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Modifié par admin admin le 2025/09/15 09:40
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sur 2025/08/26 11:28
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Associer et gérer les biens liés à l'évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,195 +1,140 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 +(% class="table-striped" %)
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
7 +. ElleLes **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
8 +
9 +On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 +
11 +Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 += Associer des biens à l'évènement =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
17 +Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
19 +== Depuis une recherche ==
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
21 +1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 +1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
23 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
24 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
25 +1. (((
26 +Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
17 17  
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
28 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
29 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
30 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
31 +)))
32 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
19 19  
20 -== Cas d'usage ==
34 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
21 21  
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
23 23  
24 -(((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
37 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 26  
27 -(((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
29 29  
30 -(((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
40 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32 32  
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
34 34  
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
43 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
38 38  
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
46 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
42 42  
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
49 +== Depuis un panier ==
44 44  
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
51 +1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés.
52 +1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**.
53 +1. **Sélectionnez le panier** :
54 +1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection**
55 +1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier**
56 +1. (((
57 +Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
46 46  
47 -(% class="box successmessage" %)
48 -(((
49 -Bonnes pratiques :
50 -
51 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
59 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
60 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
61 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
55 55  )))
56 -)))
57 -)))
58 -)))
63 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
59 59  
60 -= Comment créer un évènement ? =
65 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
61 61  
62 -== Depuis la table des évènements ==
63 63  
64 -Cliquez sur l'icône de **création**
68 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 65  
66 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 -== Depuis le tableau de bord ==
71 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -Cliquez sur l'icône de **création**
71 71  
72 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
73 73  
76 +
74 74  == Depuis une notice de bien ==
75 75  
76 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
77 77  
78 -Cliquez sur l'icône de **création**
81 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien,** ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement**.
79 79  
80 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
81 81  
82 -= Choisir une grille de saisie =
83 83  
84 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 +== Ajouter des biens empruntés ==
85 85  
86 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
87 87  
88 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 +Flora permet de créer des notices de **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.
89 89  
90 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
91 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
92 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
93 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
94 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
95 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
96 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
97 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
98 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
99 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
100 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
101 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
102 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
103 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
104 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
92 +Ces notices permettent :
105 105  
106 -(% class="box infomessage" %)
107 -(((
108 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
94 +* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
95 +* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
96 +* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
109 109  
110 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
98 +Les biens empruntés sont caractérisés par :
111 111  
112 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
113 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
114 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
115 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
100 +* un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//,
101 +* un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),
102 +* la mention du prêteur dans la notice du bien.
116 116  
117 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
118 -)))
104 +Ces biens peuvent être créés :
119 119  
120 -= Renseigner et enregistrer la notice =
106 +* directement depuis l’évènement,
107 +* ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.
121 121  
122 -Une fois la grille de saisie ouverte,
109 +[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 -1. **Remplir les champs** de la grille
125 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 -1. **Enregistrer la notice. **
127 127  
128 -(% class="box warningmessage" %)
129 -(((
130 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
112 +[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
134 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 -* Définit la nature de l’opération.
136 -* Conditionne les champs affichés.
137 -* Déclenche les règles métiers.
138 -* Détermine le workflow.
139 -)))|(((
140 -* Exposition
141 -* Exposition itinérante
142 -* Prêt hors exposition
143 -* Activité
144 -* Vente
145 -* Dépôt
146 -* Déménagement
147 -* Traitement de conservation et analyse
148 -* Commission
149 -* Etc.
150 -)))
151 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
152 -* Affine la description du type choisi.
153 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
154 -)))|(((
155 -Pour une exposition :
156 156  
157 -* Interne temporaire au musée.
158 -* Prêt à une autre institution.
159 -)))
160 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
161 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
162 -)))|(((
163 -* Activités : concert, colloque, conférence.
164 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 -)))
166 -)))
115 += Comprendre les notices Biens dans l'évènement =
167 167  
168 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement **une notice //Bien dans l’évènement//.
169 169  
119 +* Cette notice est indépendante de la notice principale du bien
120 +* Elle est **modifiable**.
121 +* Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).
170 170  
171 -(% class="box successmessage" %)
172 -(((
173 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 -)))
123 +La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
175 175  
176 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 +Cette notice regroupe :
177 177  
127 +* le lien vers la notice principale du bien,
128 +* des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 +* des données logistiques ou scénographiques,
130 +* l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.
178 178  
179 -= Lier des biens à l'évènement =
132 +Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. **Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements** et **assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien**.
180 180  
181 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
134 +En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.
182 182  
183 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
136 +== Cas d'usage ==
184 184  
185 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
186 -
187 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
188 -
189 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 -
191 -=== Cas d'usage ===
192 -
193 193  >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
194 194  
195 195  (((
... ... @@ -202,222 +202,116 @@
202 202  >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 203  )))
204 204  
205 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
150 += Gérer les biens liés à l'évènement =
206 206  
207 -=== Depuis une recherche ===
152 +Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.
208 208  
209 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 -1. (((
213 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
154 +Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
214 214  
215 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 -)))
219 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
156 +[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
220 220  
221 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 +== Basculer en mode liste de résultats ==
222 222  
160 +Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
223 223  
224 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
162 +[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 225  
164 +== Exporter un évènement au format GAM3 ==
226 226  
227 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 +Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
228 228  
168 +[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 229  
230 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 +== Modifier le tri ==
231 231  
172 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
232 232  
233 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 +**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
234 234  
176 +[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
235 235  
236 -=== Depuis un panier ===
178 +== Ouvrir la notice du bien lié ==
237 237  
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 -(((
240 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 -)))
180 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
242 242  
243 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 -1. **Sélectionnez le panier** :
245 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 -1. (((
248 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
182 +Bascule sur la notice du bien lié.
249 249  
250 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 -)))
254 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
184 +[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 +== Refuser un bien ==
257 257  
188 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
258 258  
259 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
260 260  
192 +[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 261  
262 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 +== Réintégrer un bien refusé ==
263 263  
196 +Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
264 264  
265 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 +== Supprimer un bien de l'évènement ==
266 266  
200 +Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
267 267  
268 -=== Depuis une notice de bien ===
202 +[[(% style="text-align: center;" %)
203 +Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 269  
270 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271 271  
272 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
206 +(% class="box infomessage" %)
207 +(((
208 +== Supprimer ou refuser ? ==
273 273  
210 +Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer.
274 274  
275 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
212 +Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
276 276  
277 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
278 -
279 -Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
280 -
281 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
282 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
283 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
284 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
285 -
286 -=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
287 -
288 -Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
289 -
290 -* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
291 -* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
292 -* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
293 -
294 -Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
295 -
296 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 -
298 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
299 -
300 -==== **Création directe depuis un évènement** ====
301 -
302 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
303 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
304 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
305 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
306 -
307 -[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 -
309 -
310 -[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 -
312 -
313 -==== **Création depuis la table Biens** ====
314 -
315 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
316 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
317 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
318 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
319 -
320 -* soit depuis la **notice de bien**,
321 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
322 -
323 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 -
325 -
326 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 -
328 -
329 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 -
331 -
332 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
333 -
334 -Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
335 -
336 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
337 -
338 -
339 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
340 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
341 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
342 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
343 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien.
344 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
345 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
346 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
347 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
348 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
349 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
350 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
351 -
352 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
353 -
354 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
355 -
356 356  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
357 357  |(((
358 358  (% style="text-align: center;" %)
359 359  **Refuser un bien**
360 360  
361 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
362 -)))|(% style="width:264px" %)Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
219 +[[image:1756195997656-173.png]]
220 +)))|(% style="width:264px" %)(((
221 +Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
222 +
223 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
224 +)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
363 363  |(((
364 364  (% style="text-align: center;" %)
365 365  **Supprimer un bien **
366 366  
367 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
229 +[[image:1756195931471-890.png]]
368 368  )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
369 369  Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
370 370  
371 371  
372 372  )))
373 -
374 -= Valider les étapes d'un évènement =
375 -
376 -Lors de la création d'un évènement, l'état initial de cet évènement est en préparation. Néanmoins l'état de l'évènement va évoluer, pour cela vous avez accès à un lot de bouton, qui vous permettront de gérer manuellement l'état d'avancement de votre évènement. En voici le descriptif :
377 -
378 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**État**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Usage**
379 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valider la fin de la préparation administrative
380 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistrer le début de l'exécution d'un mouvement
381 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistrer la fin de l'évènement
382 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
383 -
384 -(% class="box successmessage" %)
385 -(((
386 -Bonne pratique : vous n'êtes pas obligés d'utiliser ce workflow automatique. Lors de l'exécution des mouvements de sortie, l'évènement est automatiquement mis à jour comme en cours. Lors de l'exécution des mouvements d'entrée, l'évènement est automatiquement mis à jour comme terminé.
387 387  )))
388 388  
389 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
237 +== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
390 390  
391 -|**Couleur**|**Signification**
392 -|(((
393 -Orange
394 -)))|évènement en préparation
395 -|Vert|évènement en cours
396 -|Gris|évènement clôturé
239 +Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
397 397  
241 +[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
398 398  
243 +== Éditer les suites à donner ==
399 399  
245 +Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
400 400  
247 +[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
401 401  
402 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
249 +== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
403 403  
404 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
251 +Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
405 405  
406 -Chaque ligne affiche au minimum :
253 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 407  
408 -* **le lieu,**
409 -* **le titre,**
410 -* **les dates,**
411 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
255 +== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
412 412  
413 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
257 +Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
414 414  
415 -
416 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
417 -
418 -
419 -
420 -
259 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
421 421  )))
422 422  )))|(% style="width:300px" %)(((
423 423  (% class="box" %)
... ... @@ -424,7 +424,7 @@
424 424  (((
425 425  **Sommaire**
426 426  
427 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
266 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
428 428  )))
429 429  
430 430  (% class="box" %)
... ... @@ -431,33 +431,51 @@
431 431  (((
432 432  **Aller plus loin**
433 433  
434 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
435 -* Planifier et suivre les mouvements associés
273 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
274 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
275 +* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
436 436  
437 437  
438 438  
439 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
440 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
441 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
442 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
279 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
443 443  )))
444 444  
445 445  (% class="box" %)
446 446  (((
447 447  **Icônes principales **
448 -)))
449 449  
450 -(((
451 -
452 -)))
453 -)))
286 +* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
454 454  
455 455  
456 456  
290 +* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
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458 458  
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294 +* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
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298 +* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
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300 +* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
301 +
302 +* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
303 +
304 +* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
305 +
306 +* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
307 +
308 +* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
309 +
310 +* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
311 +
312 +* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
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