Les dépôts sont des "évènements" comme les autres, leur gestion dans Flora consistera à définir les dates, destinataires, les emplacements de dépôt : c'est l'étape de réservation ou de planification.

Une fois toutes les données préparées, l'application permettra de gérer les états d'avancements de l'évènement et des mouvements, afin que le musée soit informé en temps "quasi réel" des changements de localisation des biens.

Généralement, dans les évènements on se contente de définir l'organisme du lieu de destination (autre musée dans le cas d'un prêt pour exposition ou musée dépositaire dans le cas d'un dépôt).

Il peut toutefois arriver que l'arrêté de dépôt mentionne des noms de personnes, des fonctions ou des emplacements dédiés pour chacun des biens déposés.

Exemple : Dans le cas du dépôt de 4 biens à l'ambassade de France à New-York (2 pour l'ambassadeur 1 pour le secrétaire d'ambassade et 1 autre pour le salon Voltaire).

Les destinataires (personnes)

Un point important est de comprendre la différence entre la personne morale destinataire des biens et les emplacements physiques dans lesquels seront déposés les biens.

Les personnes morales sont gérées dans la table des personnes, les emplacements dans la table des emplacements. Cependant une personne peut être lié à un emplacement.

Exemple d'une fiche Personnes pour une personne morale contenant une adresse et un emplacement (table d'autorité Emplacements)

L'article Destinataire donne plus de précisions sur ce champ, son fonctionnement et ses conséquences.

Cela peut se compliquer en cas de changement de Nom et d'adresse, un article développe la gestion des changements de noms et d'adresses dan Flora.

Cas particulier : Organisme responsable

Il s'agit de la personne morale qui a la responsabilité administrative du dépôt, mais qui ne recevra pas les bien.
Elle est  décrite dans la table d'autorité des personnes et liée à la notice de l'évènement et des mouvements d'entrée et sortie

Exemple un musée qui organise une exposition mais qui expose hors les murs comme par exemple le Grand-Palais à Paris.

L'organisme responsable est ici le Musée Yoni, ajout de la fiche Personnes Musée Yoni au champ.

Organisme du lieu de destination

Il s'agit de la personne morale chez qui les biens seront déposés. Elle est décrite dans la table d'autorité des personnes et liée à la notice de l'évènement et des mouvements d'entrée et sortie.

Exemple :  Restauration Martin et soeurs , l'organisme gestionnaire pourrait être le musée commanditaire.

Il est possible de lui associer un emplacement par défaut dans la table Autorités hiérarchique des Emplacements, qui servira d'emplacement d'arrivée par défaut dans les mouvements de sortie des biens et d'emplacement de départ dans les mouvements de retour, (cf. ci dessous l'emplacement de dépôt sur une fiche personne et dans un évènement avec un mouvement).

Exemple: Notice de l'autorité Personnes Ambassade du Danemark et l'emplacement à son nom ajouté dans emplacement de dépôt.

Evènement avec le Musée Decalog comme Organisme responsable lieu de départ

et l'Ambassade du Danemark Organisme du lieu de destination comme lieu d'arrivé.

Cas particulier : les "destinataires utilisateurs"

Dans le cas de certains types de dépôt le musée peut être amené à identifier une personne physique "destinataire ou utilisateur" du bien déposé.

Exemple : La chaise 201.3.45 déposé pour Mr Tenbien Jean (ambassadeur de France) et localisée à l'ambassade de France à Bamako, 1er étage, bureau ovale

Le destinataire utilisateur (et sa fonction) seront définis dans la table des biens dans l'évènement (depuis la notice évènement) :

• dans un événement de dépôt je "dépose" chaque bien à "une personne et sa fonction".
• il peut aussi arriver que l'on dépose plutôt à un emplacement (par exemple le salon Cléopâtre de l'ambassade). dans ce cas on ne mentionnera pas de destinataire utilisateur, et c'est l'emplacement d'arrivée qui permettra de le définir.

Les emplacements d'arrivée de chaque bien seront définis dans la table des biens en mouvements (toujours depuis la notice évènement, via l'onglet mouvements).

Les emplacements de départ

voir l'aide en ligne sur le champ.

Les emplacements d'arrivée

voir l'aide en ligne sur le champ.

Planifier (réserver) un dépôt

Créer un nouvel Evènement

Menu gérer / évènement / +

Quels champs renseigner dans la notice de dépôt

La grille de saisie "dépôt" contient tous les champs possibles. Seuls les champs en gras sont "importants" dans le suivi de l'évènement, les autres n'ont qu'un intérêt purement documentaire. Ne les saisissez que dans le cas ou cela a un intérêt de les avoir dans le système, pour faciliter le suivi administratif pendant l'évènement, ou pour garder trace d'informations scientifiques et historiques, une fois qu'il sera terminé. L'objectif étant bien sur de saisir "le moins possible".

Création d'un évènement dépôt choix de la grille de saisie.

Les éléments importants à remplir sont en gras

A noter que l'adresse sera renseignée automatiquement avec celle de l'organisme du lieu de destination (donc pas besoin de la ressaisir) et le champ. Suivi par avec le nom de la personne connectée à Flora.

Voici une exemple de notice minimal de dépôt amplement suffisante pour son traitement administratif et son archivage scientifique et historique.

Associer les biens au dépôt

Via une recherche multi-critères :

Utiliser dans Liste des Biens  

Lancer une recherche.

Sélectionner les objets à partir de la recherche.

Ou via le panier :

 Utiliser dans Liste des Biens  

Que vous auriez associé dans le champ ci dessous de la notice Dépôt :

Choisir votre panier avec la loupe 

Résultat obtenu : 

La liste des biens ajoutés est visible sous l'évènement:

A noter que les dimensions saisies avec le Type "Extérieures"  seront recopiées automatiquement dans la notice du bien dans l'évènement pour que le régisseur aie à sa disposition des dimensions numériquement manipulables.

Affecter les biens aux destinataires utilisateurs

En modifiant unitairement chaque notice de bien dans l'évènement :

Grille de saisie bien dans l'évènement avec les champs Destinataire et Fonction du destinataire

Résultat sur une fiche rattachée à la Liste des Biens d'un évènement

Planifier le mouvement de sortie

Une fois l'évènement crée et les biens associés, vous pouvez commencer la planification des mouvements .

Basculez sur l'onglet d'affichage des mouvements .

Cliquez sur l'icône d'ajout de mouvement  .

Sélectionner sortie .

Le seul champ vraiment indispensable est la date du mouvement .

Vous pourrez ensuite choisir les biens à associer à ce mouvement.

On ne reprend pas automatiquement tous les biens associés à l'évènement car parfois il peut y avoir plusieurs mouvements de sortie à des dates différentes. 1 mouvement regroupera à priori TOUS les biens transportés le même jour, par le même convoiement.

Voici comment se présenteront les biens dans le mouvement.

C'est maintenant que vous pourrez leur affecter leurs emplacements d'arrivée prévus (par défaut Flora indique juste "en mouvement", pour le cas ou vous n'auriez pas besoin de redéfinir "des emplacements d'arrivée".

Modifier les emplacements d'arrivée des biens

Vous pouvez ouvrir chaque notice de bien en mouvement pour le modifier directement, mais il sera plus rapide de le faire par lot.

Basculez d'abord en mode Liste de résultat.

Sélectionnez les biens à traiter.

Choisissez l'emplacement d'arrivée dans la hiérarchie ou en recherchant sur une partie de son nom (troncatures * gauches et droites possibles).

Et voila, le mouvement de sortie récapitule pour chaque bien les destinations (emplacement d'arrivées, nom et fonction du destinataire).

Sur la version 4.5, le nom et la fonction du destinataire en saisissant le Bien dans le mouvement.

Détails dans le fiche d'un Bien en mouvement.

Edition de l'arrêté de dépôt

A ce stade, vous pourrez éditer l'arrêté de dépôt en presonnalisant un modèle par vos soins dans Libre Office (par exemple pour ajouter les emplacements d'arrivée).

Gérér les états d'avancement de l'évenement et des mouvements

Enregistrer la sortie effective des biens

Se reporter à l'aide sur la  gestion des etats d'avancement des événements.

Quand vous validerez la fin de l'exécution du mouvement de sortie des biens, cela mettra à jour leur localisation actuelle et leur historique des mouvements dans l'affichage de leur notice de la base documentaire.

Suivi des localisations

Questions / réponses

accéder aux questions / réponses