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sur 2025/08/26 15:41
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Associer et gérer les biens liés à l'évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,220 +1,23 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 +(% class="table-striped" %)
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
7 7  
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9 -)))
9 +On y retrouve aussi bien des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 10  
11 -(((
12 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 -
14 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 -
16 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 -
18 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
19 -
20 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
21 -
22 -== Cas d'usage ==
23 -
24 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25 -
26 -(((
27 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
28 -
29 -(((
30 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31 -
32 -(((
33 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
34 -
35 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36 -
37 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
38 -
39 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40 -
41 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
42 -
43 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44 -
45 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46 -
47 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48 -
49 -(% class="box successmessage" %)
50 -(((
51 -Bonnes pratiques :
52 -
53 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
11 +Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
57 57  )))
58 -)))
59 -)))
60 -)))
61 61  
62 -= Comment créer un évènement ? =
63 -
64 -== Depuis la table des évènements ==
65 -
66 -Cliquez sur l'icône de **création**
67 -
68 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 -
70 -== Depuis le tableau de bord ==
71 -
72 -Cliquez sur l'icône de **création**
73 -
74 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -== Depuis une notice de bien ==
77 -
78 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79 -
80 -Cliquez sur l'icône de **création**
81 -
82 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -= Choisir une grille de saisie =
85 -
86 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87 -
88 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
89 -
90 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
91 -
92 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
107 -
108 -(% class="box infomessage" %)
109 109  (((
110 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
15 += Associer des biens à l'évènement =
111 111  
112 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
17 +Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
113 113  
114 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
19 +== Depuis une recherche ==
118 118  
119 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
120 -)))
121 -
122 -= Renseigner et enregistrer la notice =
123 -
124 -Une fois la grille de saisie ouverte,
125 -
126 -1. **Remplir les champs** de la grille
127 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 -1. **Enregistrer la notice. **
129 -
130 -(% class="box warningmessage" %)
131 -(((
132 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
134 -
135 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 -* Définit la nature de l’opération.
138 -* Conditionne les champs affichés.
139 -* Déclenche les règles métiers.
140 -* Détermine le workflow.
141 -)))|(((
142 -* Exposition
143 -* Exposition itinérante
144 -* Prêt hors exposition
145 -* Activité
146 -* Vente
147 -* Dépôt
148 -* Déménagement
149 -* Traitement de conservation et analyse
150 -* Commission
151 -* Etc.
152 -)))
153 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154 -* Affine la description du type choisi.
155 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
156 -)))|(((
157 -Pour une exposition :
158 -
159 -* Interne temporaire au musée.
160 -* Prêt à une autre institution.
161 -)))
162 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
164 -)))|(((
165 -* Activités : concert, colloque, conférence.
166 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167 -)))
168 -)))
169 -
170 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 -
172 -
173 -(% class="box successmessage" %)
174 -(((
175 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l’**emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
176 -)))
177 -
178 -
179 -
180 -(% class="box successmessage" %)
181 -(((
182 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
183 -)))
184 -
185 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 -
187 -
188 -= Lier des biens à l'évènement =
189 -
190 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
191 -
192 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
193 -
194 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
195 -
196 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
197 -
198 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
199 -
200 -=== Cas d'usage ===
201 -
202 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
203 -
204 -(((
205 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
206 -
207 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
208 -
209 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
210 -
211 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
212 -)))
213 -
214 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
215 -
216 -=== Depuis une recherche ===
217 -
218 218  1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
219 219  1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
220 220  1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
... ... @@ -242,7 +242,7 @@
242 242  [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 243  
244 244  
245 -=== Depuis un panier ===
48 +== Depuis un panier ==
246 246  
247 247  (% class="box warningmessage" %)
248 248  (((
... ... @@ -274,106 +274,130 @@
274 274  [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 275  
276 276  
277 -=== Depuis une notice de bien ===
80 +== Depuis une notice de bien ==
278 278  
82 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
83 +
279 279  Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
280 280  
281 281  [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 282  
283 283  
284 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
89 +== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
285 285  
286 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
91 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
287 287  
288 -Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
93 +Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
289 289  
290 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
291 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
292 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
293 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
95 +Ces notices permettent :
294 294  
295 -=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
97 +* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
98 +* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
99 +* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
296 296  
297 -Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
101 +Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
298 298  
299 -* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
300 -* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
301 -* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
103 +* typés //Prêts pour exposition//,
104 +* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
105 +* et le prêteur mentionné dans la notice.
302 302  
303 -Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
107 +Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
304 304  
305 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
109 +[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
307 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
308 308  
309 -==== **Création directe depuis un évènement** ====
112 +[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
310 310  
311 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
312 312  
313 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
314 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
315 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
316 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
115 += Comprendre les notices biens dans l'évènement =
317 317  
318 -[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
319 319  
119 +* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
120 +* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
320 320  
321 -[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 +La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
322 322  
124 +Elle contient notamment :
323 323  
324 -==== **Création depuis la table Biens** ====
126 +* le lien vers la notice principale du bien,
127 +* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
128 +* des informations logistiques ou scénographiques,
129 +* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
325 325  
326 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
327 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
328 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
329 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
131 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
330 330  
331 -* soit depuis la **notice de bien**,
332 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
133 +En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
333 333  
334 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 +== Cas d'usage ==
335 335  
137 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
336 336  
337 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +(((
140 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
338 338  
142 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
339 339  
340 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
341 341  
146 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
147 +)))
342 342  
343 343  = Gérer les biens liés à l'évènement =
344 344  
345 345  Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
346 346  
347 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
153 +[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
348 348  
155 +== Basculer en mode liste de résultats ==
349 349  
350 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
351 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
352 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
353 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
354 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
157 +Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
355 355  
159 +[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +
161 +== Exporter un évènement au format GAM3 ==
162 +
163 +Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
164 +
165 +[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +
167 +== Modifier le tri ==
168 +
356 356  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
357 -)))
358 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
359 -Ouvre la notice du bien.
360 360  
171 +**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
172 +
173 +[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +
175 +== Ouvrir la notice du bien lié ==
176 +
361 361  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
362 -)))
363 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
178 +
179 +Bascule sur la notice du bien lié.
180 +
181 +[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 +
183 +== Refuser un bien ==
184 +
185 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
186 +
364 364  Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
365 365  
366 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
367 -)))
368 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
369 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
370 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
371 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
372 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
373 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
189 +[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 374  
375 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
191 +== Réintégrer un bien refusé ==
376 376  
193 +Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
194 +
195 +
196 +== Supprimer un bien de l'évènement ==
197 +
198 +Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
199 +
200 +(% class="box infomessage" %)
201 +(((
202 +**Supprimer ou refuser ?**
203 +
377 377  Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
378 378  
379 379  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
... ... @@ -381,7 +381,7 @@
381 381  (% style="text-align: center;" %)
382 382  **Refuser un bien**
383 383  
384 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
211 +[[image:1756195997656-173.png]]
385 385  )))|(% style="width:264px" %)(((
386 386  Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
387 387  
... ... @@ -391,71 +391,45 @@
391 391  (% style="text-align: center;" %)
392 392  **Supprimer un bien **
393 393  
394 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
221 +[[image:1756195931471-890.png]]
395 395  )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
396 396  Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
397 397  
398 398  
399 399  )))
400 -
401 -= Valider les étapes d'un évènement =
402 -
403 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
404 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
405 -
406 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
407 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
408 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
409 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
410 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
411 -
412 -(% class="box successmessage" %)
413 -(((
414 -Bonne pratique :
415 -
416 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
417 -
418 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
419 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
420 420  )))
421 421  
422 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
229 +[[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
423 423  
424 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
425 -|(((
426 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
427 -)))|évènement en préparation
428 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
429 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
231 +== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
430 430  
431 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
432 432  
235 +[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 433  
434 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 +== Editer les suites à donner ==
435 435  
239 +Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
436 436  
437 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
241 +[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
439 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
243 +== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
440 440  
441 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
442 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
443 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
245 +Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
444 444  
445 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 446  
249 +== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
447 447  
448 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 +Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
449 449  
253 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 450  
451 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 -
453 -
454 454  = Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
455 455  
456 456  (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
457 457  
458 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
259 +Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, **organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.**
459 459  
460 460  Chaque ligne affiche au minimum :
461 461  
... ... @@ -467,11 +467,17 @@
467 467  [[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
468 468  
469 469  
470 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
271 += Rechercher des biens liés aux évènements =
471 471  
273 +Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée où la recherche est possible.
472 472  
275 +Pour y accéder :
473 473  
474 -
277 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
278 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
279 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
280 +
281 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 475  )))
476 476  )))|(% style="width:300px" %)(((
477 477  (% class="box" %)
... ... @@ -478,7 +478,7 @@
478 478  (((
479 479  **Sommaire**
480 480  
481 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
288 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
482 482  )))
483 483  
484 484  (% class="box" %)
... ... @@ -485,12 +485,13 @@
485 485  (((
486 486  **Aller plus loin**
487 487  
488 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
489 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
490 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
491 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
492 492  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
493 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
296 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
297 +* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
298 +
299 +
300 +
301 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
494 494  )))
495 495  
496 496  (% class="box" %)
... ... @@ -497,20 +497,38 @@
497 497  (((
498 498  **Icônes principales **
499 499  
500 -
501 -)))
308 +* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
502 502  
503 -(((
504 -
505 -)))
506 -)))
507 507  
508 508  
312 +* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
509 509  
510 510  
511 511  
316 +* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
512 512  
513 513  
514 514  
320 +* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
321 +
322 +* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
323 +
324 +* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
325 +
326 +* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
327 +
328 +* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
329 +
330 +* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
331 +
332 +* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
333 +
334 +* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
515 515  
516 516  
337 +)))
338 +
339 +(((
340 +
341 +)))
342 +)))
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