Dans le cadre de la gestion avancée des périodiques (niveau 2), le fonctionnement repose sur un suivi automatisé des abonnements et des fascicules attendus.
La structure reste identique :
Périodique → Numéro de périodique → Article → Exemplaire
Cependant, les numéros de périodiques ne sont plus créés manuellement, mais générés automatiquement à partir d’un abonnement.
Attention Ce mode de gestion est conçu pour le suivi de périodiques vivants (abonnements en cours). Il n’est pas adapté au catalogage de collections rétrospectives ou de périodiques clos, pour lesquels la gestion standard est recommandée.
Le principe est le suivant :
créer la notice du périodique ;
créer un abonnement à partir de cette notice ;
définir un calendrier de bulletinage (périodicité, dates de parution) ;
générer automatiquement les fascicules attendus ;
enregistrer la réception des numéros au fil des parutions ;
créer les exemplaires lors de la réception ;
ajouter des articles si nécessaire.
Ce fonctionnement permet de :
automatiser la création des numéros ;
suivre précisément la réception des fascicules ;
gérer les périodiques de manière continue dans le temps.
À noter Un même périodique peut faire l’objet de plusieurs abonnements (par exemple : abonnements successifs dans le temps ou abonnements multiples pour un même titre).
Créer une notice de périodique
Se positionner dans le menu Saisie.
Sélectionner une grille de saisie dédiée aux périodiques.
Compléter les champs bibliographiques.
Enregistrer la notice.
À savoir La création d’une notice de périodique correspond à la saisie d’une notice bibliographique. Pour en savoir plus sur les règles de saisie et les champs à renseigner, vous pouvez consulter les pages dédiées de la rubrique Cataloguer.
Entrer en saisie d'une notice périodique
Gérer les abonnements
Dans le cadre de la gestion avancée des périodiques, l’abonnement permet de suivre la réception des numéros d’un périodique sur une période donnée.
Un abonnement est toujours créé à partir de la notice du périodique.
L’abonnement permet de définir :
la période de souscription (dates de début et de fin) ;
la périodicité du périodique ;
les informations liées au fournisseur ;
les modalités de réception des fascicules.
Il constitue la base du bulletinage et de la génération des numéros attendus.
Création d'un abonnement
Créer un abonnement
Ouvrir la notice du périodique concerné.
Cliquez sur Créer abonnement
Icône Créer un abonnement
Choisir le modèle d'abonnement
Choisir un modèle d’abonnement correspondant à la périodicité du périodique.
Valider
Le choix du modèle d’abonnement est essentiel : il détermine la périodicité, le nombre de fascicules générés et le calendrier de bulletinage.
Dans Flora, plusieurs modèles sont disponibles, par exemple :
Sans modèle
Annuel (1 n°)
Bimensuel
Bimestriel
Hebdomadaire (différentes variantes, ex : mardi, fréquence sur 2 ans)
Irrégulier (1 ou 2 numéros par an)
Mensuel (12 n°, 11 n° hors août, variantes avec volumes)
Quotidien (avec ou sans dimanche)
Semestriel
Trimestriel
Plusieurs fois par mois (ex : 3 fois par mois, tous les 2 ou 3 jours)
Il est important de choisir le modèle le plus proche de la périodicité réelle du périodique, car il conditionne la génération automatique des numéros attendus et le bon suivi de la réception.
Une mauvaise sélection peut entraîner des écarts dans le calendrier de bulletinage (numéros manquants ou en trop).
Choix du modèle de périodicité
Renseigner les champs obligatoires
Lors de la création de l’abonnement, les champs obligatoires apparaissent en rouge dans la grille de saisie.
Informations générales
Titre Correspond au titre du périodique concerné par l’abonnement (repris automatiquement).
Sous-type Indique le mode d’acquisition du périodique (achat, don, échange…).
Gestion multisite
Site émetteur Correspond au site qui gère l’abonnement.
Site destinataire Désigne le site destinataire de l’abonnement (peut être identique à l’émetteur).
Site de livraison Indique le site où les fascicules seront livrés.
Commande
Abon. cdes Nombre d’abonnements commandés pour ce périodique.
Prix unitaire HT (devise achat) Correspond au coût d’un abonnement (utile pour le suivi budgétaire)
Durée de l’abonnement
Date début abonnement Date de début de la période d’abonnement.
Périodicité et langue
Périodicité Définit le rythme de parution (ex : tous les mois, tous les X mois…).
Langue Indique la langue de l'abonnement.
Préparation de la numérotation
Rang du premier fascicule
Position du fascicule dans la séquence générée par Flora.
Préparation du calendrier de bulletinage
Date de parution du 1er numéro Date de publication du premier fascicule attendu.
Type date texte Définit la forme d’affichage des dates (ex : mois, date complète…).
Génération et gestion des fascicules
Générer fascicules Permet d’indiquer si les fascicules doivent être générés automatiquement.
Créer n° périodique Indique si Flora doit créer automatiquement les notices de numéros de périodiques.
Créer exemplaire Indique si Flora doit créer automatiquement les exemplaires lors de la réception.
Gestion administrative
Gestion facture Permet d’activer ou non le suivi de la facturation.
Gérer renouvellement Indique si l’abonnement doit être renouvelé automatiquement ou non.
Suivi fournisseur
Délai fournisseur Délai estimé (en jours) de réception après publication.
Délai 1ère relance Délai avant première relance fournisseur en cas de non-réception.
Délai 2ème relance Délai avant deuxième relance.
Délai 3ème relance Délai avant troisième relance.
À savoir
Certains champs sont automatiquement renseignés :
depuis la notice du périodique (titre, ISSN, éditeur…) ;
depuis la notice utilisateur (sites).
D’autres champs sont conditionnés par le modèle d’abonnement choisi, notamment :
la périodicité ;
la numérotation ;
les règles de génération des fascicules.
Exemple de champs obligatoires
Bien gérer la périodicité
Dans Flora, la périodicité est définie à partir :
du modèle d’abonnement choisi ;
du champ Périodicité (ex : Tous les N mois) ;
des champs associés :
Toutes les N périodes
Parution le
Ces champs permettent de déterminer le rythme de génération des fascicules.
Attention Une mauvaise configuration de ces champs entraîne des numéros manquants ou des numéros générés en trop.
Exemple 1 : Périodique mensuel (12 numéros par an)
Modèle : Mensuel 12 n°
Périodicité : Tous les N mois
Toutes les N périodes : 1
Parution le 2 de chaque mois
Résultat : Flora génère 1 fascicule par mois
Périodique mensuel
Exemple 2 : Périodique bimestriel
Modèle : Bimestriel
Périodicité : Tous les N mois
Toutes les N périodes : 2
Résultat : Flora génère 1 fascicule tous les 2 mois
Périodique bimestriel
Exemple 3 : Périodique hebdomadaire
Modèle : Hebdomadaire
Parution le : Mardi
Résultat : Flora génère 1 fascicule par semaine
Périodique hebdomadaire
Gérer les dates exclues
Dans Flora, le champ Dates exclues permet de définir les périodes pendant lesquelles aucun fascicule ne doit être généré, même si la périodicité le prévoit.
Ce paramétrage est particulièrement utile pour les périodiques dont la parution est interrompue à certaines périodes (jours fixes, mois complets, jours fériés…).
Pour renseigner ce champ :
Cliquer sur l’icône calendrier située à côté du champ Dates exclues.
L’assistant de sélection des dates exclues s’ouvre.
Cet assistant permet de définir les exclusions selon plusieurs modalités :
Mois
Plages de jours
Jours de la semaine
Périodes précises
Accéder à l'assistant de sélection des dates exclues
Exemple d’un journal quotidien qui :
ne paraît pas le dimanche
ne parait pas pendant les vacances scolaires entre le 20 octobre et le 2 novembre
ne paraît pas certains jours fériés : 1er mai et le jour de Noël
ne paraît pas au mois d’août.
Dans l’assistant :
Onglet Jours de la semaine → cocher Dimanche
Onglet Plages de jours → ajouter du 20 octobre au 2 novembre
Onglet Périodes précises → ajouter :
01/05 (Fête du travail)
25/12 (Noël)
Onglet Mois → cocher Août
Flora générera :
un fascicule chaque jour selon la périodicité choisie sauf :
les dimanches
entre le 20 octobre et le 2 novembre
les jours fériés définis
tout le mois d’août
Assistant de sélection des dates
Gérer la numérotation des fascicules
La numérotation est définie dans la section Préparation de la numérotation.
Les champs principaux sont :
N° 1er n°
Nb. n° par volume
N° 1er volume
Origine n° / volume
Style pour les n° (Arabe, Romain…)
Attention Le champ N° 1er n°, même s’il n’est pas obligatoire, est indispensable. Il définit le point de départ de la numérotation automatique lors du bulletinage.
Exemple 1 : Début de collection
Vous commencez un abonnement classique.
N° 1er n° : 1
Résultat : Flora génère : 1, 2, 3, 4…
Exemple 2 : Reprise en cours de collection
Vous recevez comme premier fascicule le numéro 50
N° 1er n° : 50
Flora génère : 50, 51, 52, 53…
Exemple 3 : Numérotation par volume
Un périodique fonctionne avec :
1 volume par an
12 numéros par volume
Vous recevez comme premier volume le numéro 10
Paramétrage :
N° 1er volume : 10
Nb. n° par volume : 12
N° 1er n° : 1
Résultat : Volume 10 → n°1 à 12 Volume 11 → n°1 à 12
Enregistrer la création de l'abonnement
Une fois l’ensemble des informations renseignées et vérifiées, cliquez sur l’icône Enregistrer (disquette) située en haut à gauche de la fenêtre.
Cette action permet de :
créer la notice d’abonnement ;
enregistrer les paramètres de périodicité, de numérotation et de bulletinage ;
rendre l’abonnement disponible pour les étapes suivantes de gestion des fascicules.
Enregistrer
Définir le calendrier de bulletinage
Le calendrier de bulletinage permet de définir les règles de parution d’un périodique afin que Flora puisse anticiper et générer automatiquement les fascicules attendus.
Construit à partir des informations renseignées dans l’abonnement (périodicité, numérotation, dates de parution, dates exclues, etc.), il constitue la référence utilisée par Flora pour assurer le suivi des réceptions.
Le calendrier de bulletinage est le lien entre l’abonnement et la gestion des fascicules. Un paramétrage rigoureux de la périodicité, de la numérotation et des dates exclues est indispensable pour garantir la génération correcte des numéros attendus.
Afficher le calendrier de bulletinage
Une fois la notice d’abonnement enregistrée, vous pouvez générer le calendrier de bulletinage.
Pour cela Cliquez sur l’icône Calendrier dans la barre d’outils.
Le calendrier est construit à partir des informations renseignées dans l’abonnement, notamment :
le modèle d’abonnement ;
la périodicité ;
la date de début d’abonnement ;
la date de parution du premier numéro ;
la numérotation des fascicules ;
les éventuelles dates exclues.
Le calendrier obtenu constitue la référence utilisée par Flora pour générer les fascicules attendus et assurer leur suivi lors du bulletinage.
Attention : vérifiez soigneusement les paramètres avant de générer le calendrier
Le calendrier de bulletinage est entièrement calculé à partir des informations saisies dans l’abonnement. Une erreur de paramétrage sera donc répercutée sur l'ensemble des fascicules générés.
Portez une attention particulière aux éléments suivants :
La périodicité doit correspondre au rythme réel de publication du périodique (mensuel, hebdomadaire, trimestriel, etc.).
Les dates exclues doivent être renseignées lorsque certaines périodes ne donnent lieu à aucune publication.
Le champ N° 1er n° doit être correctement renseigné, même s’il n’est pas obligatoire.
Le champ N° 1er n° est particulièrement important, car il détermine le point de départ de la numérotation automatique des fascicules.
Si ce champ est laissé vide ou mal renseigné, la numérotation générée lors du bulletinage risque d'être incorrecte et nécessitera des corrections manuelles ultérieures.
Afficher le calendrier de bulletinage
Exemple de calendrier de bulletinage généré par Flora
Naviguer dans le calendrier
Changer d'année
La zone Année située en haut du calendrier permet de consulter les prévisions pour différentes années.
Pour naviguer :
cliquer sur la flèche gauche pour afficher l'année précédente ;
cliquer sur la flèche droite pour afficher l'année suivante.
Consulter les mois de l'année
Sur la partie gauche de l'écran, des mini-calendriers mensuels permettent de visualiser rapidement les prévisions de parution.
Chaque miniature représente un mois de l'année.
Lorsqu'un fascicule est attendu à une date donnée, le jour concerné apparaît en rouge dans le calendrier.
Cette visualisation permet de repérer rapidement :
les dates de parution prévues ;
les périodes sans publication ;
les éventuelles anomalies de génération du calendrier.
Consulter les fascicules d'un mois
En sélectionnant un mois dans les mini-calendriers, la partie principale du calendrier affiche les fascicules prévus pour cette période.
Pour chaque fascicule, Flora affiche notamment :
le volume ;
le numéro ;
le type (standard, hors-série, supplément, etc.) ;
la date de publication.
Cette vue permet également d'accéder aux actions de gestion des fascicules (ajout, modification ou suppression) directement depuis le calendrier.
Insérer un fascicule non prévu
Même après la génération du calendrier de bulletinage, il est possible d'ajouter manuellement un fascicule non prévu.
Cette fonctionnalité est utile lorsque la publication ne suit pas exactement la périodicité définie dans l'abonnement.
L'ajout manuel d'un fascicule peut être nécessaire dans les situations suivantes :
publication d'un hors-série ;
publication d'un numéro spécial ;
parution exceptionnelle liée à un événement particulier ;
numéro supplémentaire publié en complément de la collection courante ;
erreur ou oubli dans le calendrier initial nécessitant l'ajout d'un fascicule.
Pour cela depuis le calendrier de bulletinage :
Cliquer sur le bouton +.
Une fenêtre de création de fascicule s'ouvre.
Compléter les informations du fascicule :
Volume
Numéro
Type
Date de parution
Date texte
Cliquer sur l'icône Enregistrer (disquette).
Le fascicule est alors créé et automatiquement inséré dans le calendrier de bulletinage.
Insérer un fascicule non prévu
Compléter les informations du fascicule
Fascicule ajouté au calendrier
Modifier un fascicule
Il est possible de modifier les informations d’un fascicule déjà présent dans le calendrier de bulletinage.
Cette fonctionnalité peut être utile lorsqu'il est nécessaire de corriger :
une erreur de numérotation ;
une date de parution incorrecte ;
le volume associé au fascicule ;
le type de fascicule (numéro standard, hors-série, supplément, etc.).
Pour cela :
Dans le calendrier de bulletinage, repérer le fascicule à modifier.
Cliquer sur l'icône Modifier (crayon) située sur la ligne du fascicule.
La fenêtre de modification du fascicule s'ouvre.
Mettre à jour les informations souhaitées :
Volume
Numéro
Type
Date de parution
Date texte
Cliquer sur l'icône Enregistrer (disquette).
Les modifications sont alors enregistrées et immédiatement répercutées dans le calendrier de bulletinage.
Modifier un fascicule
Fenêtre de modification
Supprimer un fascicule
Il est possible de supprimer un fascicule du calendrier de bulletinage lorsqu'il a été créé par erreur ou qu'il ne doit finalement pas être suivi.
Cette opération peut être utile dans les cas suivants :
fascicule généré à tort suite à un mauvais paramétrage de la périodicité ;
numéro exceptionnel finalement annulé par l'éditeur ;
doublon créé dans le calendrier ;
correction d'une erreur de génération.
Pour cela :
Dans le calendrier de bulletinage, repérer le fascicule à supprimer.
Cliquer sur l'icône Supprimer (croix) située sur la ligne du fascicule.
Confirmer la suppression.
Le fascicule est alors retiré du calendrier de bulletinage et ne sera plus proposé lors des opérations de réception.
Supprimer un fascicule
Supprimer plusieurs fascicules
Il est également possible de supprimer plusieurs fascicules en une seule opération.
Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsqu'un grand nombre de fascicules ont été générés à tort à la suite d'une erreur de paramétrage de la périodicité ou du calendrier.
Pour cela :
Dans le calendrier de bulletinage, cocher les fascicules à supprimer.
Cliquer sur le bouton Supprimer (croix) situé dans la barre d'outils en haut du calendrier.
Confirmer la suppression.
Tous les fascicules sélectionnés sont alors retirés du calendrier de bulletinage.
Supprimer plusieurs fascicules
Générer les fascicules
Une fois le calendrier de bulletinage vérifié et validé, il est nécessaire de générer les fascicules.
Cette opération permet à Flora de créer les fascicules attendus à partir des règles définies dans l'abonnement et le calendrier de bulletinage.
Les fascicules générés constituent la base de toutes les opérations de bulletinage : réception des numéros, suivi des retards, relances éventuelles et création automatique des notices de numéros de périodiques ou des exemplaires selon le paramétrage retenu.
Pour cela Cliquer sur l'icône Générer les fascicules (icône représentant une liste) dans la barre d'outils. Flora crée alors l'ensemble des fascicules prévus dans le calendrier.
La génération des fascicules est une étape indispensable avant de pouvoir utiliser les fonctionnalités de bulletinage.
