiques :
52 -
53 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
11 +Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
57 57  )))
58 -)))
59 -)))
60 -)))
61 61  
62 -= Comment créer un évènement ? =
63 -
64 -== Depuis la table des évènements ==
65 -
66 -Cliquez sur l'icône de **création**
67 -
68 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 -
70 -== Depuis le tableau de bord ==
71 -
72 -Cliquez sur l'icône de **création**
73 -
74 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -== Depuis une notice de bien ==
77 -
78 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79 -
80 -Cliquez sur l'icône de **création**
81 -
82 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -= Choisir une grille de saisie =
85 -
86 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87 -
88 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
89 -
90 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
91 -
92 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
107 -
108 -(% class="box infomessage" %)
109 109  (((
110 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
15 += Associer des biens à l'évènement =
111 111  
112 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
17 +Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
113 113  
114 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
19 +== Depuis une recherche ==
118 118  
119 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
120 -)))
121 -
122 -= Renseigner et enregistrer la notice =
123 -
124 -Une fois la grille de saisie ouverte,
125 -
126 -1. **Remplir les champs** de la grille
127 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 -1. **Enregistrer la notice. **
129 -
130 -(% class="box warningmessage" %)
131 -(((
132 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
134 -
135 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 -* Définit la nature de l’opération.
138 -* Conditionne les champs affichés.
139 -* Déclenche les règles métiers.
140 -* Détermine le workflow.
141 -)))|(((
142 -* Exposition
143 -* Exposition itinérante
144 -* Prêt hors exposition
145 -* Activité
146 -* Vente
147 -* Dépôt
148 -* Déménagement
149 -* Traitement de conservation et analyse
150 -* Commission
151 -* Etc.
152 -)))
153 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154 -* Affine la description du type choisi.
155 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
156 -)))|(((
157 -Pour une exposition :
158 -
159 -* Interne temporaire au musée.
160 -* Prêt à une autre institution.
161 -)))
162 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
164 -)))|(((
165 -* Activités : concert, colloque, conférence.
166 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167 -)))
168 -)))
169 -
170 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 -
172 -
173 -(% class="box successmessage" %)
174 -(((
175 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
176 -
177 -Attention : cette opération doit être effectuée **avant** la création ou l’association de l’organisme à l’évènement, et **ne peut pas être appliquée rétroactivement.**
178 -
179 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 -)))
181 -
182 -
183 -(% class="box successmessage" %)
184 -(((
185 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
186 -)))
187 -
188 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
189 -
190 -
191 -= Lier des biens à l'évènement =
192 -
193 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
194 -
195 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
196 -
197 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
198 -
199 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
200 -
201 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
202 -
203 -=== Cas d'usage ===
204 -
205 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
206 -
207 -(((
208 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
209 -
210 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
211 -
212 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
213 -
214 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
215 -)))
216 -
217 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
218 -
219 -=== Depuis une recherche ===
220 -
221 221  1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
222 222  1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
223 223  1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
... ... @@ -245,7 +245,7 @@
245 245  [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
247 247  
248 -=== Depuis un panier ===
48 +== Depuis un panier ==
249 249  
250 250  (% class="box warningmessage" %)
251 251  (((
... ... @@ -277,106 +277,130 @@
277 277  [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
278 278  
279 279  
280 -=== Depuis une notice de bien ===
80 +== Depuis une notice de bien ==
281 281  
82 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
83 +
282 282  Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
283 283  
284 284  [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 285  
286 286  
287 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
89 +== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
288 288  
289 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
91 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
290 290  
291 -Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
93 +Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
292 292  
293 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
294 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
295 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
296 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
95 +Ces notices permettent :
297 297  
298 -=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
97 +* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
98 +* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
99 +* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
299 299  
300 -Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
101 +Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
301 301  
302 -* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
303 -* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
304 -* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
103 +* typés //Prêts pour exposition//,
104 +* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
105 +* et le prêteur mentionné dans la notice.
305 305  
306 -Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
107 +Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
307 307  
308 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 309  
310 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
311 311  
312 -==== **Création directe depuis un évènement** ====
112 +[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 313  
314 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
315 315  
316 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
317 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
318 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
319 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
115 += Comprendre les notices biens dans l'évènement =
320 320  
321 -[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
322 322  
119 +* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
120 +* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
323 323  
324 -[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
325 325  
124 +Elle contient notamment :
326 326  
327 -==== **Création depuis la table Biens** ====
126 +* le lien vers la notice principale du bien,
127 +* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
128 +* des informations logistiques ou scénographiques,
129 +* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
328 328  
329 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
330 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
331 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
332 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
131 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
333 333  
334 -* soit depuis la **notice de bien**,
335 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
133 +En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
336 336  
337 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 +== Cas d'usage ==
338 338  
137 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
339 339  
340 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +(((
140 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
341 341  
142 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
342 342  
343 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
344 344  
146 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
147 +)))
345 345  
346 346  = Gérer les biens liés à l'évènement =
347 347  
348 348  Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
349 349  
350 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
351 351  
155 +== Basculer en mode liste de résultats ==
352 352  
353 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
354 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
355 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
356 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
357 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
157 +Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
358 358  
159 +[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +
161 +== Exporter un évènement au format GAM3 ==
162 +
163 +Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
164 +
165 +[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +== Modifier le tri ==
168 +
359 359  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
360 -)))
361 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
362 -Ouvre la notice du bien.
363 363  
171 +**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
172 +
173 +[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +
175 +== Ouvrir la notice du bien lié ==
176 +
364 364  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
365 -)))
366 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
178 +
179 +Bascule sur la notice du bien lié.
180 +
181 +[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +
183 +== Refuser un bien ==
184 +
185 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
186 +
367 367  Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
368 368  
369 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
370 -)))
371 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
372 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
373 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
374 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
375 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
376 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
189 +[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
377 377  
378 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
191 +== Réintégrer un bien refusé ==
379 379  
193 +Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
194 +
195 +
196 +== Supprimer un bien de l'évènement ==
197 +
198 +Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
199 +
200 +(% class="box infomessage" %)
201 +(((
202 +**Supprimer ou refuser ?**
203 +
380 380  Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
381 381  
382 382  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
... ... @@ -384,7 +384,7 @@
384 384  (% style="text-align: center;" %)
385 385  **Refuser un bien**
386 386  
387 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
211 +[[image:1756195997656-173.png]]
388 388  )))|(% style="width:264px" %)(((
389 389  Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
390 390  
... ... @@ -394,71 +394,45 @@
394 394  (% style="text-align: center;" %)
395 395  **Supprimer un bien **
396 396  
397 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
221 +[[image:1756195931471-890.png]]
398 398  )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
399 399  Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
400 400  
401 401  
402 402  )))
403 -
404 -= Valider les étapes d'un évènement =
405 -
406 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
407 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
408 -
409 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
410 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
411 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
412 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
413 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
414 -
415 -(% class="box successmessage" %)
416 -(((
417 -Bonne pratique :
418 -
419 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
420 -
421 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
422 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
423 423  )))
424 424  
425 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
229 +[[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 426  
427 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
428 -|(((
429 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
430 -)))|évènement en préparation
431 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
432 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
231 +== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
433 433  
434 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
435 435  
235 +[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  
437 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +== Editer les suites à donner ==
438 438  
239 +Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
439 439  
440 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
241 +[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
243 +== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
443 443  
444 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
445 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
446 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
245 +Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
447 447  
448 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 449  
249 +== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
450 450  
451 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 +Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
452 452  
253 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 453  
454 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
455 -
456 -
457 457  = Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
458 458  
459 459  (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
460 460  
461 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
259 +Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, **organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.**
462 462  
463 463  Chaque ligne affiche au minimum :
464 464  
... ... @@ -470,11 +470,17 @@
470 470  [[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 471  
472 472  
473 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
271 += Rechercher des biens liés aux évènements =
474 474  
273 +Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée où la recherche est possible.
475 475  
275 +Pour y accéder :
476 476  
477 -
277 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
278 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
279 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
280 +
281 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
478 478  )))
479 479  )))|(% style="width:300px" %)(((
480 480  (% class="box" %)
... ... @@ -481,7 +481,7 @@
481 481  (((
482 482  **Sommaire**
483 483  
484 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
288 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
485 485  )))
486 486  
487 487  (% class="box" %)
... ... @@ -488,12 +488,13 @@
488 488  (((
489 489  **Aller plus loin**
490 490  
491 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
492 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
493 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
494 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
495 495  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
496 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
296 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
297 +* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
298 +
299 +
300 +
301 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
497 497  )))
498 498  
499 499  (% class="box" %)
... ... @@ -500,20 +500,38 @@
500 500  (((
501 501  **Icônes principales **
502 502  
503 -
504 -)))
308 +* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
505 505  
506 -(((
507 -
508 -)))
509 -)))
510 510  
511 511  
312 +* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
512 512  
513 513  
514 514  
316 +* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
515 515  
516 516  
517 517  
320 +* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
321 +
322 +* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
323 +
324 +* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
325 +
326 +* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
327 +
328 +* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
329 +
330 +* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
331 +
332 +* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
333 +
334 +* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
518 518  
519 519  
337 +)))
338 +
339 +(((
340 +
341 +)))
342 +)))
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