Associer manuellement des biens au mouvement
Point d'attention
Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont automatiquement rattachés au mouvement dès sa création.
Utile uniquement si vous créez vos mouvements manuellement.
Ajouter des biens
- Ouvrez la notice du mouvement.
- Dans la barre d'outils des biens liés, cliquez sur l’icône Rechercher des biens à ajouter.
- Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
- Cliquez sur Valider pour confirmer.
Rechercher des biens à ajouter
Sélection des biens et validation
Résultats : biens liés au mouvement
Ajouter les biens du mouvement précédent
Utile pour les mouvements de retour
Ajouter des biens du mouvement précédent
Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci
Actualiser la liste des biens liés aux mouvements
Version 4.5.45 et ultérieures
Attention
Cette fonction est réservée aux mouvements générés automatiquement. Elle ne doit pas être utilisée si l’événement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.
Lorsque de nouveaux biens sont ajoutés à l’événement après la génération des mouvements, Flora propose d’actualiser automatiquement la liste des biens liés. Cette actualisation peut être de deux natures.
Actualisation immédiate
Cliquez sur Valider pour intégrer les nouveaux biens.
Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.
Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés
Actualisation différée
Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur Annuler, puis relancez l'opération depuis l’onglet Mouvements.
Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.
Attention
L’icône concernée sert également à la création différée de mouvements.
Refus actualisation des mouvements
Actualisation différée des mouvements de départ et de retour
Comprendre la notice du bien dans le mouvement
Chaque fois qu’un bien est associé à un mouvement, Flora génère une notice spécifique :
- Elle est indépendante de la notice principale du bien (sauf la localisation, mise à jour automatiquement pour refléter la situation réelle du bien)
- Elle est modifiable
Elle décrit l’objet transporté, ses emplacements de départ et d’arrivée, et permet d’ajouter des données complémentaires :
- constats d’état,
- valeurs d’assurance,
- conditions de transport et de conditionnement,
- commentaires logistiques.
Cette table dépend hiérarchiquement du mouvement, lui-même rattaché à un événement.
Lors du rattachement des biens à un mouvement, Flora vérifie la présence de deux informations essentielles :
- la saisie des constats d’état,
- les valeurs d’assurance.
En leur absence, une alerte s’affiche.
Alerte sur les informations manquantes
Gérer les biens liés aux mouvements
Imprimer ou exporter les données
Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez exporter les données des biens liés aux mouvements sous forme de documents contractuels et logistiques. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Aller plus loin et cliquez sur Produire des documents contractuels et logistiques.
Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement
Version 4.5.45 et ultérieures
Une fois les estimations de type assurance renseignées pour les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de calculer automatiquement la valeur d’assurance globale de l’opération.
Cette action garantit une cohérence entre les estimations individuelles des biens et le montant assuré collectivement, dans le cadre d’un transport, d’une exposition ou tout autre évènement.
Bonnes pratiques :
- Par défaut, la devise utilisée est l’euro. Si une autre devise est nécessaire, modifiez-la manuellement dans la notice de mouvement, puis lancez le calcul automatique afin qu’il soit effectué avec la devise correcte.
Bouton calculer la valeur d'assurance globale
Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement
Basculer en mode liste de résultats
Affiche les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.
Icône pour basculer en mode liste de résultats
Exporter vers Horus
Génère un fichier .ZIP pour l’application Horus Condition Report, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.
Icône pour exporter sur Horus
Consulter la notice du bien
Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou l'éditer pour la compléter.
Icône pour ouvrir la notice du bien
Refuser un bien
Marque le bien comme suspendu et ajoute un commentaire justifiant la suspension.
Attention
Suspension automatique si le bien est refusé dans l’événement ; en revanche un bien suspendu dans le mouvement n'est pas automatiquement refusé dans les évènements.
Les mécanismes de suspension et de réintégration ne s'applique pas sur les évènements créés avant la v4.5.59.
Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement
Version 4.5.59 et ultérieures
Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement.
Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :
| Contexte | Action | Effets automatiques (sur l’autre objet) | Impact sur les listes de colisage | Usage principal |
|---|
| Depuis l’événement | Refuser un bien | Le bien est refusé dans le mouvement et suspendu dans le(s) mouvement(s) concerné(s). | Le bien n’est pas intégré aux listes de colisage. | Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet. |
| Depuis l’événement | Accepter / réintégrer un bien suspendu | Le bien est réintégré automatiquement dans les mouvements. | Le bien réapparaît dans les listes de colisage | Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet. |
| Depuis le mouvement | Refuser un bien | Aucun effet sur l’événement (le bien n’y est pas marqué Refusé). | Le bien n’apparaît pas dans les listes de colisage. | Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement. |
| Depuis le mouvement | Accepter / réintégrer un bien suspendu | Aucun effet sur l’événement (le statut côté événement ne change pas). | Le bien réapparaît dans les listes de colisage. | Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement. |
Icône pour refuser un bien
Réintégrer un bien refusé
Réintègre un bien précédemment refusé.
Icône pour réintégrer un bien
Supprimer un bien
Supprime complètement le bien du mouvement.
Icône pour refuser un bien
Modifier la notice du bien dans le mouvement
Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.
Icône pour modifier la notice du bien dans le mouvement
Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements
Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet Mouvements, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.
Afficher-masquer les biens liés au mouvement
Mettre à jour la localisation des biens en mouvement
Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont rattachés, leur destination par défaut apparaît comme « Régie / En mouvement » dans l’écran du mouvement.
Cette valeur générique est également reportée automatiquement dans la localisation temporaire de la notice du bien au moment au déclenchement du mouvement.
Cette information reste trop imprécise pour un suivi opérationnel. L’objectif est donc de définir une localisation temporaire fiable et adaptée à chaque bien.
Définir l’emplacement en trois façons
Quelle approche privilégier ?
- Tous les biens vers un même emplacement : utilisez la modification en lot pour gagner du temps.
- Biens répartis sur plusieurs destinations : préférez la modification unitaire, afin d’indiquer précisément la localisation de chacun.
- Emplacement déjà renseigné dans un organisme : sélectionnez cet organisme comme lieu de destination dans l’événement.
Flora appliquera automatiquement l’emplacement de dépôt à tous les biens associés.
Cette méthode est particulièrement utile lorsque l’on connaît l’organisme destinataire mais pas encore l’emplacement détaillé (par exemple la vitrine ou la salle précise).
Attention
- La localisation temporaire d’un bien n’est mise à jour automatiquement qu’au moment où le mouvement est marqué comme effectué.
- Toute modification de l’emplacement après cette étape ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
Définir l’emplacement via l’organisme du lieu de destination
Lorsque vous créez un événement, vous pouvez renseigner le champ Organisme du lieu de destination.
Si l’organisme sélectionné possède déjà un emplacement de dépôt dans sa notice Personne, cet emplacement est automatiquement repris comme localisation temporaire pour tous les biens associés au mouvement.
Cette méthode est particulièrement utile lorsque l’organisme destinataire est connu, mais que l’emplacement précis n’est pas encore défini (par exemple la salle ou la vitrine exacte).
Attention
- L’information doit être saisie directement dans la notice d’évènement, avant tout rattachement de biens et avant la création des mouvements associés.
- Elle ne peut pas être appliquée rétroactivement si les biens sont déjà liés aux mouvements ou si ceux-ci sont terminés.
Exemple d'une notice évènement avec l'organisme du lieu de destination renseigné
Exemple de répercussion de l'emplacement de dépôt sur les biens dans le mouvement
Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement
La mise à jour s’effectue au niveau des biens liés.
Chaque notice de bien peut ainsi recevoir une localisation spécifique et adaptée.
Procédure :
- Dans le mouvement, sélectionnez le bien concerné.
- Cliquez sur Modifier la notice du bien liée au mouvement.
- Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ Emplacement d’arrivée (lié au thésaurus des emplacements).
- Enregistrez les modifications.
Résultats :
- La notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
- La destination du bien lié au mouvement est mise à jour automatiquement.
- Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice principale du bien.
Modifier un bien lié à l'évènement
Saisie des données et enregistrement
Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour
Mouvement : destination mise à jour
Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien
Mettre à jour l’emplacement de plusieurs biens en une seule opération grâce à la modification en lot.
Cette méthode permet de gagner du temps lorsque tous les biens partent vers la même destination.
La mise à jour s’effectue directement depuis la liste des biens liés au mouvement.
Procédure :
- Dans la liste des biens liés au mouvement, basculez en mode liste de résultats.
- Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
- Cliquez sur Modifier l’emplacement d’arrivée.
- Choisissez un emplacement d’arrivée commun dans le thésaurus des emplacements.
- Validez pour lancer le traitement.
Résultats :
- Les notices des biens dans le mouvement sont actualisées avec le nouvel emplacement.
- La destination des biens liés est mise à jour automatiquement.
- Une fois le mouvement marqué comme effectué, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices principales de biens.
Basculer en mode liste de résultats
Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée
Définition d'un nouvel emplacement
Lancement du traitement
Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour
Mouvement : destinations mises à jour
Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur toutes les notices de biens
