Modifications pour le document Associer et gérer les biens liés à l'évènement
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. C'estquoi un évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki.D BA1 +XWiki.JDT - Contenu
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... ... @@ -1,5 +1,6 @@ 1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** 2 2 3 +(% class="table-striped" %) 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( ... ... @@ -11,32 +11,10 @@ 11 11 ))) 12 12 13 13 ((( 14 -= A quoiserventles biensliésà l'évènement?=15 += Associer des biens à l'évènement = 15 15 16 - Cette tablelisteles**biensassociés**à un évènement,avecdesinformationsspécifiquesau contexte decelui-ci.17 +Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien. 17 17 18 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. 19 - 20 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien. 21 - 22 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. 23 - 24 -== Cas d'usage == 25 - 26 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage 27 - 28 -((( 29 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire 30 - 31 ->(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection 32 - 33 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement 34 - 35 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 36 -))) 37 - 38 -= Comment lier des biens à l'évènement ? = 39 - 40 40 == Depuis une recherche == 41 41 42 42 1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. ... ... @@ -100,69 +100,72 @@ 100 100 101 101 == Depuis une notice de bien == 102 102 82 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** 83 + 103 103 Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** 104 104 105 105 [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 106 106 107 107 108 -= Comment ajouter desbiens empruntés?=89 +== Ajouter des biens empruntés pour exposition == 109 109 110 - Dans**Flora**, vouspouvez également **saisirlesbiens empruntés pour une exposition ou desactivitésinternes au musée**. Ces biens n’appartiennent pasà votreinstitution,maisleur enregistrementestutile pour assurer latraçabilitéet conserverune mémoirecomplète desmanifestations.91 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures** 111 111 112 - Il est pertinentdedocumenterles biens empruntésnotammentdans les situationssuivantes:93 +Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes. 113 113 114 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées. 115 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés. 116 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés). 117 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée. 95 +Ces notices permettent : 118 118 119 -== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? == 97 +* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts), 98 +* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements), 99 +* et d’archiver la participation de biens extérieurs. 120 120 121 - Pour éviter toute confusionavec les collections de votre institution, lesbiens empruntés sontclairementdifférenciés :101 +Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** : 122 122 123 -* ils sont**typéscomme “Prêts pour expositions”**,124 -* ils portentun**préfixemuséedistinct**deceluide vos collections (EXTpar exemple ou autre),125 -* le **prêteur**estmentionné dans la noticedu bien.103 +* typés //Prêts pour exposition//, 104 +* avec un préfixe distinct (ex. : EXT), 105 +* et le prêteur mentionné dans la notice. 126 126 127 - Ainsi,lesbiensempruntés restentconsultableset intégrésausuividel’évènement,toutenétantidentifiéscomme**extérieursàvos collections**.107 +Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement. 128 128 129 -[[// Distinctionbien emprunté- collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]109 +[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 130 130 131 -== Comment saisir des biens empruntés ? == 132 132 133 - ===Créationdirecte depuisun évènement ===112 +[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 134 134 135 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures** 136 136 137 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés. 138 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie. 139 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement. 140 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable. 115 += Comprendre les notices biens dans l'évènement = 141 141 142 - [[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]117 +Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**. 143 143 119 +* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien. 120 +* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**. 144 144 145 - [[//Résultat:bienemprunté créédans latabledes bienset lié àl'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]122 +La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. 146 146 124 +Elle contient notamment : 147 147 148 -=== Création depuis la table Biens === 126 +* le lien vers la notice principale du bien, 127 +* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.), 128 +* des informations logistiques ou scénographiques, 129 +* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement. 149 149 150 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice. 151 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**. 152 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice. 153 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** : 131 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien. 154 154 155 -* soit depuis la **notice de bien**, 156 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**. 133 +En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien. 157 157 158 - [[//Tabledes biens : choix grille de saisie**04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]135 +== Cas d'usage == 159 159 137 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage 160 160 161 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 139 +((( 140 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire 162 162 142 +>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection 163 163 164 - [[//Résultat: notice de bien créée maislienversl'évènementmanquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]144 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement 165 165 146 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 147 +))) 166 166 167 167 = Gérer les biens liés à l'évènement = 168 168 ... ... @@ -170,34 +170,55 @@ 170 170 171 171 [[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 172 172 155 +== Basculer en mode liste de résultats == 173 173 174 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité** 175 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail. 176 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux. 177 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)((( 178 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé). 157 +Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail. 179 179 159 +[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 160 + 161 +== Exporter un évènement au format GAM3 == 162 + 163 +Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux. 164 + 165 +[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 166 + 167 +== Modifier le tri == 168 + 180 180 (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures** 181 -))) 182 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)((( 183 -Ouvre la notice du bien. 184 184 171 +**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé). 172 + 173 +[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 174 + 175 +== Ouvrir la notice du bien lié == 176 + 185 185 (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures** 186 -))) 187 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)((( 178 + 179 +Bascule sur la notice du bien lié. 180 + 181 +[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 182 + 183 +== Refuser un bien == 184 + 185 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures** 186 + 188 188 Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti. 189 189 190 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures** 191 -))) 192 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien. 193 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage. 194 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc. 195 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation. 196 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée. 197 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée. 189 +[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 198 198 199 -== R efuser ou supprimer un biendel'évènement : que choisir?==191 +== Réintégrer un bien refusé == 200 200 193 +Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien. 194 + 195 + 196 +== Supprimer un bien de l'évènement == 197 + 198 +Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage. 199 + 200 +(% class="box infomessage" %) 201 +((( 202 +**Supprimer ou refuser ?** 203 + 201 201 Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire. 202 202 203 203 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?** ... ... @@ -205,7 +205,7 @@ 205 205 (% style="text-align: center;" %) 206 206 **Refuser un bien** 207 207 208 -[[image:1756195997656-173.png ||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]211 +[[image:1756195997656-173.png]] 209 209 )))|(% style="width:264px" %)((( 210 210 Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien. 211 211 ... ... @@ -215,15 +215,40 @@ 215 215 (% style="text-align: center;" %) 216 216 **Supprimer un bien ** 217 217 218 -[[image:1756195931471-890.png ||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]221 +[[image:1756195931471-890.png]] 219 219 )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)((( 220 220 Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement. 221 221 222 222 223 223 ))) 227 +))) 224 224 229 +[[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 225 225 231 +== Modifier la notice du bien dans l'évènement == 226 226 233 +Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc. 234 + 235 +[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 236 + 237 +== Editer les suites à donner == 238 + 239 +Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation. 240 + 241 +[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 242 + 243 +== Consulter la notice du bien dans l'évènement == 244 + 245 +Ouvre la notice du bien lié à l’évènement. 246 + 247 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 248 + 249 +== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre == 250 + 251 +Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée. 252 + 253 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 254 + 227 227 = Visualiser les évènements depuis la notice du bien = 228 228 229 229 (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** ... ... @@ -240,9 +240,9 @@ 240 240 [[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 241 241 242 242 243 -= Re trouvertous les biens liés aux évènements =271 += Rechercher des biens liés aux évènements = 244 244 245 -Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée. 273 +Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée où la recherche est possible. 246 246 247 247 Pour y accéder : 248 248 ... ... @@ -251,17 +251,6 @@ 251 251 1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens). 252 252 253 253 [[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 254 - 255 - 256 - 257 - 258 - 259 - 260 - 261 - 262 - 263 - 264 - 265 265 ))) 266 266 )))|(% style="width:300px" %)((( 267 267 (% class="box" %) ... ... @@ -275,10 +275,13 @@ 275 275 ((( 276 276 **Aller plus loin** 277 277 278 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 279 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] 280 280 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 281 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]] 296 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 297 +* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]] 298 + 299 + 300 + 301 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]] 282 282 ))) 283 283 284 284 (% class="box" %) ... ... @@ -320,8 +320,3 @@ 320 320 321 321 ))) 322 322 ))) 323 - 324 - 325 - 326 - 327 -
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