Principe de fonctionnement

Dans le cadre de la gestion avancée des périodiques (niveau 2), le fonctionnement repose sur un suivi automatisé des abonnements et des fascicules attendus.

La structure reste identique :

Périodique → Numéro de périodique → Article → Exemplaire

Cependant, les numéros de périodiques ne sont plus créés manuellement, mais générés automatiquement à partir d’un abonnement.

Le principe est le suivant :

1. créer la notice du périodique ;
2. créer un abonnement à partir de cette notice ;
3. définir un calendrier de bulletinage (périodicité, dates de parution) ;
4. générer automatiquement les fascicules attendus ;
5. enregistrer la réception des numéros au fil des parutions ;
6. créer les exemplaires lors de la réception ;
7. ajouter des articles si nécessaire.

Ce fonctionnement permet de :

• automatiser la création des numéros ;
• suivre précisément la réception des fascicules ;
• gérer les périodiques de manière continue dans le temps.

Créer une notice de périodique

1. Se positionner dans le menu Saisie.
2. Sélectionner une grille de saisie dédiée aux périodiques.
3. Compléter les champs bibliographiques.
4. Enregistrer la notice.

Gérer les abonnements

Dans le cadre de la gestion avancée des périodiques, l’abonnement permet de suivre la réception des numéros d’un périodique sur une période donnée.

L’abonnement permet de définir :

• la période de souscription (dates de début et de fin) ;
• la périodicité du périodique ;
• les informations liées au fournisseur ;
• les modalités de réception des fascicules.

Il constitue la base du bulletinage et de la génération des numéros attendus.

Création d'un abonnement

Créer un abonnement

1. Ouvrir la notice du périodique concerné.
2. Cliquez sur Créer abonnement

Choisir le modèle d'abonnement

1. Choisir un modèle d’abonnement correspondant à la périodicité du périodique.
2. Valider

Le choix du modèle d’abonnement est essentiel : il détermine la périodicité, le nombre de fascicules générés et le calendrier de bulletinage.

Dans Flora, plusieurs modèles sont disponibles, par exemple :

• Sans modèle
• Annuel (1 n°)
• Bimensuel
• Bimestriel
• Hebdomadaire (différentes variantes, ex : mardi, fréquence sur 2 ans)
• Irrégulier (1 ou 2 numéros par an)
• Mensuel (12 n°, 11 n° hors août, variantes avec volumes)
• Quotidien (avec ou sans dimanche)
• Semestriel
• Trimestriel
• Plusieurs fois par mois (ex : 3 fois par mois, tous les 2 ou 3 jours)

Il est important de choisir le modèle le plus proche de la périodicité réelle du périodique, car il conditionne la génération automatique des numéros attendus et le bon suivi de la réception.

Une mauvaise sélection peut entraîner des écarts dans le calendrier de bulletinage (numéros manquants ou en trop).

Renseigner les champs obligatoires

Lors de la création de l’abonnement, les champs obligatoires apparaissent en rouge dans la grille de saisie.

Informations générales

• Titre
  Correspond au titre du périodique concerné par l’abonnement (repris automatiquement).
• Sous-type
  Indique le mode d’acquisition du périodique (achat, don, échange…).

Gestion multisite

• Site émetteur
  Correspond au site qui gère l’abonnement.
• Site destinataire
  Désigne le site destinataire de l’abonnement (peut être identique à l’émetteur).
• Site de livraison
  Indique le site où les fascicules seront livrés.

Commande

• Abon. cdes
  Nombre d’abonnements commandés pour ce périodique.
• Prix unitaire HT (devise achat)
  Correspond au coût d’un abonnement (utile pour le suivi budgétaire)

Durée de l’abonnement

• Date début abonnement
  Date de début de la période d’abonnement.

Périodicité et langue

• Périodicité
  Définit le rythme de parution (ex : tous les mois, tous les X mois…).
• Langue
  Indique la langue de l'abonnement.

Préparation de la numérotation

• Rang du premier fascicule

  Position du fascicule dans la séquence générée par Flora.

Préparation du calendrier de bulletinage

• Date de parution du 1er numéro
  Date de publication du premier fascicule attendu.
• Type date texte
  Définit la forme d’affichage des dates (ex : mois, date complète…).

Génération et gestion des fascicules

• Générer fascicules
  Permet d’indiquer si les fascicules doivent être générés automatiquement.
• Créer n° périodique
  Indique si Flora doit créer automatiquement les notices de numéros de périodiques.
• Créer exemplaire
  Indique si Flora doit créer automatiquement les exemplaires lors de la réception.

Gestion administrative

• Gestion facture
  Permet d’activer ou non le suivi de la facturation.
• Gérer renouvellement
  Indique si l’abonnement doit être renouvelé automatiquement ou non.

Suivi fournisseur

• Délai fournisseur
  Délai estimé (en jours) de réception après publication.
• Délai 1ère relance
  Délai avant première relance fournisseur en cas de non-réception.
• Délai 2ème relance
  Délai avant deuxième relance.
• Délai 3ème relance
  Délai avant troisième relance.

Bien gérer la périodicité

Dans Flora, la périodicité est définie à partir :

• du modèle d’abonnement choisi ;
• du champ Périodicité (ex : Tous les N mois) ;
• des champs associés :
  • Toutes les N périodes
  • Parution le

Ces champs permettent de déterminer le rythme de génération des fascicules.

Exemple 1 : Périodique mensuel (12 numéros par an)

• Modèle : Mensuel 12 n°
• Périodicité : Tous les N mois
• Toutes les N périodes : 1
• Parution le 2 de chaque mois

Résultat :
Flora génère 1 fascicule par mois

Exemple 2 : Périodique bimestriel

• Modèle : Bimestriel
• Périodicité : Tous les N mois
• Toutes les N périodes : 2

Résultat :
Flora génère 1 fascicule tous les 2 mois

Exemple 3 : Périodique hebdomadaire

• Modèle : Hebdomadaire
• Parution le : Mardi

Résultat :
Flora génère 1 fascicule par semaine

Gérer les dates exclues

Dans Flora, le champ Dates exclues permet de définir les périodes pendant lesquelles aucun fascicule ne doit être généré, même si la périodicité le prévoit.

Ce paramétrage est particulièrement utile pour les périodiques dont la parution est interrompue à certaines périodes (jours fixes, mois complets, jours fériés…).

Pour renseigner ce champ :

1. Cliquer sur l’icône calendrier située à côté du champ Dates exclues.
2. L’assistant de sélection des dates exclues s’ouvre.

Cet assistant permet de définir les exclusions selon plusieurs modalités :

• Mois
• Plages de jours
• Jours de la semaine
• Périodes précises

Exemple d’un journal quotidien qui :

• ne paraît pas le dimanche
• ne parait pas pendant les vacances scolaires entre le 20 octobre et le 2 novembre
• ne paraît pas certains jours fériés : 1er mai et le jour de Noël
• ne paraît pas au mois d’août.

Dans l’assistant :

• Onglet Jours de la semaine
  → cocher Dimanche
• Onglet Plages de jours
  → ajouter du 20 octobre au 2 novembre
•  Onglet Périodes précises
  → ajouter :
  • 01/05 (Fête du travail)
  • 25/12 (Noël)
• Onglet Mois
  → cocher Août

Flora générera :

• un fascicule chaque jour selon la périodicité choisie sauf :
• les dimanches
• entre le 20 octobre et le 2 novembre
• les jours fériés définis
• tout le mois d’août

Gérer la numérotation des fascicules

La numérotation est définie dans la section Préparation de la numérotation.

Les champs principaux sont :

• N° 1er n°
• Nb. n° par volume
• N° 1er volume
• Origine n° / volume
• Style pour les n° (Arabe, Romain…)

Exemple 1 : Début de collection

Vous commencez un abonnement classique.

• N° 1er n° : 1

Résultat :
Flora génère : 1, 2, 3, 4…

Exemple 2 : Reprise en cours de collection

Vous recevez comme premier fascicule le numéro 50

• N° 1er n° : 50

Flora génère : 50, 51, 52, 53…

Exemple 3 : Numérotation par volume

Un périodique fonctionne avec :

• 1 volume par an
• 12 numéros par volume

Vous recevez comme premier volume le numéro 10

Paramétrage :

• N° 1er volume : 10
• Nb. n° par volume : 12
• N° 1er n° : 1

Résultat :
Volume 10 → n°1 à 12
Volume 11 → n°1 à 12

Enregistrer la création de l'abonnement

Une fois l’ensemble des informations renseignées et vérifiées, cliquez sur l’icône Enregistrer (disquette) située en haut à gauche de la fenêtre.

Cette action permet de :

• créer la notice d’abonnement ;
• enregistrer les paramètres de périodicité, de numérotation et de bulletinage ;
• rendre l’abonnement disponible pour les étapes suivantes de gestion des fascicules.

Définir le calendrier de bulletinage

Le calendrier de bulletinage permet de définir les règles de parution d’un périodique afin que Flora puisse anticiper et générer automatiquement les fascicules attendus.

Construit à partir des informations renseignées dans l’abonnement (périodicité, numérotation, dates de parution, dates exclues, etc.), il constitue la référence utilisée par Flora pour assurer le suivi des réceptions.

Afficher le calendrier de bulletinage

Une fois la notice d’abonnement enregistrée, vous pouvez générer le calendrier de bulletinage.

Pour cela Cliquez sur l’icône Calendrier dans la barre d’outils.

Le calendrier est construit à partir des informations renseignées dans l’abonnement, notamment :

• le modèle d’abonnement ;
• la périodicité ;
• la date de début d’abonnement ;
• la date de parution du premier numéro ;
• la numérotation des fascicules ;
• les éventuelles dates exclues.

Le calendrier obtenu constitue la référence utilisée par Flora pour générer les fascicules attendus et assurer leur suivi lors du bulletinage.

Naviguer dans le calendrier

Changer d'année

La zone Année située en haut du calendrier permet de consulter les prévisions pour différentes années.

Pour naviguer :

• cliquer sur la flèche gauche pour afficher l'année précédente ;
• cliquer sur la flèche droite pour afficher l'année suivante.

Consulter les mois de l'année

Sur la partie gauche de l'écran, des mini-calendriers mensuels permettent de visualiser rapidement les prévisions de parution.

Chaque miniature représente un mois de l'année.

Lorsqu'un fascicule est attendu à une date donnée, le jour concerné apparaît en rouge dans le calendrier.

Cette visualisation permet de repérer rapidement :

• les dates de parution prévues ;
• les périodes sans publication ;
• les éventuelles anomalies de génération du calendrier.

Consulter les fascicules d'un mois

En sélectionnant un mois dans les mini-calendriers, la partie principale du calendrier affiche les fascicules prévus pour cette période.

Pour chaque fascicule, Flora affiche notamment :

• le volume ;
• le numéro ;
• le type (standard, hors-série, supplément, etc.) ;
• la date de publication.

Cette vue permet également d'accéder aux actions de gestion des fascicules (ajout, modification ou suppression) directement depuis le calendrier.

Insérer un fascicule non prévu

Même après la génération du calendrier de bulletinage, il est possible d'ajouter manuellement un fascicule non prévu.

Cette fonctionnalité est utile lorsque la publication ne suit pas exactement la périodicité définie dans l'abonnement.

L'ajout manuel d'un fascicule peut être nécessaire dans les situations suivantes :

• publication d'un hors-série ;
• publication d'un numéro spécial ;
• parution exceptionnelle liée à un événement particulier ;
• numéro supplémentaire publié en complément de la collection courante ;
• erreur ou oubli dans le calendrier initial nécessitant l'ajout d'un fascicule.

Pour cela depuis le calendrier de bulletinage :

1. Cliquer sur le bouton +.
2. Une fenêtre de création de fascicule s'ouvre.
3. Compléter les informations du fascicule :
   • Volume
   • Numéro
   • Type
   • Date de parution
   • Date texte
4. Cliquer sur l'icône Enregistrer (disquette).

Le fascicule est alors créé et automatiquement inséré dans le calendrier de bulletinage.

Modifier un fascicule

Il est possible de modifier les informations d’un fascicule déjà présent dans le calendrier de bulletinage.

Cette fonctionnalité peut être utile lorsqu'il est nécessaire de corriger :

• une erreur de numérotation ;
• une date de parution incorrecte ;
• le volume associé au fascicule ;
• le type de fascicule (numéro standard, hors-série, supplément, etc.).

Pour cela :

1. Dans le calendrier de bulletinage, repérer le fascicule à modifier.
2. Cliquer sur l'icône Modifier (crayon) située sur la ligne du fascicule.
3. La fenêtre de modification du fascicule s'ouvre.
4. Mettre à jour les informations souhaitées :
   • Volume
   • Numéro
   • Type
   • Date de parution
   • Date texte
5. Cliquer sur l'icône Enregistrer (disquette).

Les modifications sont alors enregistrées et immédiatement répercutées dans le calendrier de bulletinage.

Supprimer un fascicule

Il est possible de supprimer un fascicule du calendrier de bulletinage lorsqu'il a été créé par erreur ou qu'il ne doit finalement pas être suivi.

Cette opération peut être utile dans les cas suivants :

• fascicule généré à tort suite à un mauvais paramétrage de la périodicité ;
• numéro exceptionnel finalement annulé par l'éditeur ;
• doublon créé dans le calendrier ;
• correction d'une erreur de génération.

Pour cela :

1. Dans le calendrier de bulletinage, repérer le fascicule à supprimer.
2. Cliquer sur l'icône Supprimer (croix) située sur la ligne du fascicule.
3. Confirmer la suppression.

Le fascicule est alors retiré du calendrier de bulletinage et ne sera plus proposé lors des opérations de réception.

Supprimer plusieurs fascicules

Il est également possible de supprimer plusieurs fascicules en une seule opération.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsqu'un grand nombre de fascicules ont été générés à tort à la suite d'une erreur de paramétrage de la périodicité ou du calendrier.

Pour cela :

1. Dans le calendrier de bulletinage, cocher les fascicules à supprimer.
2. Cliquer sur le bouton Supprimer (croix) situé dans la barre d'outils en haut du calendrier.
3. Confirmer la suppression.

Tous les fascicules sélectionnés sont alors retirés du calendrier de bulletinage.

Générer les fascicules

Une fois le calendrier de bulletinage vérifié et validé, il est nécessaire de générer les fascicules.

Cette opération permet à Flora de créer les fascicules attendus à partir des règles définies dans l'abonnement et le calendrier de bulletinage.

Les fascicules générés constituent la base de toutes les opérations de bulletinage : réception des numéros, suivi des retards, relances éventuelles et création automatique des notices de numéros de périodiques ou des exemplaires selon le paramétrage retenu.

Pour cela Cliquer sur l'icône Générer les fascicules (icône représentant une liste) dans la barre d'outils. Flora crée alors l'ensemble des fascicules prévus dans le calendrier.

Bulletiner

Le bulletinage consiste à enregistrer la réception effective des fascicules attendus dans le cadre d'un abonnement. Il permet de suivre les parutions reçues, d'identifier les éventuels retards ou numéros manquants, et de maintenir à jour l'état de la collection.

Dans Flora, le bulletinage s'appuie sur les fascicules générés à partir du calendrier de bulletinage. Chaque fascicule attendu peut ensuite être réceptionné individuellement au fur et à mesure de son arrivée.

Cette étape permet :

• de suivre les numéros reçus ;
• d'identifier les fascicules manquants ;
• de signaler les numéros non publiés ;
• de préparer l'exemplarisation des fascicules.

Accéder aux fascicules à réceptionner

Une fois les fascicules générés, ils deviennent disponibles dans l'écran de Bulletinage afin de suivre leur réception.

Pour accéder à cet écran :

1. Ouvrir le menu Périodiques.
2. Sélectionner Abonnement > Bulletinage.

L'écran de bulletinage permet de rechercher les fascicules attendus à partir de différents critères.

Rechercher par titre

Le champ Question permet de rechercher un périodique par son titre.

Saisissez tout ou partie du titre puis cliquez sur Rechercher.

Rechercher par site

Dans une base multi-sites, il est possible de limiter la recherche aux fascicules d'un ou plusieurs établissements.

Le champ Sites permet de sélectionner les sites à prendre en compte dans la recherche.

Rechercher par date de parution

Les champs Date parution prévue du et au permettent de limiter la recherche à une période donnée.

Cette recherche est particulièrement utile pour afficher uniquement les fascicules attendus sur une période précise.

Filtrer selon l'état de réception

La zone État réception permet d'afficher :

• Tous : l'ensemble des fascicules ;
• À recevoir : uniquement les fascicules non encore réceptionnés ;
• Lacunaire : les fascicules indiqués comme manquants ; (version 4.7 et ultérieures)
• Reçu totalement : les fascicules déjà réceptionnés ;
• Non paru : les fascicules marqués comme non publiés.

Consulter les résultats

La liste des résultats affiche notamment :

• le titre du périodique ;
• le volume ;
• le numéro ;
• le type de fascicule ;
• la date de parution prévue ;
• les informations de réception et de destination.

Chaque ligne correspond à un fascicule attendu et donne accès aux différentes actions de bulletinage (réception, modification, consultation, exemplarisation, etc.).

Réceptionner les fascicules

Lors du bulletinage, un fascicule peut se voir attribuer différents statuts :

• À recevoir : le fascicule est attendu mais n'a pas encore été réceptionné.
• Reçu : le fascicule a été réceptionné.
• Lacunaire: le fascicule est considéré comme manquant.
• Non paru : le numéro prévu n'a finalement pas été publié par l'éditeur.

Réceptionner plusieurs fascicules

La réception par lot permet de traiter simultanément plusieurs fascicules.

Cette méthode est particulièrement adaptée lorsque plusieurs numéros sont reçus en même temps ou lorsqu'il est nécessaire de mettre à jour un grand nombre de fascicules.

Après avoir effectué une recherche dans l'écran de bulletinage :

1. Cocher les fascicules à traiter.
2. Indiquer la quantité reçue
3. Sélectionner l'action à appliquer à l'ensemble des fascicules sélectionnés.

Les actions disponibles se situent dans la barre d'outils située au-dessus de la liste des résultats.

Icône	Action	Description
	Visualiser la sélection	Visualiser les numéros attendus
	Recevoir	Marque les fascicules comme réceptionnés.
	Annuler la réception	Retire le statut de réception et replace les fascicules à l'état « À recevoir ».
	Mettre en lacune	Indique que les fascicules sont considérés comme manquants.
	Non paru	Indique que les fascicules n'ont finalement pas été publiés.

Réceptionner un fascicule

La réception unitaire permet de traiter individuellement un fascicule.

Après avoir effectué une recherche dans l'écran de bulletinage :

1. Repérer le fascicule concerné dans la liste des résultats.
2. Indiquer la quantité reçue
3. Utiliser l'action souhaitée parmi les icônes disponibles sur la ligne du fascicule.

Icône	Action	Description
	Recevoir	Marque les fascicules comme réceptionnés.
	Annuler la réception	Retire le statut de réception et replace les fascicules à l'état « À recevoir ».
	Mettre en lacune	Indique que les fascicules sont considérés comme manquants.

Réceptionner et exemplariser un fascicule

Lors de la réception d'un fascicule, il est possible de créer simultanément son exemplaire. Cette opération évite d'avoir à effectuer l'exemplarisation dans un second temps.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque les fascicules sont traités individuellement à leur arrivée.

1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
2. Indiquer la quantité reçue
3. Cliquer sur l'icône Recevoir et exemplariser.
4. La fenêtre de création de l'exemplaire s'ouvre automatiquement.
5. Compléter les informations de l'exemplaire.
6. Enregistrer.

Le fascicule est alors :

• marqué comme Reçu ;
• associé à une notice exemplaire créée dans Flora.

Gérer les fascicules

Il est possible de corriger ou compléter les informations produites automatiquement. Ces opérations permettent notamment de prendre en compte des changements de numérotation, des erreurs de génération ou des publications exceptionnelles.

Modifier la numérotation d'un fascicule

1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
2. Cliquer sur l'action Modifier la numérotation.
3. Renseigner les nouvelles informations
4. Enregistrer

Lors de la modification, Flora permet de répercuter automatiquement la nouvelle numérotation sur les autres fascicules générés.

Vous pouvez choisir de reporter la modification sur les fascicules précédents et/ou sur les fascicules suivants. Cette option est particulièrement utile lorsqu'une erreur de numérotation impacte plusieurs fascicules.

Modifier un fascicule attendu

1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
2. Sélectionner le fascicule à modifier.
3. Cliquer sur l'action Modifier.
4. Renseigner les nouvelles informations
5. Enregistrer

Insérer un fascicule non prévu

1. Cliquer sur l'action Insérer un fascicule non prévu.
2. La fenêtre de création du fascicule s'ouvre.
3. Compléter les informations demandées
4. Enregistrer

Consulter l'abonnement

Depuis l'écran de Bulletinage, il est possible d'accéder directement à la notice de l'abonnement associé à un fascicule.

1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
2. Sur la ligne du fascicule, cliquer sur l'icône permettant d'ouvrir la notice de l'abonnement.
3. La notice de l'abonnement s'affiche alors dans Flora.

Une fois la consultation terminée, cliquez sur l'icône Retour (flèche) située dans la barre d'outils pour revenir à l'écran de bulletinage et poursuivre le traitement des fascicules.

Consulter le périodique lié

Depuis l'écran de Bulletinage, il est également possible d'accéder à un résumé de la notice bibliographique du périodique associé à un fascicule.

1. Rechercher le fascicule concerné dans l'écran de bulletinage.
2. Sur la ligne du fascicule, cliquer sur l'icône permettant d'ouvrir la notice du périodique.
3. Une nouvelle fenêtre s'ouvre alors avec la notice bibliographique du périodique.

Exemplariser

L'exemplarisation consiste à créer une notice exemplaire à partir d'un fascicule réceptionné. Cette opération permet de gérer le document physique conservé dans l'établissement, notamment sa localisation, son code-barres et ses modalités de communication.

Accéder aux fascicules à exemplariser

1. Accéder au menu Périodiques > Exemplarisation.
2. Renseigner les critères de recherche souhaités :
   • titre du périodique ;
   • période de réception ;
   • site ;
   • état d'exemplarisation.
3. Cliquer sur Rechercher.

La liste des fascicules réceptionnés et non encore exemplariser s'affiche alors à l'écran.

Exemplariser les fascicules réceptionnés

1. Sélectionner le ou les fascicules à traiter.
2. Cliquer sur Exemplariser
3. La fenêtre de création de l'exemplaire s'ouvre automatiquement.
4. Compléter les informations de l'exemplaire.
   • Code-barres : Identifiant unique de l'exemplaire.
   • État : État physique ou disponibilité de l'exemplaire. Par défaut, un exemplaire nouvellement créé est indiqué comme Disponible.
   • Date de fin d'interdiction de prêt: Date jusqu'à laquelle le fascicule ne peut pas être emprunté. Ce champ est souvent utilisé pour les périodiques récents qui doivent rester consultables sur place pendant une période déterminée avant d'être prêtés.
   • Type de communication : Définit les modalités de consultation de l'exemplaire.
   • Catégorie de prêt : Règles de prêt applicables à l'exemplaire.
   • Site : Établissement ou bibliothèque auquel est rattaché l'exemplaire dans une base multi-sites.
   • Localisation : Emplacement physique de l'exemplaire au sein du site.
5. Enregistrer.

Bon à savoir

Le compteur affiché à gauche de la ligne d'exemplaire indique le nombre d'exemplaires restant à créer par rapport à la quantité réceptionnée lors du bulletinage.

L'icône située à côté de ce compteur permet d'ajouter un nouvel exemplaire.

Exemple :

Si un fascicule a été réceptionné en 3 exemplaires :

• après la création du premier exemplaire, le compteur affiche 2 ;
• après la création du deuxième exemplaire, le compteur affiche 1 ;
• après la création du troisième exemplaire, le compteur affiche 0.

Lorsque le compteur affiche 0, cela signifie que tous les exemplaires correspondant à la quantité réceptionnée ont été créés.

Si le compteur est supérieur à 0, certains exemplaires restent encore à créer pour ce fascicule.