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Associer et gérer les biens liés à l'évènement

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Version 4.5.19 et ultérieures

Les biens liés à un évènement constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.

On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.

Cette table assure ainsi une gestion fine et contextualisée des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.

Associer des biens à l'évènement

Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.

Depuis une recherche

Ouvrez l’onglet Biens dans la notice de l’évènement.
Cliquez sur l’icône Associer des biens à partir d’une recherche.
Renseignez vos critères dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
Sélectionnez les objets souhaités, puis cliquez sur Ajouter la sélection.
Flora propose alors d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique à chacun des biens sélectionnés (ce numéro peut être modifié manuellement ensuite) et d'ajouter éventuellement un préfixe d'évènement à ce dernier
- Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
- Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
- Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

*Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères*

*Sélection et ajout d'un bien à l'évènement*

Depuis un panier

Préparez préalablement un panier contenant les biens concernés.
Dans l'évènement, dans l’onglet Biens, cliquez sur Associer depuis un panier.
Sélectionnez le panier :
- si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur Ajouter la sélection
- si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur Ajouter le panier
Flora propose alors d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique à chacun des biens sélectionnés et d'ajouter éventuellement un préfixe d'évènement à ce dernier
- Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
- Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
- Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

*Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.*

*Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement*

Depuis une notice de bien

Version 4.5.30 et ultérieures

Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien, ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.

*Bien lié automatiquement à l'évènement*

Ajouter des biens empruntés

Version 4.5.45 et ultérieures

Flora permet de créer des notices de biens empruntés afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.

Ces notices permettent :

de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
et d’archiver la participation de biens extérieurs.

Les biens empruntés sont caractérisés par :

un type de bien défini automatiquement sur Prêt pour exposition,
un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),
la mention du prêteur dans la notice du bien.

Ces biens peuvent être créés :

directement depuis l’évènement,
ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.

*Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement*

*Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement*

Comprendre les notices Biens dans l'évènement

Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, Flora génère automatiquement une notice Bien dans l’évènement.

Cette notice est indépendante de la notice principale du bien
Elle est modifiable.
Les modifications apportées n'impactent pas la notice du bien (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).

La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.

Cette notice regroupe :

le lien vers la notice principale du bien,
des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
des données logistiques ou scénographiques,
l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.

Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements et assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien.

En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.

Cas d'usage

Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

Ajouter un cartel ou une légende temporaire

Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection

Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement

Gérer une sélection évolutive de biens avant validation

Gérer les biens liés à l'évènement

Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.

Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la barre d’outils de la liste des biens ainsi que depuis les notices des biens liés à l’évènement.

Imprimer et exporter les données

Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez également exporter les données des biens liés sous forme de documents contractuels et logistiques. Pour en savoir plus, consultez la rubrique Aller plus loin et cliquez sur Produire des documents contractuels et logistiques.

*Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement*

Basculer en mode liste de résultats

Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.

Exporter un évènement au format GAM3

Exporte les notices au format GAM3, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.

Modifier le tri

Version 4.5.39 et ultérieures

Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).

Ouvrir la notice du bien lié

Version 4.5.39 et ultérieures

Bascule sur la notice du bien lié.

Refuser un bien

Version 4.5.59 et ultérieures

Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.

Réintégrer un bien refusé

Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.

Supprimer un bien de l'évènement

Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.

Supprimer ou refuser ?

Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer.

Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.

Action	Effet	Traçabilité	Quand l’utiliser ?
Refuser un bien	Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien. Version 4.5.59 et ultérieures	Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.	Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
Supprimer un bien	Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.	Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.	Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.

Modifier la notice du bien dans l'évènement

Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.