Modifications pour le document Gestion avancée des périodiques

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Résumé

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Pièces jointes (0 modifications, 25 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -2,6 +2,7 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
++(((
  = Principe de fonctionnement =
  Dans le cadre de la **gestion avancée des périodiques (niveau 2)**, le fonctionnement repose sur un **suivi automatisé des abonnements et des fascicules attendus**.
@@ -35,6 +35,12 @@
  * suivre précisément la **réception des fascicules** ;
  * gérer les périodiques de manière continue dans le temps.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**À noter**
++Un même périodique peut faire l’objet de **plusieurs abonnements** (par exemple : abonnements successifs dans le temps ou abonnements multiples pour un même titre).
++)))
++
  = Créer une notice de périodique =
 . Se positionner dans le **menu Saisie**.
@@ -51,7 +51,555 @@
  [[Entrer en saisie d'une notice périodique>>image:1773061753037-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++= Gérer les abonnements =
++
++Dans le cadre de la **gestion avancée des périodiques**, l’abonnement permet de **suivre la réception des numéros** d’un périodique sur une période donnée.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Un abonnement est toujours créé **à partir de la notice du périodique**.
++)))
++
++L’abonnement permet de définir :
++
++* la **période de souscription** (dates de début et de fin) ;
++* la **périodicité** du périodique ;
++* les informations liées au **fournisseur** ;
++* les modalités de **réception des fascicules**.
++
++Il constitue la base du **bulletinage** et de la génération des numéros attendus.
++
++== Création d'un abonnement ==
++
++=== Créer un abonnement ===
++
++1. Ouvrir la **notice du périodique** concerné.
++1. Cliquez sur **Créer abonnement**
++
++[[Icône Créer un abonnement>>image:1774352535292-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++=== Choisir le modèle d'abonnement ===
++
++1. **Choisir un modèle d’abonnement** correspondant à la périodicité du périodique.
++1. **Valider**
++
++Le choix du **modèle d’abonnement** est essentiel : il détermine la **périodicité**, le **nombre de fascicules générés** et le **calendrier de bulletinage**.
++
++Dans Flora, plusieurs modèles sont disponibles, par exemple :
++
++* **Sans modèle**
++* **Annuel (1 n°)**
++* **Bimensuel**
++* **Bimestriel**
++* **Hebdomadaire** (différentes variantes, ex : mardi, fréquence sur 2 ans)
++* **Irrégulier** (1 ou 2 numéros par an)
++* **Mensuel** (12 n°, 11 n° hors août, variantes avec volumes)
++* **Quotidien** (avec ou sans dimanche)
++* **Semestriel**
++* **Trimestriel**
++* **Plusieurs fois par mois** (ex : 3 fois par mois, tous les 2 ou 3 jours)
++
++Il est important de choisir le modèle le plus proche de la **périodicité réelle du périodique**, car il conditionne la **génération automatique des numéros attendus** et le bon suivi de la réception.
++
++Une mauvaise sélection peut entraîner des **écarts dans le calendrier de bulletinage** (numéros manquants ou en trop).
++
++[[Choix du modèle de périodicité>>image:1774352583608-193.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++=== Renseigner les champs obligatoires ===
++
++Lors de la création de l’abonnement, les **champs obligatoires apparaissent en rouge** dans la grille de saisie.
++
++==== Informations générales ====
++
++* **Titre**
++Correspond au **titre du périodique** concerné par l’abonnement (repris automatiquement).
++* **Sous-type**
++Indique le **mode d’acquisition** du périodique (achat, don, échange…).
++
++==== Gestion multisite ====
++
++* **Site émetteur**
++Correspond au **site qui gère l’abonnement**.
++* **Site destinataire**
++Désigne le **site destinataire de l’abonnement** (peut être identique à l’émetteur).
++* **Site de livraison**
++Indique le **site où les fascicules seront livrés**.
++
++==== Commande ====
++
++* **Abon. cdes**
++Nombre d’**abonnements commandés** pour ce périodique.
++* **Prix unitaire HT (devise achat)**
++Correspond au **coût d’un abonnement** (utile pour le suivi budgétaire)
++
++==== Durée de l’abonnement ====
++
++* **Date début abonnement**
++Date de **début de la période d’abonnement**.
++
++==== Périodicité et langue ====
++
++* **Périodicité**
++Définit le **rythme de parution** (ex : tous les mois, tous les X mois…).
++* **Langue**
++Indique la langue de l'abonnement.
++
++==== Préparation de la numérotation ====
++
++* **Rang du premier fascicule**(((
++Position du fascicule dans la séquence générée par Flora.
++)))
++
++==== Préparation du calendrier de bulletinage ====
++
++* **Date de parution du 1er numéro**
++Date de **publication du premier fascicule attendu**.
++* **Type date texte**
++Définit la **forme d’affichage des dates** (ex : mois, date complète…).
++
++==== Génération et gestion des fascicules ====
++
++* **Générer fascicules**
++Permet d’indiquer si les **fascicules doivent être générés automatiquement**.
++* **Créer n° périodique**
++Indique si Flora doit **créer automatiquement les notices de numéros de périodiques**.
++* **Créer exemplaire**
++Indique si Flora doit **créer automatiquement les exemplaires** lors de la réception.
++
++==== Gestion administrative ====
++
++* **Gestion facture**
++Permet d’activer ou non le **suivi de la facturation**.
++* **Gérer renouvellement**
++Indique si l’abonnement doit être **renouvelé automatiquement ou non**.
++
++==== Suivi fournisseur ====
++
++* **Délai fournisseur**
++Délai estimé (en jours) de **réception après publication**.
++* **Délai 1ère relance**
++Délai avant **première relance fournisseur** en cas de non-réception.
++* **Délai 2ème relance**
++Délai avant **deuxième relance**.
++* **Délai 3ème relance**
++Délai avant **troisième relance**.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**À savoir**
++
++* Certains champs sont **automatiquement renseignés** :
++** depuis la **notice du périodique** (titre, ISSN, éditeur…) ;
++** depuis la **notice utilisateur** (sites).
++* D’autres champs sont **conditionnés par le modèle d’abonnement choisi**, notamment :
++** la périodicité ;
++** la numérotation ;
++** les règles de génération des fascicules.
++)))
++
++[[Exemple de champs obligatoires>>image:1774352722293-728.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++=== Bien gérer la périodicité ===
++
++Dans Flora, la **périodicité** est définie à partir :
++
++* du **modèle d’abonnement choisi** ;
++* du champ **Périodicité** (ex : //Tous les N mois//) ;
++* des champs associés :
++** **Toutes les N périodes**
++** **Parution le**
++
++Ces champs permettent de déterminer **le rythme de génération des fascicules**.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention**
++Une mauvaise configuration de ces champs entraîne des **numéros manquants** ou des **numéros générés en trop**.
++)))
++
++>(% class="small" %)**Exemple 1 : Périodique mensuel (12 numéros par an)**
++
++* **Modèle** : Mensuel 12 n°
++* **Périodicité** : Tous les N mois
++* **Toutes les N périodes** : 1
++* **Parution le** 2 de chaque mois
++
++Résultat :
++Flora génère **1 fascicule par mois**
++
++[[Périodique mensuel>>image:1774350771336-522.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++>(% class="small" %)**Exemple 2 : Périodique bimestriel**
++
++* **Modèle** : Bimestriel
++* **Périodicité** : Tous les N mois
++* **Toutes les N périodes** : 2
++
++Résultat :
++Flora génère **1 fascicule tous les 2 mois**
++
++[[Périodique bimestriel>>image:1774350818002-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++>(% class="small" %)Exemple 3 : Périodique hebdomadaire
++
++* **Modèle** : Hebdomadaire
++* **Parution le** : Mardi
++
++Résultat :
++Flora génère **1 fascicule par semaine**
++
++[[Périodique hebdomadaire>>image:1774352952912-438.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++=== Gérer les dates exclues ===
++
++Dans Flora, le champ **Dates exclues** permet de définir les **périodes pendant lesquelles aucun fascicule ne doit être généré**, même si la périodicité le prévoit.
++
++Ce paramétrage est particulièrement utile pour les périodiques dont la parution est **interrompue à certaines périodes** (jours fixes, mois complets, jours fériés…).
++
++Pour renseigner ce champ :
++
++1. Cliquer sur l’icône **calendrier** située à côté du champ **Dates exclues**.
++1. L’**assistant de sélection des dates exclues** s’ouvre.
++
++Cet assistant permet de définir les exclusions selon plusieurs modalités :
++
++* **Mois**
++* **Plages de jours**
++* **Jours de la semaine**
++* **Périodes précises**
++
++[[Accéder à l'assistant de sélection des dates exclues>>image:1774353123757-201.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++>(% class="small" %)Exemple d’un **journal quotidien** qui :
++
++* ne paraît **pas le dimanche**
++* ne parait pas pendant les vacances scolaires **entre le 20 octobre et le 2 novembre**
++* ne paraît pas certains **jours fériés** : 1er mai et le jour de Noël
++* ne paraît pas au mois d’**août**.
++
++Dans l’assistant :
++
++* Onglet **Jours de la semaine**
++→ cocher **Dimanche**
++* Onglet **Plages de jours**
++→ ajouter du 20 octobre au 2 novembre
++*  Onglet **Périodes précises**
++→ ajouter :
++** **01/05** (Fête du travail)
++** **25/12** (Noël)
++* Onglet **Mois**
++→ cocher **Août**
++
++Flora générera :
++
++* un fascicule **chaque jour** selon la périodicité choisie sauf :
++* les **dimanches**
++* **entre le 20 octobre et le 2 novembre**
++* les **jours fériés définis**
++* tout le **mois d’août**
++
++[[Assistant de sélection des dates>>image:1774351929476-913.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Gérer la numérotation des fascicules ==
++
++La **numérotation** est définie dans la section **Préparation de la numérotation**.
++
++Les champs principaux sont :
++
++* **N° 1er n°**
++* **Nb. n° par volume**
++* **N° 1er volume**
++* **Origine n° / volume**
++* **Style pour les n°** (Arabe, Romain…)
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention**
++Le champ **N° 1er n°**, même s’il n’est pas obligatoire, est **indispensable**. Il définit le **point de départ de la numérotation automatique** lors du bulletinage.
++)))
++
++Exemple 1 : Début de collection
++
++Vous commencez un abonnement classique.
++
++* **N° 1er n°** : 1
++
++Résultat :
++Flora génère : 1, 2, 3, 4…
++
++[[image:1774352363357-485.png]]
++
++Exemple 2 : Reprise en cours de collection
++
++Vous recevez comme premier fascicule le numéro **50**
++
++* **N° 1er n°** : 50
++
++Flora génère : 50, 51, 52, 53…
++
++[[image:1774352384297-557.png]]
++
++Exemple 3 : Numérotation par volume
++
++Un périodique fonctionne avec :
++
++* 1 volume par an
++* 12 numéros par volume
++
++Vous recevez comme premier volume le numéro 10
++
++Paramétrage :
++
++* **N° 1er volume** : 10
++* **Nb. n° par volume** : 12
++* **N° 1er n°** : 1
++
++Résultat :
++Volume 10 → n°1 à 12
++Volume 11 → n°1 à 12
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++[[image:1774352427363-469.png]]
++)))
++
++(((
++== Enregistrer la création de l'abonnement ==
++
++Une fois l’ensemble des informations renseignées et vérifiées, cliquez sur l’icône **Enregistrer** (disquette) située en haut à gauche de la fenêtre.
++
++Cette action permet de :
++
++* **créer la notice d’abonnement** ;
++* enregistrer les paramètres de périodicité, de numérotation et de bulletinage ;
++* rendre l’abonnement disponible pour les étapes suivantes de gestion des fascicules.
++
++[[Enregistrer>>image:1780314348641-245.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Définir le calendrier de bulletinage =
++
++Le **calendrier de bulletinage** permet de définir les **règles de parution d’un périodique** afin que Flora puisse anticiper et générer automatiquement les fascicules attendus.
++
++Construit à partir des informations renseignées dans l’abonnement (périodicité, numérotation, dates de parution, dates exclues, etc.), il constitue la référence utilisée par Flora pour assurer le suivi des réceptions.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Le calendrier de bulletinage est le lien entre l’**abonnement** et la **gestion des fascicules**. Un paramétrage rigoureux de la périodicité, de la numérotation et des dates exclues est indispensable pour garantir la génération correcte des numéros attendus.
++)))
++
++== Afficher le calendrier de bulletinage ==
++
++Une fois la **notice d’abonnement enregistrée**, vous pouvez générer le **calendrier de bulletinage**.
++
++Pour cela Cliquez sur l’icône **Calendrier** dans la barre d’outils.
++
++Le calendrier est construit à partir des informations renseignées dans l’abonnement, notamment :
++
++* le **modèle d’abonnement** ;
++* la **périodicité** ;
++* la **date de début d’abonnement** ;
++* la **date de parution du premier numéro** ;
++* la **numérotation des fascicules** ;
++* les éventuelles **dates exclues**.
++
++Le calendrier obtenu constitue la référence utilisée par Flora pour générer les fascicules attendus et assurer leur suivi lors du bulletinage.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention : vérifiez soigneusement les paramètres avant de générer le calendrier**
++
++Le calendrier de bulletinage est entièrement calculé à partir des informations saisies dans l’abonnement. Une erreur de paramétrage sera donc répercutée sur l'ensemble des fascicules générés.
++
++Portez une attention particulière aux éléments suivants :
++
++* **La périodicité** doit correspondre au rythme réel de publication du périodique (mensuel, hebdomadaire, trimestriel, etc.).
++* Les **dates exclues** doivent être renseignées lorsque certaines périodes ne donnent lieu à aucune publication.
++* Le champ **N° 1er n°** doit être correctement renseigné, même s’il n’est pas obligatoire.
++
++**Le champ N° 1er n° est particulièrement important**, car il détermine le point de départ de la numérotation automatique des fascicules.
++
++Si ce champ est laissé vide ou mal renseigné, la numérotation générée lors du bulletinage risque d'être incorrecte et nécessitera des corrections manuelles ultérieures.
++)))
++)))
++
++(((
++[[Afficher le calendrier de bulletinage>>image:1780316358862-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Exemple de calendrier de bulletinage généré par Flora>>image:1780316508827-763.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Naviguer dans le calendrier ==
++
++=== Changer d'année ===
++
++La zone **Année** située en haut du calendrier permet de consulter les prévisions pour différentes années.
++
++Pour naviguer :
++
++* cliquer sur la **flèche gauche** pour afficher l'année précédente ;
++* cliquer sur la **flèche droite** pour afficher l'année suivante.
++
++=== Consulter les mois de l'année ===
++
++Sur la partie gauche de l'écran, des **mini-calendriers mensuels** permettent de visualiser rapidement les prévisions de parution.
++
++Chaque miniature représente un mois de l'année.
++
++Lorsqu'un fascicule est attendu à une date donnée, le jour concerné apparaît en **rouge** dans le calendrier.
++
++Cette visualisation permet de repérer rapidement :
++
++* les dates de parution prévues ;
++* les périodes sans publication ;
++* les éventuelles anomalies de génération du calendrier.
++
++=== Consulter les fascicules d'un mois ===
++
++En sélectionnant un mois dans les mini-calendriers, la partie principale du calendrier affiche les fascicules prévus pour cette période.
++
++Pour chaque fascicule, Flora affiche notamment :
++
++* le **volume** ;
++* le **numéro** ;
++* le **type** (standard, hors-série, supplément, etc.) ;
++* la **date de publication**.
++
++Cette vue permet également d'accéder aux actions de gestion des fascicules (ajout, modification ou suppression) directement depuis le calendrier.
++
++== Insérer un fascicule non prévu ==
++
++Même après la génération du calendrier de bulletinage, il est possible d'ajouter manuellement un **fascicule non prévu**.
++
++Cette fonctionnalité est utile lorsque la publication ne suit pas exactement la périodicité définie dans l'abonnement.
++
++L'ajout manuel d'un fascicule peut être nécessaire dans les situations suivantes :
++
++* publication d'un **hors-série** ;
++* publication d'un **numéro spécial** ;
++* parution exceptionnelle liée à un événement particulier ;
++* numéro supplémentaire publié en complément de la collection courante ;
++* erreur ou oubli dans le calendrier initial nécessitant l'ajout d'un fascicule.
++
++Pour cela depuis le calendrier de bulletinage :
++
++1. Cliquer sur le bouton **+**.
++1. Une fenêtre de création de fascicule s'ouvre.
++1. Compléter les informations du fascicule :
++1*. **Volume**
++1*. **Numéro**
++1*. **Type**
++1*. **Date de parution**
++1*. **Date texte**
++1. Cliquer sur l'icône **Enregistrer** (disquette).
++
++Le fascicule est alors créé et automatiquement inséré dans le calendrier de bulletinage.
++
++[[Insérer un fascicule non prévu>>image:1780316856400-448.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Compléter les informations du fascicule>>image:1780316918228-118.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Fascicule ajouté au calendrier>>image:1780317006462-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Modifier un fascicule ==
++
++Il est possible de modifier les informations d’un fascicule déjà présent dans le calendrier de bulletinage.
++
++Cette fonctionnalité peut être utile lorsqu'il est nécessaire de corriger :
++
++* une erreur de numérotation ;
++* une date de parution incorrecte ;
++* le volume associé au fascicule ;
++* le type de fascicule (numéro standard, hors-série, supplément, etc.).
++
++Pour cela :
++
++1. Dans le calendrier de bulletinage, repérer le fascicule à modifier.
++1. Cliquer sur l'icône **Modifier** (crayon) située sur la ligne du fascicule.
++1. La fenêtre de modification du fascicule s'ouvre.
++1. Mettre à jour les informations souhaitées :
++1*. **Volume**
++1*. **Numéro**
++1*. **Type**
++1*. **Date de parution**
++1*. **Date texte**
++1. Cliquer sur l'icône **Enregistrer** (disquette).
++
++Les modifications sont alors enregistrées et immédiatement répercutées dans le calendrier de bulletinage.
++
++[[Modifier un fascicule>>image:1780317272281-966.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Fenêtre de modification>>image:1780317345089-853.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Supprimer un fascicule ==
++
++Il est possible de supprimer un fascicule du calendrier de bulletinage lorsqu'il a été créé par erreur ou qu'il ne doit finalement pas être suivi.
++
++Cette opération peut être utile dans les cas suivants :
++
++* fascicule généré à tort suite à un mauvais paramétrage de la périodicité ;
++* numéro exceptionnel finalement annulé par l'éditeur ;
++* doublon créé dans le calendrier ;
++* correction d'une erreur de génération.
++
++Pour cela :
++
++1. Dans le calendrier de bulletinage, repérer le fascicule à supprimer.
++1. Cliquer sur l'icône **Supprimer** (croix) située sur la ligne du fascicule.
++1. Confirmer la suppression.
++
++Le fascicule est alors retiré du calendrier de bulletinage et ne sera plus proposé lors des opérations de réception.
++
++[[Supprimer un fascicule>>image:1780317549528-884.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Supprimer plusieurs fascicules ==
++
++Il est également possible de supprimer plusieurs fascicules en une seule opération.
++
++Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsqu'un grand nombre de fascicules ont été générés à tort à la suite d'une erreur de paramétrage de la périodicité ou du calendrier.
++
++Pour cela :
++
++1. Dans le calendrier de bulletinage, cocher les fascicules à supprimer.
++1. Cliquer sur le bouton **Supprimer** (croix) situé dans la barre d'outils en haut du calendrier.
++1. Confirmer la suppression.
++
++Tous les fascicules sélectionnés sont alors retirés du calendrier de bulletinage.
++
++[[Supprimer plusieurs fascicules>>image:1780317727937-353.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Générer les fascicules ==
++
++Une fois le calendrier de bulletinage vérifié et validé, il est nécessaire de **générer les fascicules**.
++
++Cette opération permet à Flora de créer les **fascicules attendus** à partir des règles définies dans l'abonnement et le calendrier de bulletinage.
++
++Les fascicules générés constituent la base de toutes les opérations de bulletinage : réception des numéros, suivi des retards, relances éventuelles et création automatique des notices de numéros de périodiques ou des exemplaires selon le paramétrage retenu.
++
++Pour cela Cliquer sur l'icône **Générer les fascicules** (icône représentant une liste) dans la barre d'outils. Flora crée alors l'ensemble des fascicules prévus dans le calendrier.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++La génération des fascicules est une **étape indispensable** avant de pouvoir utiliser les fonctionnalités de bulletinage.
++)))
++
++[[Générer les fascicules>>image:1780318620429-522.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Liste des numéros générés>>image:1780318671841-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
--)))|(% style="width:300px" %)
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
++(((
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++)))
++
++

1774350771336-522.png

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