Modification de Produire les documents contractuels et logistiques (mode wiki)

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Titre

Contenu

(% class="mark small" %)** Version 4.5.19 et ultérieures**

|(% style="width:840px" %)(((
(% class="box" %)
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Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.

Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
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= Générer les documents à partir d'un évènement =

== Éditer la liste d'œuvres ==

La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.

Elle permet de :

* **fournir une vue d’ensemble** des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
* **servir de pièce de travail ou de validation** avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
* **partager une liste **claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
* **préparer en amont les opérations logistiques** (mouvements, assurances, scénographie).

Procédure :

* Ouvrir la notice de l’évènement.
* Cliquer sur l’icône **Modèles de publication** dans la barre d’outils.
* Sélectionner le modèle //Liste d’œuvres//.

Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).

[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[//Choix du modèle Liste d'oeuvres//>>image:1757687663472-386.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Éditer le book ==

Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.

**Procédure :**

1. Ouvrir la notice de l’évènement.
1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
1. Sélectionner le modèle //Book//.

Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).

[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[//Choix du modèle Book//>>image:1757687623358-993.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Éditer la fiche de prêt ==

La **fiche de prêt** est un **document officiel** qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.

Flora permet de **gagner du temps** en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.

**Procédure :**

1. Ouvrir la notice de l’évènement.
1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
1. Sélectionner le modèle //Fiche de prêt//.

Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).

[[//Icône des modèles de publication//>>image:1756713093052-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[//Choix du modèle Fiche de prêts //>>image:1756713114565-120.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Éditer l'arrêté de dépôt ==

L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.

Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.

**Procédure :**

1. Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
1. Sélectionner le modèle //Arrêté de dépôt//.

Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.

[[//Icône des modèles de publication//>>image:1747924126717-121.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[//Choix du modèle Dépôt - arrêté //>>image:1747924150734-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Générer les documents à partir d'un mouvement =

== Exporter les listes de colisage ==

(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**

Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.

Depuis l’onglet **Mouvements** d’un évènement, il est possible d’exporter :

* les **œuvres** ;
* les **colis liés aux œuvres** ;
* les **matériels liés aux œuvres** ;
* les **colis et matériels liés aux œuvres**.

**Procédure :**

1. Ouvrir la notice de l’évènement.
1. Aller dans l’onglet **Mouvements**.
1. Repérer le mouvement souhaité.
1. Cliquer sur **Exporter**.
1. Choisir la liste à générer.

(% class="box successmessage" %)
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**Remarque**

//un bien refusé dans l’évènement n’apparaît pas dans les listes de colisage.//
)))

[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Éditer un bordereau de transport ==

Le bordereau de transport accompagne physiquement les œuvres lors du déplacement. Il constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.

Il mentionne :

* les biens transportés,
* les lieux de départ et d’arrivée,
* le transporteur,
* les informations nécessaires à la traçabilité.

**Procédure :**

1. Ouvrir la notice du mouvement.
1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
1. Sélectionner le modèle //Bordereau de transport//.

Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).

[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757326899274-162.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[//Choix du modèle Bordereau de transport//>>image:1757326958715-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Éditer des étiquettes de transport ==

Les étiquettes permettent d’identifier chaque bien ou colis lors d’un déplacement.

Elles facilitent la manipulation et complètent le bordereau comme repères visuels.

Elles permettent de :

* associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
* indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
* faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.

Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.

**Procédure :**

1. Ouvrir la notice du mouvement.
1. Cliquer sur l’icône **Modèles de publication**.
1. Sélectionner le modèle //Étiquettes//.

[[//Icône des modèles de publication//>>image:1757327074860-898.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

[[//Choix du modèle Étiquette//>>image:1757327093874-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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)))|(% style="width:300px" %)(((
(% class="box" %)
(((
**Sommaire**

{{toc depth="2" numbered="true"/}}
)))

(% class="box" %)
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**Aller plus loin**

* [[Générer des documents>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Générer des documents.WebHome||target="_blank"]]
* [[Étapes essentielles de gestion d'un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome||target="_blank"]]
* [[Gérer les prêts >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
* [[Gérer les dépôts sortants>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Gérer les dépôts.WebHome||target="_blank"]]
* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
* [[Créer et gérer les modèles de publication>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome||target="_blank"]]
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(% class="box" %)
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**Icônes principales**

* [[image:1756468162578-173.png]] Éditer des modèles de publication
 
* [[image:1757685436702-100.png]] Exporter les listes de colisage
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