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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Associer et gérer les biens liés à l'évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,291 +1,71 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 -(% class="table-striped" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
8 -
9 -On y retrouve aussi bien des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 -
11 -Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
6 +
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Associer des biens à l'évènement =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
16 16  
17 -Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
18 18  
19 -== Depuis une recherche ==
13 += Comment créer un évènement ? =
20 20  
21 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
22 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
23 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
24 -1. (((
25 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
15 +== Depuis la table des évènements ==
26 26  
27 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
28 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
29 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
30 -)))
31 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
17 +Cliquez sur l'icône de **création**
32 32  
33 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 34  
21 +== Depuis le tableau de bord ==
35 35  
36 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 +Cliquez sur l'icône de **création**
37 37  
25 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 -
41 -
42 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43 -
44 -
45 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 -
47 -
48 -== Depuis un panier ==
49 -
50 -(% class="box warningmessage" %)
51 -(((
52 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
53 -)))
54 -
55 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
56 -1. **Sélectionnez le panier** :
57 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
58 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
59 -1. (((
60 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
61 -
62 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
63 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
64 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
65 -)))
66 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
67 -
68 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 -
70 -
71 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 -
73 -
74 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -
77 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 -
79 -
80 80  == Depuis une notice de bien ==
81 81  
82 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
29 +Cliquez sur l'icône de **création**
83 83  
84 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
31 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33 += Choisir une grille de saisie =
87 87  
35 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 88  
89 -== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
37 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 90  
91 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
92 92  
93 -Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
94 -
95 -Ces notices permettent :
96 -
97 -* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
98 -* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
99 -* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
100 -
101 -Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
102 -
103 -* typés //Prêts pour exposition//,
104 -* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
105 -* et le prêteur mentionné dans la notice.
106 -
107 -Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
108 -
109 -[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -
111 -
112 -[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 -
114 -
115 -= Comprendre les notices biens dans l'évènement =
116 -
117 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
118 -
119 -* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
120 -* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
121 -
122 -La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
123 -
124 -Elle contient notamment :
125 -
126 -* le lien vers la notice principale du bien,
127 -* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
128 -* des informations logistiques ou scénographiques,
129 -* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
130 -
131 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
132 -
133 -En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
134 -
135 -== Cas d'usage ==
136 -
137 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
138 -
40 +(% class="box infomessage" %)
139 139  (((
140 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
141 -
142 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
143 -
144 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
145 -
146 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
42 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
147 147  )))
148 148  
149 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
45 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
150 150  
151 -Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
47 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
48 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
49 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
50 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
152 152  
153 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
154 154  
155 -== Basculer en mode liste de résultats ==
54 += Renseigner et enregistrer la notice =
156 156  
157 -Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
56 += Lier des biens à l'évènement =
158 158  
159 -[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
160 160  
161 -== Exporter un évènement au format GAM3 ==
162 162  
163 -Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
164 164  
165 -[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
167 -== Modifier le tri ==
168 -
169 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
170 -
171 -**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
172 -
173 -[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 -
175 -== Ouvrir la notice du bien lié ==
176 -
177 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
178 -
179 -Bascule sur la notice du bien lié.
180 -
181 -[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 -
183 -== Refuser un bien ==
184 -
185 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
186 -
187 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
188 -
189 -[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 -
191 -== Réintégrer un bien refusé ==
192 -
193 -Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
194 -
195 -
196 -== Supprimer un bien de l'évènement ==
197 -
198 -Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
199 -
200 -(% class="box infomessage" %)
201 -(((
202 -**Supprimer ou refuser ?**
203 -
204 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
205 -
206 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
207 -|(((
208 -(% style="text-align: center;" %)
209 -**Refuser un bien**
210 -
211 -[[image:1756195997656-173.png]]
212 -)))|(% style="width:264px" %)(((
213 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
214 -
215 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
216 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
217 -|(((
218 -(% style="text-align: center;" %)
219 -**Supprimer un bien **
220 -
221 -[[image:1756195931471-890.png]]
222 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
223 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
224 -
225 225  
226 226  )))
227 -)))
228 -
229 -[[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 -
231 -== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
232 -
233 -Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
234 -
235 -[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
236 -
237 -== Editer les suites à donner ==
238 -
239 -Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
240 -
241 -[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 -
243 -== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
244 -
245 -Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
246 -
247 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 -
249 -== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
250 -
251 -Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
252 -
253 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 -
255 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
256 -
257 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
258 -
259 -Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, **organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.**
260 -
261 -Chaque ligne affiche au minimum :
262 -
263 -* **le lieu,**
264 -* **le titre,**
265 -* **les dates,**
266 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
267 -
268 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 -
270 -
271 -= Rechercher des biens liés aux évènements =
272 -
273 -Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée où la recherche est possible.
274 -
275 -Pour y accéder :
276 -
277 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
278 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
279 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
280 -
281 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 -)))
283 283  )))|(% style="width:300px" %)(((
284 284  (% class="box" %)
285 285  (((
286 286  **Sommaire**
287 -
288 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
289 289  )))
290 290  
291 291  (% class="box" %)
... ... @@ -292,51 +292,46 @@
292 292  (((
293 293  **Aller plus loin**
294 294  
295 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
296 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
297 -* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
298 -
299 -
300 -
301 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
75 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
76 +* Planifier et suivre les mouvements associés
77 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
302 302  )))
303 303  
304 304  (% class="box" %)
305 305  (((
306 306  **Icônes principales **
83 +)))
307 307  
308 -* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
85 +(((
86 +
87 +)))
88 +)))
309 309  
310 310  
311 311  
312 -* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
313 313  
93 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
314 314  
95 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
315 315  
316 -* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
97 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
317 317  
99 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
318 318  
101 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
319 319  
320 -* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
321 -
322 -* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
323 -
324 -* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
325 -
326 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
327 -
328 -* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
329 -
330 -* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
331 -
332 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
333 -
334 -* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
335 335  
336 -
337 -)))
104 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
338 338  
339 -(((
106 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
107 +
108 +[[image:1748002396864-933.png]]
109 +
110 +
111 +
112 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
113 +
114 +[[image:1748002474366-246.png]]
115 +
116 +
340 340  
341 -)))
342 -)))
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