Modifié par Nicolas SCHREIBER le 2022/09/01 10:27
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1 {{box title="**Sommaire**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
4
5 Les dépôts sont des "évènements" comme les autres, leur gestion dans Flora consistera à définir les dates, destinataires, les emplacements de dépôt : c'est **l'étape de réservation ou de planification.**
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7 Une fois toutes les données préparées, l'application permettra de **gérer les états d'avancements** de l'évènement et des mouvements, afin que le musée soit informé en temps "quasi réel" des changements de localisation des biens.
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9 Généralement, dans les évènements on se contente de définir **//l'organisme du lieu de destination// **(autre musée dans le cas d'un prêt pour exposition ou musée dépositaire dans le cas d'un dépôt).
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11 Il peut toutefois arriver que l'arrêté de dépôt mentionne des noms de personnes, des fonctions ou des emplacements dédiés pour chacun des biens déposés.
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13 //Exemple : Dans le cas du dépôt de 4 biens à l'ambassade de France à New-York (2 pour l'ambassadeur 1 pour le secrétaire d'ambassade et 1 autre pour le salon Voltaire).//
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15 = Les destinataires (personnes) =
16
17 Un point important est de comprendre la différence entre la personne morale destinataire des biens et les emplacements physiques dans lesquels seront déposés les biens.
18
19 Les personnes morales sont gérées dans la table des personnes, les emplacements dans la table des emplacements. Cependant une personne peut être lié à un emplacement.
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21 (% style="text-align:center" %)
22 [[image:2021-12-06_11h57_31.png||class="img-thumbnail"]]
23
24 (% style="text-align: center;" %)
25 (% class="small" %)//Exemple d'une fiche Personnes pour une personne morale contenant une adresse et un emplacement (table d'autorité Emplacements)//
26
27 L'article[[ Destinataire>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/3_Aide%20%C3%A0%20la%20saisie/musee/MUS_EVENEMENT/DESTINATAIRE/#]] donne plus de précisions sur ce champ, son fonctionnement et ses conséquences.
28
29 Cela peut se compliquer en cas de changement de Nom et d'adresse, un article développe[[ la gestion des changements de noms et d'adresses dan Flora.>>http://flora.doc.decalog.net/xwiki/bin/view/Main/Documentation%20fonctionnelle/Fonctionnalit%C3%A9s%20mus%C3%A9e/R%C3%A9gie/FAQ/Cas%20particuliers/G%C3%A9rer%20les%20changement%20de%20Noms-Adresses/]]
30
31 == Cas particulier : Organisme responsable ==
32
33 Il s'agit de la personne morale qui a la responsabilité administrative du dépôt, mais qui ne recevra pas les bien.
34 Elle est décrite dans la** table d'autorité des personnes** et liée à la notice de l'[[évènement >>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_EVENEMENT.ORGANISME_RESPONSABLE2.WebHome]]et des [[mouvements >>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_MOUVEMENT.ORGANISME_RESPONSABLE.WebHome]]d'entrée et sortie
35
36 Exemple un musée qui organise une exposition mais qui expose hors les murs comme par exemple le Grand-Palais à Paris.
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38 (% style="text-align:center" %)
39 [[image:2021-12-03_11h53_31.png||class="img-thumbnail"]]
40
41 (% style="text-align: center;" %)
42 (% class="small" %)//L'organisme responsable est ici le Musée Yoni, ajout de la fiche Personnes Musée Yoni au champ.//
43
44 == Organisme du lieu de destination ==
45
46 Il s'agit de la **personne morale chez qui les biens seront déposés. **Elle est décrite dans la table d'autorité des personnes et liée à la notice de l'[[évènement >>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_EVENEMENT.DESTINATAIRE.WebHome]]et des [[mouvements >>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_MOUVEMENT.DESTINATAIRE.WebHome]]d'entrée et sortie.
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48 (% style="text-align:center" %)
49 [[image:2021-12-03_11h40_20.png||class="img-thumbnail"]]
50
51 (% style="text-align: center;" %)
52 (% class="small" %)//Exemple :  Restauration Martin et soeurs , l'organisme gestionnaire pourrait être le musée commanditaire.//
53
54 Il est [[possible de lui associer >>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_EVENEMENT.DESTINATAIRE.WebHome]]un **emplacement par défaut** dans la table Autorités hiérarchique des Emplacements, qui servira d'emplacement d'arrivée par défaut dans les mouvements de sortie des biens et d'emplacement de départ dans les mouvements de retour, //(cf. ci dessous l'emplacement de dépôt sur une fiche personne et dans un évènement avec un mouvement).//
55
56 (% style="text-align:center" %)
57 [[image:2021-12-06_15h20_41.png||class="img-thumbnail"]]
58
59 (% style="text-align: center;" %)
60 (% class="small" %)//Exemple: Notice de l'autorité Personnes Ambassade du Danemark et l'emplacement à son nom ajouté dans emplacement de dépôt.//
61
62 (% style="text-align:center" %)
63 [[image:2021-12-06_15h49_56.png||class="img-thumbnail"]]
64
65 (% style="text-align: center;" %)
66 (% class="small" %)//Evènement avec le Musée Decalog comme Organisme responsable lieu de départ//
67
68 (% style="text-align: center;" %)
69 (% class="small" %)//et l'Ambassade du Danemark Organisme du lieu de destination comme lieu d'arrivé.//
70
71 (% class="box warningmessage" %)
72 (((
73 Attention : généralement on associe plusieurs biens dans un même mouvement. A ce stade il n'est donc pas possible de définir les emplacements d'arrivée ou de départ de chaque bien.
74 En revanche, si vous les connaissez déjà vous pouvez les saisir dans la Table d'autorité hiérarchique des emplacements.
75 )))
76
77 == Cas particulier : les "destinataires utilisateurs" ==
78
79 Dans le cas de certains types de dépôt le musée peut être amené à identifier une personne physique "destinataire ou utilisateur" du bien déposé.
80
81 //Exemple : La chaise 201.3.45 déposé **pour** Mr Tenbien Jean (ambassadeur de France) et **localisée à l'ambassade **de France à Bamako, 1er étage, bureau ovale//
82
83 Le [[destinataire utilisateur >>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_ITEM.DESTINATAIRE.WebHome]](et sa [[fonction>>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_ITEM.DESTINATAIRE_FONCTION.WebHome]]) seront définis dans la table des biens dans l'évènement (depuis la notice évènement) :
84
85 * dans un événement de dépôt je "dépose" chaque bien à "une [[personne >>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_ITEM.DESTINATAIRE.WebHome]]et sa [[fonction>>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_ITEM.DESTINATAIRE_FONCTION.WebHome]]".
86 * il peut aussi arriver que l'on dépose plutôt à un emplacement (par exemple le salon Cléopâtre de l'ambassade). dans ce cas on ne mentionnera pas de destinataire utilisateur, et c'est l'emplacement d'arrivée qui permettra de le définir.
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88 Les emplacements d'arrivée de chaque bien seront définis dans la table des biens en mouvements (toujours depuis la notice évènement, via l'onglet mouvements).
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90
91 = Les emplacements de départ =
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93 voir l[['aide en ligne>>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_MOUVEMENT_LINKS.EMPLACEMENT_DEPART.WebHome]] sur le champ.
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95
96 = Les emplacements d'arrivée =
97
98 voir l[['aide en ligne >>doc:3_Aide à la saisie.musee.MUS_MOUVEMENT_LINKS.EMPLACEMENT_ARRIVEE.WebHome]]sur le champ.
99
100
101 = Planifier (réserver) un dépôt =
102
103 == Créer un nouvel Evènement ==
104
105 Menu gérer / évènement / +
106
107 (% style="text-align:center" %)
108 [[image:2021-12-06_18h05_24.png||class="img-thumbnail"]]
109
110 === Quels champs renseigner dans la notice de dépôt ===
111
112 La grille de saisie "dépôt" contient tous les champs possibles. Seuls les champs en gras sont "importants" dans le suivi de l'évènement, les autres n'ont qu'un intérêt purement documentaire. Ne les saisissez que dans le cas ou cela a un intérêt de les avoir dans le système, pour faciliter le suivi administratif pendant l'évènement, ou pour garder trace d'informations scientifiques et historiques, une fois qu'il sera terminé. L'objectif étant bien sur de saisir "le moins possible".
113
114 (% style="text-align:center" %)
115 [[image:2021-12-09_14h33_16.png||class="img-thumbnail"]]
116
117 (% style="text-align: center;" %)
118 (% class="small" %)//Création d'un évènement dépôt choix de la grille de saisie.//
119
120 (% style="text-align:center" %)
121 [[image:2021-12-09_14h31_18.png||class="img-thumbnail"]]
122
123 (% style="text-align: center;" %)
124 (% class="small" %)//Les éléments importants à remplir sont en gras//
125
126 A noter que l'adresse sera renseignée automatiquement avec celle de l'organisme du lieu de destination (donc pas besoin de la ressaisir) et le champ. Suivi par avec le nom de la personne connectée à Flora.
127
128 Voici une exemple de notice minimal de dépôt amplement suffisante pour son traitement administratif et son archivage scientifique et historique.
129
130 (% style="text-align:center" %)
131 [[image:2021-12-09_14h51_27.png||class="img-thumbnail"]]
132
133 == Associer les biens au dépôt ==
134
135 Via une recherche multi-critères :
136
137 (% style="text-align:center" %)
138 [[image:2021-12-09_14h52_18.png||class="img-thumbnail"]]
139
140 (% style="text-align: center;" %)
141 (% class="small" %)//Utiliser dans Liste des Biens//(%%)  [[image:2021-12-09_14h59_22.png]]
142
143 (% style="text-align:center" %)
144 [[image:2021-12-09_14h54_05.png||class="img-thumbnail"]]
145
146 (% style="text-align: center;" %)
147 (% class="small" %)//Lancer une recherche.//
148
149 (% style="text-align:center" %)
150 [[image:2021-12-09_14h54_28.png||class="img-thumbnail"]]
151
152 (% style="text-align: center;" %)
153 (% class="small" %)//Sélectionner les objets à partir de la recherche.//
154
155 Ou via le panier :
156
157 (% style="text-align:center" %)
158 [[image:2021-12-09_16h04_58.png||class="img-thumbnail"]]
159
160 (% style="text-align: center;" %)
161 (% class="small" id="cke_bm_2427S" style="display:none" %)// //(% class="small" %)//Utiliser dans Liste des Biens//(%%)  [[image:2021-12-09_14h59_22.png]]
162
163 Que vous auriez associé dans le champ ci dessous de la notice Dépôt :
164
165 (% style="text-align:center" %)
166 [[image:2021-12-09_15h11_38.png||class="img-thumbnail"]]
167
168 (% style="text-align: center;" %)
169 (% class="small" %)//Choisir votre panier avec la loupe//(%%) [[image:2021-12-09_16h09_26.png]]
170
171 (% style="text-align:center" %)
172 [[image:2021-12-09_16h05_14.png||class="img-thumbnail"]]
173
174 Résultat obtenu :
175
176 (% style="text-align:center" %)
177 [[image:2021-12-09_16h05_44.png||class="img-thumbnail"]]
178
179 La liste des biens ajoutés est visible sous l'évènement:
180
181 (% style="text-align:center" %)
182 [[image:2021-12-09_16h14_20.png||class="img-thumbnail"]]
183
184 A noter que les dimensions saisies avec le Type "Extérieures" seront recopiées automatiquement dans la notice du bien dans l'évènement pour que le régisseur aie à sa disposition des dimensions numériquement manipulables.
185
186 == Affecter les biens aux destinataires utilisateurs ==
187
188 En modifiant unitairement chaque notice de bien dans l'évènement :
189
190 (% style="text-align:center" %)
191 [[image:2021-12-09_16h24_48.png||class="img-thumbnail"]]
192
193 (% style="text-align: center;" %)
194 (% class="small" %)//Grille de saisie bien dans l'évènement avec les champs Destinataire et Fonction du destinataire//
195
196 (% style="text-align:center" %)
197 [[image:2021-12-09_16h25_49.png||class="img-thumbnail"]]
198
199 (% style="text-align: center;" %)
200 (% class="small" %)//Résultat sur une fiche rattachée à la Liste des Biens d'un évènement//
201
202 == Planifier le mouvement de sortie ==
203
204 Une fois l'évènement crée et les biens associés, vous pouvez commencer la planification des mouvements .
205
206 Basculez sur l'onglet d'affichage des mouvements .
207
208 (% style="text-align:center" %)
209 [[image:2021-12-09_17h04_13.png||class="img-thumbnail"]]
210
211 Cliquez sur l'icône d'ajout de mouvement [[image:2021-12-23_09h59_01.png]] .
212
213 (% style="text-align:center" %)
214 [[image:2021-12-23_09h58_31.png||class="img-thumbnail"]]
215
216 Sélectionner sortie .
217
218 (% style="text-align:center" %)
219 [[image:2021-12-23_09h59_50.png||class="img-thumbnail"]]
220
221 Le seul champ vraiment indispensable est la date du mouvement .
222
223 (% style="text-align:center" %)
224 [[image:2021-12-23_10h06_03.png||class="img-thumbnail"]]
225
226 Vous pourrez ensuite choisir les biens à associer à ce mouvement.
227
228 (% style="text-align:center" %)
229 [[image:2021-12-23_10h07_51.png||class="img-thumbnail"]]
230
231 On ne reprend pas automatiquement tous les biens associés à l'évènement car parfois il peut y avoir plusieurs mouvements de sortie à des dates différentes. 1 mouvement regroupera à priori TOUS les biens transportés le même jour, par le même convoiement.
232
233 (% style="text-align:center" %)
234 [[image:2021-12-23_10h09_23.png||class="img-thumbnail"]]
235
236 Voici comment se présenteront les biens dans le mouvement.
237
238 (% style="text-align:center" %)
239 [[image:2021-12-23_14h19_14.png||class="img-thumbnail"]]
240
241 C'est maintenant que vous pourrez leur affecter leurs emplacements d'arrivée prévus (par défaut Flora indique juste "en mouvement", pour le cas ou vous n'auriez pas besoin de redéfinir "des emplacements d'arrivée".
242
243 (% style="text-align:center" %)
244 [[image:2021-12-23_14h21_22.png||class="img-thumbnail"]]
245
246 === Modifier les emplacements d'arrivée des biens ===
247
248 Vous pouvez ouvrir chaque notice de bien en mouvement pour le modifier directement, mais il sera plus rapide de le faire par lot.
249
250 Basculez d'abord en mode Liste de résultat.
251
252 (% style="text-align:center" %)
253 [[image:2021-12-23_14h31_01.png||class="img-thumbnail"]]
254
255 Sélectionnez les biens à traiter.
256
257 (% style="text-align:center" %)
258 [[image:2021-12-23_14h31_36.png||class="img-thumbnail"]]
259
260 Choisissez l'emplacement d'arrivée dans la hiérarchie ou en recherchant sur une partie de son nom (troncatures * gauches et droites possibles).
261
262 (% style="text-align:center" %)
263 [[image:2021-12-23_14h36_40.png||class="img-thumbnail"]]
264
265 Et voila, le mouvement de sortie récapitule pour chaque bien les destinations (emplacement d'arrivées, nom et fonction du destinataire).
266
267 (% style="text-align:center" %)
268 [[image:2021-12-23_14h40_36.png||class="img-thumbnail"]]
269
270 Sur la version 4.5, le nom et la fonction du destinataire en saisissant le Bien dans le mouvement.
271
272 (% style="text-align:center" %)
273 [[image:2021-12-23_15h13_45.png||class="img-thumbnail"]]
274
275 Détails dans le fiche d'un Bien en mouvement.
276
277 (% style="text-align:center" %)
278 [[image:2021-12-23_14h39_55.png||class="img-thumbnail"]]
279
280 == Edition de l'arrêté de dépôt ==
281
282 A ce stade, vous pourrez éditer l'arrêté de dépôt en presonnalisant un modèle par vos soins dans Libre Office (par exemple pour ajouter les emplacements d'arrivée).
283
284 = Gérér les états d'avancement de l'évenement et des mouvements =
285
286 == Enregistrer la sortie effective des biens ==
287
288 Se reporter à l'aide sur la [[gestion des etats d'avancement des événements>>doc:1_Fonctionnalités.D\. Gestion des collections.Régie.Comment faire pour\.\.\..Gérer les états d'avancement .WebHome]].
289
290 Quand vous validerez// la fin de l'exécution du mouvement de sortie des biens,// cela mettra à jour leur localisation actuelle et leur historique des mouvements dans l'affichage de leur notice de la base documentaire.
291
292 (% style="text-align:center" %)
293 [[image:2021-12-23_15h37_52.png||class="img-thumbnail"]]
294
295 == Suivi des localisations ==
296
297 (% style="text-align:center" %)
298 [[image:2021-12-23_15h35_48.png||class="img-thumbnail"]]
299
300 = Questions / réponses =
301
302 [[accéder aux questions / réponses>>doc:.faq.WebHome]]
303
304
305

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