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Modifications pour le document Gestion avancée des périodiques

Modifié par Joséphine Ducruet le 2026/06/24 16:22
Depuis la version 13.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/06/01 14:58
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À la version 18.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2026/06/15 17:32
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -600,8 +600,286 @@
600 600  
601 601  [[Liste des numéros générés>>image:1780318671841-903.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
602 602  
603 -
603 +
604 += Bulletiner =
605 +
606 +Le **bulletinage** consiste à enregistrer la **réception effective des fascicules** attendus dans le cadre d'un abonnement. Il permet de suivre les parutions reçues, d'identifier les éventuels retards ou numéros manquants, et de maintenir à jour l'état de la collection.
607 +
608 +Dans Flora, le bulletinage s'appuie sur les **fascicules générés à partir du calendrier de bulletinage**. Chaque fascicule attendu peut ensuite être réceptionné individuellement au fur et à mesure de son arrivée.
609 +
610 +Cette étape permet :
611 +
612 +* de suivre les numéros reçus ;
613 +* d'identifier les fascicules manquants ;
614 +* de signaler les numéros non publiés ;
615 +* de préparer l'exemplarisation des fascicules.
616 +
617 +== Accéder aux fascicules à réceptionner ==
618 +
619 +Une fois les fascicules générés, ils deviennent disponibles dans l'écran de **Bulletinage** afin de suivre leur réception.
620 +
621 +Pour accéder à cet écran :
622 +
623 +1. Ouvrir le menu **Périodiques**.
624 +1. Sélectionner **Abonnement > Bulletinage**.
625 +
626 +L'écran de bulletinage permet de rechercher les fascicules attendus à partir de différents critères.
627 +
628 +[[Ecran de bulletinage>>image:1781529318452-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
629 +
630 +=== Rechercher par titre ===
631 +
632 +Le champ **Question** permet de rechercher un périodique par son titre.
633 +
634 +Saisissez tout ou partie du titre puis cliquez sur **Rechercher**.
635 +
636 +=== Rechercher par site ===
637 +
638 +Dans une base multi-sites, il est possible de limiter la recherche aux fascicules d'un ou plusieurs établissements.
639 +
640 +Le champ **Sites** permet de sélectionner les sites à prendre en compte dans la recherche.
641 +
642 +=== Rechercher par date de parution ===
643 +
644 +Les champs **Date parution prévue du** et **au** permettent de limiter la recherche à une période donnée.
645 +
646 +Cette recherche est particulièrement utile pour afficher uniquement les fascicules attendus sur une période précise.
647 +
648 +=== Filtrer selon l'état de réception ===
649 +
650 +La zone **État réception** permet d'afficher :
651 +
652 +* **Tous** : l'ensemble des fascicules ;
653 +* **À recevoir** : uniquement les fascicules non encore réceptionnés ;
654 +* **Lacunaire** : les fascicules indiqués comme manquants ; (% class="mark small" %)**(version 4.7 et ultérieures)**
655 +* **Reçu totalement** : les fascicules déjà réceptionnés ;
656 +* **Non paru** : les fascicules marqués comme non publiés.
657 +
658 +=== Consulter les résultats ===
659 +
660 +La liste des résultats affiche notamment :
661 +
662 +* le **titre du périodique** ;
663 +* le **volume** ;
664 +* le **numéro** ;
665 +* le **type** de fascicule ;
666 +* la **date de parution prévue** ;
667 +* les informations de réception et de destination.
668 +
669 +Chaque ligne correspond à un fascicule attendu et donne accès aux différentes actions de bulletinage (réception, modification, consultation, exemplarisation, etc.).
670 +
671 +== Réceptionner les fascicules ==
672 +
673 +Lors du bulletinage, un fascicule peut se voir attribuer différents statuts :
674 +
675 +* **À recevoir** : le fascicule est attendu mais n'a pas encore été réceptionné.
676 +* **Reçu** : le fascicule a été réceptionné.
677 +* **Lacunaire**: le fascicule est considéré comme manquant.
678 +* **Non paru** : le numéro prévu n'a finalement pas été publié par l'éditeur.
679 +
680 +=== Réceptionner plusieurs fascicules ===
681 +
682 +La réception par lot permet de traiter simultanément plusieurs fascicules.
683 +
684 +Cette méthode est particulièrement adaptée lorsque plusieurs numéros sont reçus en même temps ou lorsqu'il est nécessaire de mettre à jour un grand nombre de fascicules.
685 +
686 +Après avoir effectué une recherche dans l'écran de bulletinage :
687 +
688 +1. Cocher les fascicules à traiter.
689 +1. Indiquer la quantité reçue
690 +1. Sélectionner l'action à appliquer à l'ensemble des fascicules sélectionnés.
691 +
692 +Les actions disponibles se situent dans la **barre d'outils située au-dessus de la liste des résultats.**
693 +
694 +|=(% style="width: 59px;" %)Icône|=(% style="width: 284px;" %)Action|=Description
695 +|(% style="width:59px" %)[[image:1781531200456-229.png||height="20" width="37"]]|(% style="width:284px" %)Visualiser la sélection|Visualiser les numéros attendus
696 +|(% style="width:59px" %)[[image:1781531243403-278.png||height="23" width="34"]]|(% style="width:284px" %)Recevoir|Marque les fascicules comme réceptionnés.
697 +|(% style="width:59px" %)[[image:1781531270525-863.png]]|(% style="width:284px" %)Annuler la réception|Retire le statut de réception et replace les fascicules à l'état « À recevoir ».
698 +|(% style="width:59px" %)[[image:1781531407058-859.png||height="27" width="27"]]|(% style="width:284px" %)Mettre en lacune|Indique que les fascicules sont considérés comme manquants.
699 +|(% style="width:59px" %)[[image:1781531495210-310.png]]|(% style="width:284px" %)Non paru|Indique que les fascicules n'ont finalement pas été publiés.
700 +
701 +[[Réceptionner plusieurs fascicules>>image:1781532326694-561.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
702 +
703 +=== Réceptionner un fascicule ===
704 +
705 +La réception unitaire permet de traiter individuellement un fascicule.
706 +
707 +Après avoir effectué une recherche dans l'écran de bulletinage :
708 +
709 +1. Repérer le fascicule concerné dans la liste des résultats.
710 +1. Indiquer la quantité reçue
711 +1. Utiliser l'action souhaitée parmi les icônes disponibles sur la ligne du fascicule.
712 +
713 +|=(% style="width: 59px;" %)Icône|=(% style="width: 284px;" %)Action|=Description
714 +|(% style="width:59px" %)[[image:1781531243403-278.png||height="23" width="34"]]|(% style="width:284px" %)Recevoir|Marque les fascicules comme réceptionnés.
715 +|(% style="width:59px" %)[[image:1781531270525-863.png]]|(% style="width:284px" %)Annuler la réception|Retire le statut de réception et replace les fascicules à l'état « À recevoir ».
716 +|(% style="width:59px" %)[[image:1781531407058-859.png||height="27" width="27"]]|(% style="width:284px" %)Mettre en lacune|Indique que les fascicules sont considérés comme manquants.
717 +
718 +[[Réceptionner un fascicule>>image:1781532462349-748.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
719 +
720 +=== Réceptionner et exemplariser un fascicule ===
721 +
722 +Lors de la réception d'un fascicule, il est possible de créer simultanément son **exemplaire**. Cette opération évite d'avoir à effectuer l'exemplarisation dans un second temps.
723 +
724 +Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque les fascicules sont traités individuellement à leur arrivée.
725 +
726 +1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
727 +1. Indiquer la quantité reçue
728 +1. Cliquer sur l'icône **Recevoir et exemplariser**.
729 +1. La fenêtre de création de l'exemplaire s'ouvre automatiquement.
730 +1. Compléter les informations de l'exemplaire.
731 +1. Enregistrer.
732 +
733 +Le fascicule est alors :
734 +
735 +* marqué comme **Reçu** ;
736 +* associé à une **notice exemplaire** créée dans Flora.
737 +
738 +[[Réceptionner et exemplariser>>image:1781532606707-360.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
739 +
740 +
741 +[[Création des exemplaires>>image:1781532680470-529.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
742 +
743 +== Gérer les fascicules ==
744 +
745 +Il est possible de corriger ou compléter les informations produites automatiquement. Ces opérations permettent notamment de prendre en compte des changements de numérotation, des erreurs de génération ou des publications exceptionnelles.
746 +
747 +=== Modifier la numérotation d'un fascicule ===
748 +
749 +1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
750 +1. Cliquer sur l'action **Modifier la numérotation**.
751 +1. Renseigner les nouvelles informations
752 +1. Enregistrer
753 +
754 +Lors de la modification, Flora permet de **répercuter automatiquement la nouvelle numérotation** sur les autres fascicules générés.
755 +
756 +Vous pouvez choisir de reporter la modification sur les **fascicules précédents** et/ou sur les **fascicules suivants. **Cette option est particulièrement utile lorsqu'une erreur de numérotation impacte plusieurs fascicules.
757 +
758 +[[Modifier la numérotation>>image:1781535378344-510.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
759 +
760 +
761 +[[Modifier et enregistrer la nouvelle numérotation>>image:1781535490287-717.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
762 +
763 +=== Modifier un fascicule attendu ===
764 +
765 +1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
766 +1. Sélectionner le fascicule à modifier.
767 +1. Cliquer sur l'action **Modifier.**
768 +1. Renseigner les nouvelles informations
769 +1. Enregistrer
770 +
771 +[[Modifier un fascicule>>image:1781535404968-858.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
772 +
773 +
774 +[[Enregistrer les modifications>>image:1781535549485-368.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
775 +
776 +=== Insérer un fascicule non prévu ===
777 +
778 +1. Cliquer sur l'action **Insérer un fascicule non prévu**.
779 +1. La fenêtre de création du fascicule s'ouvre.
780 +1. Compléter les informations demandées
781 +1. Enregistrer
782 +
783 +[[Insérer un numéro>>image:1781535416588-177.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
784 +
785 +
786 +[[Enregistrer le nouveau numéro>>image:1781535601112-515.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
787 +
788 +=== Consulter l'abonnement ===
789 +
790 +Depuis l'écran de **Bulletinage**, il est possible d'accéder directement à la **notice de l'abonnement** associé à un fascicule.
791 +
792 +1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
793 +1. Sur la ligne du fascicule, cliquer sur l'icône permettant d'ouvrir la **notice de l'abonnement**.
794 +1. La notice de l'abonnement s'affiche alors dans Flora.
795 +
796 +Une fois la consultation terminée, cliquez sur l'icône **Retour** (flèche) située dans la barre d'outils pour revenir à l'écran de bulletinage et poursuivre le traitement des fascicules.
797 +
798 +[[Consulter l'abonnement>>image:1781535427998-673.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
799 +
800 +[[Revenir sur le bulletinage>>image:1781535711578-532.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
801 +
802 +=== Consulter le périodique lié ===
803 +
804 +Depuis l'écran de **Bulletinage**, il est également possible d'accéder à un résumé de la **notice bibliographique du périodique** associé à un fascicule.
805 +
806 +1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
807 +1. Sur la ligne du fascicule, cliquer sur l'icône permettant d'ouvrir la **notice du périodique**.
808 +1. Une **nouvelle fenêtre** s'ouvre alors avec la notice bibliographique du périodique.
809 +
810 +[[Consulter le périodique lié>>image:1781535438421-414.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
811 +
812 +
813 +[[Résumé du périodique>>image:1781535766098-931.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
814 +
815 += Exemplariser =
816 +
817 +L'exemplarisation consiste à créer une **notice exemplaire** à partir d'un fascicule réceptionné. Cette opération permet de gérer le document physique conservé dans l'établissement, notamment sa localisation, son code-barres et ses modalités de communication.
818 +
819 +== Accéder aux fascicules à exemplariser ==
820 +
821 +(% class="box warningmessage" %)
822 +(((
823 +Les fascicules pouvant être exemplariser doivent avoir été préalablement **réceptionnés**.
604 604  )))
825 +
826 +1. Accéder au menu **Périodiques > Exemplarisation**.
827 +1. Renseigner les critères de recherche souhaités :
828 +1*. titre du périodique ;
829 +1*. période de réception ;
830 +1*. site ;
831 +1*. état d'exemplarisation.
832 +1. Cliquer sur **Rechercher**.
833 +
834 +La liste des fascicules réceptionnés et non encore exemplariser s'affiche alors à l'écran.
835 +
836 +[[Rechercher les fascicules à exemplariser>>image:1781537217439-937.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
837 +
838 +== Exemplariser les fascicules réceptionnés ==
839 +
840 +1. Sélectionner le ou les fascicules à traiter.
841 +1. Cliquer sur **Exemplariser**
842 +1. La fenêtre de création de l'exemplaire s'ouvre automatiquement.
843 +1. Compléter les informations de l'exemplaire.
844 +1*. **Code-barres : **Identifiant unique de l'exemplaire.
845 +1*. **État : **État physique ou disponibilité de l'exemplaire. Par défaut, un exemplaire nouvellement créé est indiqué comme **Disponible**.
846 +1*. **Date de fin d'interdiction de prêt**: Date jusqu'à laquelle le fascicule ne peut pas être emprunté. Ce champ est souvent utilisé pour les périodiques récents qui doivent rester consultables sur place pendant une période déterminée avant d'être prêtés.
847 +1*. **Type de communication : **Définit les modalités de consultation de l'exemplaire.
848 +1*. **Catégorie de prêt : **Règles de prêt applicables à l'exemplaire.
849 +1*. **Site : **Établissement ou bibliothèque auquel est rattaché l'exemplaire dans une base multi-sites.
850 +1*. **Localisation : **Emplacement physique de l'exemplaire au sein du site.
851 +1. Enregistrer.
852 +
853 +[[Exemplariser>>image:1781537243089-801.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
854 +
855 +[[Renseigner la notice exemplaire>>image:1781537268174-112.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
856 +
857 +
858 +(% class="box infomessage" %)
859 +(((
860 +**Bon à savoir**
861 +
862 +Le compteur affiché à gauche de la ligne d'exemplaire indique le **nombre d'exemplaires restant à créer** par rapport à la quantité réceptionnée lors du bulletinage.
863 +
864 +L'icône située à côté de ce compteur permet d'ajouter un nouvel exemplaire.
865 +
866 +**Exemple :**
867 +
868 +Si un fascicule a été réceptionné en **3 exemplaires** :
869 +
870 +* après la création du premier exemplaire, le compteur affiche **2** ;
871 +* après la création du deuxième exemplaire, le compteur affiche **1** ;
872 +* après la création du troisième exemplaire, le compteur affiche **0**.
873 +
874 +Lorsque le compteur affiche **0**, cela signifie que tous les exemplaires correspondant à la quantité réceptionnée ont été créés.
875 +
876 +**Si le compteur est supérieur à 0, certains exemplaires restent encore à créer pour ce fascicule.**
877 +
878 +[[Ajout d'exemplaires>>image:1781537462953-976.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
879 +
880 +[[Pas d'exemplaires supplémentaires à créer>>image:1781537483777-587.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
881 +)))
882 +)))
605 605  )))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
606 606  (((
607 607  {{toc depth="2" numbered="true"/}}
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