Le numéro d’inventaire est unique. Il est attribué par le musée propriétaire lorsqu’un objet entre dans les collections. Ce dernier est marqué sur l'objet et a valeur juridique. Une fois porté à l'inventaire, ce numéro ne doit plus être modifié. Il est utilisé pour documenter et identifier l’objet tout le long de sa vie dans les collections.

Il convient de distinguer deux cas de figure :

A) L'inventaire a été commencé avant les préconisations de la circulaire Georges-Henri Rivière (1957).
Le musée a donc une numérotation qui lui est propre, du type : RF 2125, AG 638, CL. 205, ...
Si ce type de numérotation est cohérent et fonctionne bien, on pourra continuer à l'utiliser.
Mais si la numérotation a été modifiée à partir de 2005, en aucun cas, il ne faut reprendre le passif.

B) La circulaire de Georges-Henri Rivière a été suivie depuis plusieurs années.
Celle-ci préconisait un numéro d'inventaire normalisé, comprenant quatre éléments séparés par des points :

- l'année d'acquisition sur 2 ou 3 caractères.
- le numéro d'entrée de l'acquisition au musée, au cours de l'année d'acquisition.
- le numéro du bien au sein de cette acquisition.
- les parties amovibles.

Là encore, il n'est pas question de toucher au passif.

L'arrêté du 25 Mai 2004, fixant les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire, reprend la normalisation initiée par Georges-Henri Rivière.

Le numéro d'inventaire se compose, à la base, de trois éléments séparés par des points :

- 1er élément : il correspond au millésime de l'année d'acquisition et d'affectation du bien au musée. (Obligatoirement sur 4 chiffres depuis 2000.)
   L'année d'acquisition 2004 donnera ainsi : 2004
   Attention : le numéro d'inventaire ne devant jamais être modifié, conservez le   millésime sur trois chiffres pour les années antérieures à l'an 2000.
   L'année d'acquisition 1985 restera ainsi : 985.

- 2e élément (de 1 à n) : il correspond au numéro d'entrée de l'acquisition au musée, pour une année d'acquisition considérée.
   Ainsi, la cinquième acquisition pour l'année 2004 commencera par : 2004.5

- 3e élément : il correspond au numéro du bien au sein d'une acquisition donnée.
   Le terme "bien" peut correspondre à un objet seul ou à un ensemble d'objets.
   Le dixième bien de l'acquisition cinq de l'année 2004 portera le numéro : 2004.5.10.
   Le cinquième bien de l'acquisition huit de l'année 2008 portera le numéro 2008.8.5 .

   On attribuera toujours un numéro de bien, même si l'acquisition ne comporte qu'un seul bien.
   Ainsi 2004.2.1 désigne le seul et unique bien du deuxième numéro d'entrée d'acquisition réalisée en 2004.


- 4e élément (facultatif) : à n'utiliser que dans le cas de certains ensembles dont les éléments sont inventoriés spécifiquement pour des raisons pratiques ou scientifiques.
      A ce niveau, il est obligatoire d'utiliser des chiffres, plutôt que des lettres (lesquelles sont limitées à 26 et susceptibles pour certaines (I, O) d'être confondues avec des chiffres).

• A) Ensembles simples :
  •     1) ensemble simple comprenant plusieurs objets aisément identifiables et autonomes.
    
           Cas d'un costume acquis comme 7ème bien de la 1ère acquisition réalisée en 2003 .(Comprenant 3 objets : une veste, un pantalon et une chemise)
           L'arrêté du 25 mai 2004 préconise de traiter chaque objet de l'ensemble simple, séparément, avec un n° d'inventaire à 3 éléments .(Comme un objet indépendant.)
    Le 3e élément du n° d'inventaire sera numéroté séquentiellement, en tenant compte du précédent bien inventorié (ici=2003.1.6), ce qui donnera :
           2003.1.7 (veste), 2003.1.8 (pantalon), 2003.1.9 .(Chemise.)
           Dans ce cas, le 8ème bien de la 1ère acquisition réalisée en 2003 s'appellera 2003.1.10.
    
           On notera, de fait, que l'arrêté n'évoque pas la notion de "fiche-mère" (= fiche d'ensemble) pour ce type d'ensemble. Mais dans une gestion informatisée, cette fiche-mère permet de rapprocher les objets constitutifs entre eux, d'en simplifier la recherche, et de renseigner la description et l'historique communs à ces objets.
           Le musée peut donc être autorisé, dans ce cas précis, à maintenir la création d'une fiche-mère. Cette fiche-mère ne devra, en aucun cas, se substituer à la rédaction des fiches-filles (= fiche d'élément d'ensemble), décrivant les éléments de l'ensemble, pièce à pièce.
    
    
    Pour le costume 2003.1.7 on aura ainsi :
             Dénomination : costume (ensemble) ; veste (1) ; pantalon (1) ; chemise (1)
             Numéro d'inventaire : 2003.1.7
    
             Dénomination : veste (élément d'ensemble)
             Numéro d'inventaire : 2003.1.7.1
    
             Dénomination : pantalon (élément d'ensemble)
             Numéro d'inventaire : 2003.1.7.2
    
             Dénomination : chemise (élément d'ensemble)
             Numéro d'inventaire : 2003.1.7.3
             Et dans ce cas, le 8ème bien de la 1ère acquisition, réalisée en 2003 s'appellera bien 2003.1.8.
    
           Autre exemple : celui d'un service de table comprenant 6 assiettes plates et 6 assiettes à dessert, correspondant au 5ème bien de la 3ème d'acquisition réalisée en 2007.
           Conformément à l'arrêté, le 3ème item du numéro d'inventaire doit être séquentiel, par rapport au précédent bien inventorié (ici=2007.3.4), ce qui donnera :
    
             2007.3.5 ; 2007.3.6 ; 2007.3.7 ; 2007.3.8 ; 2007.3.9 ; 2007.3.10 ; 2007.3.11 ; 2007.3.12 ; 2007.3.13 ; 2007.3.14 ; 2007.3.15 ; 2007.3.16
             Dans ce cas, le 6ème bien de la 3ème acquisition réalisée en 2007 s'appellera 2007.3.17.
    
           Comme pour le costume, vu plus haut, le musée peut être autorisé à créer une "fiche-mère" service de table 2007.3.5, en déclinant ensuite les 12 fiches filles.
           2007.3.5.1 ; 2007.3.5.2 ; 2007.3.5.3 ; 2007.3.5.4 ; 2007.3.5.5 ; 2007.3.5.6 ; 2007.3.5.7 ; 2007.3.5.8 ; 2007.3.5.9 ; 2007.3.5.10 ; 2007.3.5.11 ; 2007.3.5.12
    
             Dénomination : service de table (ensemble) ; assiette plate (6) ; assiette à dessert (6)
             Numéro d'inventaire : 2007.3.5
    
    
             Dénomination : assiette plate (élément d'ensemble)
             Numéro d'inventaire : 2007.3.5.1
    
             ....
    
             Dénomination : assiette plate (élément d'ensemble)
             Numéro d'inventaire : 2007.3.5.6
    
             Dénomination : assiette à dessert (élément d'ensemble)
             Numéro d'inventaire : 2007.3.5.7
    
             ....
    
             Dénomination : assiette à dessert (élément d'ensemble)
             Numéro d'inventaire : 2007.3.5.12
             Et dans ce cas, le 6ème bien de la 3ème acquisition réalisée en 2007 s'appellera bien 2007.3.6
    
    
    
        2) ensemble simple comprenant plusieurs objets aisément identifiables mais non autonomes
          - cas d'une soupière et de son couvercle correspondant au 2ème bien de la 6ème acquisition réalisée en 2009
    
           - Soit on décline une seule fiche de type 2009.6.2
    
           Dénomination : soupière ; couvercle
           Numéro d'inventaire : 2009.6.2
    
           - Soit on décline deux fiches "liées" mais sans fiche-mère 2009.6.2
    
             Dénomination : soupière
             Numéro d'inventaire : 2009.6.2.1
    
             Dénomination : couvercle
             Numéro d'inventaire : 2004.6.2.2
    
    
     

• Cas des paires : On appliquera le mode de numérotation évoqué ci-dessus :
  
         - Soit on décline une seule fiche de type 2005.2.3
  
           Dénomination : mocassin (paire)
           Numéro d'inventaire : 2005.2.3
  
         - Soit on décline deux fiches "liées" mais sans fiche-mère 2005.2.3
  
           Dénomination : mocassin 
           Numéro d'inventaire : 2005.2.3.1
           Description : pied droit d'une paire de mocassins
  
           Dénomination : mocassin 
           Numéro d'inventaire : 2005.2.3.2
           Description : pied gauche d'une paire de mocassins
  
  Important : Quelle que soit la numérotation choisie, on s'appliquera à respecter ce choix pour tous les objets de même nature.
  
  
   

• B) Ensembles complexes, en masse, avec sous-inventaire
     Informations précisées dans l'arrêté du 25 mai 2004 :* Titre 1er : Inventaire des biens affectés aux collections d'un musée de France - Art. 4. 
  "- L'enregistrement à l'inventaire d'un musée de France d'un ensemble complexe de biens ou d'une masse d'objets quantitativement importante issus de fouilles ou de collectes scientifiques et techniques (archéologie, ethnologie, histoire naturelle,...) ou de toute autre forme de collecte et d'acquisition peut être effectué sous un numéro unique. Ce numéro unique renvoie à l'inventaire initial détaillé, dénommé sous-inventaire, réalisé lors de la fouille, de la collecte ou de l'acquisition, après vérification de la fiabilité de ce sous-inventaire et du marquage initial des biens.
  Le sous-inventaire permet l'identification sans ambigüité des biens de l'acquisition ..."
  
  
  Pour la numérotation de l'ensemble complexe et de chacune de ses pièces remarquables, on se conformera  aux normes édictées dans l'arrêté du 25 mai 2004 à l'article 2.c de l'annexe 2 :

  "L'ensemble du matériel issu d'une même fouille ou d'une même collecte est identifié par un seul numéro d'inventaire, composé de trois éléments.

  Le premier élément est le millésime de l'année d'acquisition et d'affectation de l'ensemble au musée.
  Exemple : 2004.
  Le deuxième élément est le numéro d'entrée au musée de l'acquisition que constitue l'ensemble.
  Exemple : 2004.3 désigne la troisième acquisition de l'année 2004.
  Enfin, si le musée le souhaite, le troisième élément peut être le chiffre " 0 " qui permet d'indiquer qu'il s'agit d'un ensemble complexe.
  Exemple : 2004.3.0 peut indiquer que la troisième acquisition de l'année 2004 est un ensemble complexe.

  Si l'ensemble comporte des biens remarquables isolément, ceux-ci, lors de l'inscription de l'ensemble complexe à l'inventaire, sont numérotés séparément, après le numéro attribué à l'ensemble, sur le modèle suivant.
  Exemple : 22004.3.0 pourra désigner l'ensemble complexe ; 2004.3.1 désigne le premier bien remarquable de cet ensemble ; 2004.3.2 désigne le deuxième bien remarquable.
  Dans ce cas pour chaque bien, les rubriques de l'inventaire sont remplies conformément au paragraphe 1.a de l'annexe 1 du présent arrêté "

  Cas d'un inventaire rétrospectif.
  Un bien entré antérieurement dans les collections, mais qui n'a pas été porté à l'inventaire, même sous forme de minute, sera enregistré comme suit :
  - 1er élément du numéro : millésime de l'année où l'on procède à l'inventaire rétrospectif de l'objet considéré.
  - 2ème élément : représentant habituellement le numéro d'entrée de l'acquisition au musée, est remplacé ici par le chiffre 0, pour éviter toute confusion avec les acquisitions de l'année en cours.
  - 3ème élément : désigne le numéro du bien (de 1 à n) inscrit à titre rétrospectif au sein de l'année considérée.
  Ainsi : 2004.0.2 désigne le 2e objet inventorié à titre rétrospectif en 2004.
  
  Numéros d'inventaire d'objets en rapport.
  Les logiciels de gestion des collections permettent de créer des liens entre plusieurs notices (objets associés, objets en rapport). Indiquez les informations les concernant dans le champ objet associé
   

  • Numéro d'inventaire : 985.5.12
    Objet associé : voir objet en rapport : estampe 984.8.7
    
    
     

  Numéros d'inventaire des doubles (pour les multiples) conservés dans le musée.
  Indiquez les également dans le champ objet associé:

  • Numéro d'inventaire : Inv. 4325
    Objet associé : voir numéros d'inventaire des autres éléments : Inv. 4326 (double), Inv. 4327, Inv. 4328 (double)... 
    
    
     

  Numéros d'inventaire des éléments d'un ensemble enregistré sous plusieurs numéros.
  Il peut s'agir, par exemple, du cas de la reconstitution d'un ensemble dispersé préalablement à son entrée dans le musée.
   

  • Dénomination : collier
    Numéro d'inventaire : 2004.4.5
    Objet associé : collier appartenant à une parure composée également de deux boucles d'oreilles (980.1.2 et 980.1.3) et d'un anneau de bras (983.7.1)
    
    
     

  Objet brisé puis reconstitué.
  Si les fragments ont été acquis à différentes dates et/ou de différentes manières et portent donc des numéros d'inventaire différents, traitez néanmoins l'objet comme un tout en indiquant les différents numéros d'inventaire :

  • Numéro d'inventaire : 945.1.1 ; 990.5.1
    Dénomination : propulseur
    Titre : bison se léchant
    Historique : Les deux morceaux de ce bison découvert brisé en 1925 furent dispersés peu après. M. Duval donna l'arrière-train au musée en 1945, l'arrière train a été acheté en vente publique en 1990
    
    
     

  Objet sans numéro .(A n'utiliser que le temps de rassembler l'information permettant d'inscrire l'objet.)
  Utilisez les termes Sans n° ou SN.Rubriques "Identifier et décrire l'objet"

  Pour plus de précisions :

  Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l’inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement

  Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l’inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement, annexe 2 : numérotation des biens des collections d’un musée de France

  Arrêté du 25 mai 2004 fixant les normes techniques relatives à la tenue de l’inventaire, du registre des biens déposés dans un musée de France et au récolement, annexe 1 : les rubriques de l’inventaire d’un Musée de France

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   NUMERO DE DEPOT

  Rubrique n°1 du registre des biens reçus en dépôt
   Le rôle du numéro de dépôt est de distinguer, au sein du même musée, les biens reçus en dépôt des biens affectés aux collections permanentes.
  En aucun cas, le numéro de dépôt ne peut faire office de numéro d'inventaire. Seul le numéro d'inventaire attribué par l'institution propriétaire ayant consenti le dépôt a une valeur juridique.
  L'arrêté du 25 mai 2004 indique que "lorsque le bien déposé est issu de la collection d'un musée de France, le numéro servant de référence à tous les actes de mouvement, restauration, prêt ou sortie temporaire du territoire national dudit bien est le numéro d'inventaire donné par le déposant".
  
  L'arrêté du 25 mai 2004 précise que le numéro de dépôt (donné par le dépositaire) est "attribué au bien déposé selon des règles identiques à celles utilisées pour l'enregistrement des collections permanentes." Par conséquent, pour éviter toute confusion entre numéro d'inventaire et numéro de dépôt, ..." le numéro de dépôt est précédé de la lettre "D".

  Le numéro de dépôt devra donc être indiqué dans une rubrique spécifique.

  • Numéro d'inventaire : 2001.12.5 = numéro de l'institution déposante (publique ou privée)
    Numéro de dépôt : D 2004.24.3 = numéro donné par le musée dépositaire
  • Numéro d'inventaire : Inv. 2428 = numéro de l'institution déposante (publique ou privée)
    Numéro de dépôt : D 2003.5.7 = numéro donné par le musée dépositaire