Fiches de prêt, books, listes d’œuvres, arrêtés de dépôt, listes de colisage, bordereaux ou étiquettes : autant de documents indispensables pour encadrer juridiquement les opérations et assurer le suivi logistique.
Avec Flora, toutes ces éditions s’appuient directement sur les informations saisies dans les notices de biens, d’évènements, de mouvements, de colisage et de matériel scénographique. Il n’est donc plus nécessaire de ressaisir les données : les documents sont générés automatiquement, puis personnalisables (logo, mise en page, mentions légales) pour s’adapter à l’identité de l’institution.
Générer les documents à partir d'un évènement
Éditer la liste d'œuvres
La liste d’œuvres rassemble tous les biens rattachés à l’évènement.
Elle permet de :
- fournir une vue d’ensemble des objets sélectionnés (numéro d’inventaire, intitulé, caractéristiques principales) ;
- servir de pièce de travail ou de validation avant finalisation des prêts, dépôts ou expositions ;
- partager une liste claire avec les équipes internes, les partenaires ou les organisateurs ;
- préparer en amont les opérations logistiques (mouvements, assurances, scénographie).
Procédure :
- Ouvrir la notice de l’évènement.
- Cliquer sur l’icône Modèles de publication dans la barre d’outils.
- Sélectionner le modèle Liste d’œuvres.
Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
Icône des modèles de publication
Choix du modèle Liste d'oeuvres
Éditer le book
Le book présente les biens liés à l’évènement sous forme de catalogue illustré, incluant visuels, informations descriptives et données administratives.
Procédure :
- Ouvrir la notice de l’évènement.
- Cliquer sur l’icône Modèles de publication.
- Sélectionner le modèle Book.
Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
Icône des modèles de publication
Choix du modèle Book
Éditer la fiche de prêt
La fiche de prêt est un document officiel qui accompagne toute mise à disposition d’un objet. Elle formalise les conditions du prêt et constitue une pièce contractuelle indispensable dans le dossier administratif.
Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement la fiche de prêt à partir des informations saisies dans la notice évènement, sans avoir à ressaisir les données dans un document externe.
Procédure :
- Ouvrir la notice de l’évènement.
- Cliquer sur l’icône Modèles de publication.
- Sélectionner le modèle Fiche de prêt.
Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution (logo, mise en page, mentions légales obligatoires).
Icône des modèles de publication
Choix du modèle Fiche de prêts
Éditer l'arrêté de dépôt
L’arrêté de dépôt accompagne toute mise en dépôt d’un objet. Il définit les conditions de dépôt (bénéficiaire, durée, clauses particulières) et revêt un caractère réglementaire.
Flora permet de gagner du temps en générant automatiquement l’arrêté de dépôt à partir des informations saisies dans la notice de l’évènement, évitant ainsi toute ressaisie dans un document externe.
Procédure :
- Ouvrir la notice de l’évènement de dépôt.
- Cliquer sur l’icône Modèles de publication.
- Sélectionner le modèle Arrêté de dépôt.
Le modèle peut être personnalisé selon les besoins de l’institution : ajout du logo, adaptation de la mise en page, intégration des mentions légales obligatoires.
Icône des modèles de publication
Choix du modèle Dépôt - arrêté
Générer les documents à partir d'un mouvement
Exporter les listes de colisage
Version 4.5.29 et ultérieures
Les listes de colisage sont essentielles pour le suivi et la traçabilité : elles peuvent être remises aux transporteurs, utilisées pour les assurances ou partagées avec les partenaires.
Depuis l’onglet Mouvements d’un évènement, il est possible d’exporter :
- les œuvres ;
- les colis liés aux œuvres ;
- les matériels liés aux œuvres ;
- les colis et matériels liés aux œuvres.
Procédure :
- Ouvrir la notice de l’évènement.
- Aller dans l’onglet Mouvements.
- Repérer le mouvement souhaité.
- Cliquer sur Exporter.
- Choisir la liste à générer.
Remarque
un bien refusé dans l’évènement n’apparaît pas dans les listes de colisage.
Exporter les listes de colisage
Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement
Éditer un bordereau de transport
Le bordereau de transport accompagne physiquement les œuvres lors du déplacement. Il constitue une preuve administrative et logistique qui doit être remis au transporteur et archivé par le musée.
Il mentionne :
- les biens transportés,
- les lieux de départ et d’arrivée,
- le transporteur,
- les informations nécessaires à la traçabilité.
Procédure :
- Ouvrir la notice du mouvement.
- Cliquer sur l’icône Modèles de publication.
- Sélectionner le modèle Bordereau de transport.
Le modèle est personnalisable (logo, présentation, mentions obligatoires).
Icône des modèles de publication
Choix du modèle Bordereau de transport
Éditer des étiquettes de transport
Les étiquettes permettent d’identifier chaque bien ou colis lors d’un déplacement.
Elles facilitent la manipulation et complètent le bordereau comme repères visuels.
Elles permettent de :
- associer clairement chaque objet ou caisse au mouvement correspondant,
- indiquer les informations essentielles (numéro d’inventaire, intitulé, destination, éventuelles consignes),
- faciliter le travail des régisseurs et transporteurs lors des opérations de manipulation, de chargement et de déchargement.
Elles ne remplacent pas le bordereau de transport mais viennent en complément, en tant que repères visuels et logistiques.
Procédure :
- Ouvrir la notice du mouvement.
- Cliquer sur l’icône Modèles de publication.
- Sélectionner le modèle Étiquettes.
Icône des modèles de publication
Choix du modèle Étiquette
