E. Modifications par lot ou globales
La modification globale ou par lot est réservée aux professionnels habilités. Potentiellement, toutes les données de Flora peuvent être traitées par cette fonction. La modification globale permet de mettre à jour, en temps réel, un lot de fiches résultant d'une recherche, et cela selon plusieurs axes :
- modifier partiellement ou totalement la valeur d'un champ
- ajouter un champ
- supprimer le contenu d'un champ
- échanger des autorités
- supprimer les notices.
Rechercher les fiches à modifier
La recherche des fiches à modifier peut être réalisée de deux façons (tout dépend des droits accordés à l'utilisateur) :
- par le menu Données / Modification globale de l'espace de travail Administration.
- directement à partir d'une liste résultat de recherche standard présentant les fiches à modifier.
Accéder à l'écran de modification globale par le menu d'Administration
- Sélectionnez l'espace de travail Administration, puis cliquez sur le menu Données / Modification globale.
Sélectionner la source souhaitée dans la liste déroulante proposée.
La liste des tables associées à la source sélectionnée - et pour lesquelles vous avez les droits de modification - s'affiche alors dans la liste des tables. Il suffit ensuite de sélectionner la table souhaitée.
La liste des index disponibles pour cette table s'affiche alors dans la liste des index, permettant de électionner l'index souhaité.
Saisir ensuite les critères de recherche et lancer la recherche
Accéder à l'écran de modification globale à partir d'une liste résultat
Suite à une recherche standard dans Flora, les utilisateurs habilités ont accès directement à la modification globale à partir de la liste résultat, grâce au bouton 
.
Il est possible de sélectionner les notices à modifier en les cochant puis en cliquant sur le bouton de modification par lot.
Si aucune notice n'a été sélectionnée dans la liste, Flora propose de prendre en compte toutes les réponses.
Modification globale
Une fois arrivé sur l'interface de modification globale plusieurs fonctionnalités de modifications sont disponibles :
- Remplacer
- Ajouter
- Supprimer un champ
- Echange
- Supprimer les notices
Remplacer
La fonctionnalité remplacer permet de remplacer la valeur d'un champ par une autre valeur.
Par exemple, dans une notice bien, remplacer la dénomination table par la dénomination chaise.
La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont remplis par défaut. Il faut alors choisir le champ sur lequel la modification est souhaitée.
Par défaut la case "Trier par libellé" est cochée. Elle permet de faire apparaitre le libellé du champ suivi de son nom informatique. Cela permet de différencier des champs qui ont potentiellement le même libellé.
Renseigner ensuite la valeur recherchée et la nouvelle valeur souhaitée.
Lancer le test permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.
Lancer le traitement lancera la modification des notices.
Forcer
Cocher la case "Forcer" permet de ne pas spécifier de valeurs à rechercher. Toutes les notices sélectionnées seront modifiées.
Par exemple, une notice avec une dénomination table et une autre avec une dénomination tabouret seront toutes les deux modifiées pour avoir la dénomination chaise.
Options
Des options peuvent s'appliquer pour effectuer des remplacements. Elles sont disponibles en dessous de la nouvelle valeur.
Chercher
Les options de la colonne Chercher permettent de préciser le niveau de recherche de la valeur à remplacer.
- Caractère : la recherche se fera uniquement sur une suite de caractères
- Mot entier : la recherche se fera sur le mot entier
- Champ entier : la recherche se fera sur le champ entier
Par exemple, sur le texte Lorem Ipsum :
La recherche sur caractères « sum » ne prendra en compte que Lorem ipSUM
La recherche sur mot entier de « ipsum » ne prendra en compte que Lorem IPSUM
La recherche sur champ entier « Lorem ipsum» prendra en compte le texte entier LOREM IPSUM
Emplacement
Les options de la colonne Emplacement permettent de spécifier le remplacement de la valeur du champ.
- Occurrence : l’occurrence recherchée est remplacée
- Champ entier : Le champ entier est remplacé (quel que soit l’occurrence recherchée)
- Début de champ : La nouvelle valeur est ajoutée au début du champ
- Fin de champ : La nouvelle valeur est ajoutée à la fin du champ
Ces options sont à combiner avec les options précédentes de la colonne Chercher.
Par exemple, toujours sur le texte Lorem ipsum si on veut remplacer les caractères « sum » par « hone » voici les résultats en fonction des combinaisons possibles :
| Option Chercher | Option Emplacement | Résultat |
| Caractère | Occurence | Lorem iphone |
| Caractère | Champ entier | hone |
| Caractère | Début du champ | honeLorem ipsum |
| Caractère | Fin du champ | Lorem ipsumhone |
Toujours sur le texte Lorem ipsum si on veut remplacer le mot entier « ipsum » par « dolor » voici les résultats en fonction des combinaisons possibles :
| Option Chercher | Option Emplacement | Résultat |
| Mot entier | Occurence | Lorem dolor |
| Mot entier | Champ entier | dolor |
| Mot entier | Début du champ | dolorLorem ipsum |
| Mot entier | Fin du champ | Lorem ipsumsdolor |
Toujours sur le texte Lorem ipsum, si on veut remplacer le champ entier «Lorem ipsum » par « dolor » voici les résultats en fonction des combinaisons possibles :
| Option Chercher | Option Emplacement | Résultat |
| Champ entier | Occurence | dolor |
| Champ entier | Champ entier | dolor |
| Champ entier | Début du champ | dolorLorem ipsum |
| Champ entier | Fin du champ | Lorem ipsumsdolor |
Options supplémentaires
- Respecter la casse : la recherche s’appuie sur la valeur telle qu’elle est saisie, c’est-à-dire en prenant en compte les majuscules, les accents etc.
Par exemple si je veux remplacer lorem ipsum (sans majuscule) par dolor en cochant respecter la casse alors que mon champ contient Lorem ipsum (avec majuscule) la modification ne s’effectuera pas.
- Remplacer toutes les occurrences présentes dans la valeur : par défaut, seule la première occurrence de la valeur recherchée est remplacée. Cette option permet de remplacer toutes les occurrences.
Par exemple, mon champ contient Lorem ipsum ipsum, je souhaite remplacer tous les « sum » par « hone ».
En ne cochant pas remplacer toutes les occurrences présentes dans la valeur, seul le premier « sum » sera remplacé ce qui donnera Lorem iphone ipsum.
Alors qu’en cochant l’option les deux « sum » seront remplacés ce qui donnera Lorem iphone iphone.
Ajouter
La fonctionnalité ajouter permet d'ajouter une valeur dans un champ.
La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont remplis par défaut. Il faut alors choisir le champ sur lequel la modification est souhaitée.
Par défaut la case "Trier par libellé" est cochée. Elle permet de faire apparaitre le libellé du champ suivi de son nom informatique. Cela permet de différencier des champs qui ont potentiellement le même libellé.
Renseigner ensuite la nouvelle valeur souhaitée.
Lancer le test permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.
Lancer le traitement lancera la modification des notices.
Ajouter au champ parent existant
L'option ajouter au champ parent existant permet d'ajouter la valeur à un champ déjà existant dans la notice.
Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
- Le champ accepte une valeur unique et n'est pas renseigné: la valeur est ajoutée
- Le champ accepte une valeur unique et est déjà renseigné : l'ajout de de valeur n'a aucun effet
- Le champ est multivalué et n'est pas renseigné : la valeur est ajoutée
- Le champ est multivalué et est déjà renseigné : la nouvelle valeur vient compléter celles déjà existantes
Créer un nouveau champ parent
Cette option permet de dupliquer le champ afin d'ajouter la nouvelle valeur.
Supprimer un champ
La fonctionnalité supprimer un champ permet de supprimer une valeur d'un champ.
La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont remplis par défaut. Il faut alors choisir le champ sur lequel la suppression est souhaitée.
Par défaut la case "Trier par libellé" est cochée. Elle permet de faire apparaitre le libellé du champ suivi de son nom informatique. Cela permet de différencier des champs qui ont potentiellement le même libellé.
Renseigner ensuite la valeur recherchée et qui est à supprimer.
Lancer le test permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.
Lancer le traitement lancera la modification des notices.
Echange
La fonctionnalité échange permet d'échanger une autorité avec une autre autorité.
La source et la table sur lesquelles effectuer les modifications sont remplis par défaut. Il faut alors choisir le champ sur lequel la suppression est souhaitée.
La table liée permet de renseigner la table d'autorité concernée par l'échange.
Par défaut la case "Trier par libellé" est cochée. Elle permet de faire apparaitre le libellé du champ suivi de son nom informatique. Cela permet de différencier des champs qui ont potentiellement le même libellé.
Renseigner ensuite la valeur recherchée à remplacer et la nouvelle valeur souhaitée.
Par exemple, remplacer dans des notices bien, l'autorité personne Delacroix Eugène par Sandro Botticelli. Ainsi tous les champs des notices sélectionnées faisant appel à Delacroix Eugène feront maintenant appel à Sandro Botticelli.
Lancer le test permet de vérifier que la modification globale va fonctionner.
Lancer le traitement lancera la modification des notices.
Supprimer les notices
La fonctionnalité supprimer les notices permet de supprimer l'ensemble des notices sélectionnées.
Lancer le test permet de vérifier que la suppression va fonctionner.
Lancer le traitement lancera la suppression des notices.
L'option Ignorer les erreurs permet de passer outre tout problème rencontré lors de la suppression. Sinon, l'opération est stoppée dès qu'un problème est rencontré.
Lancer le traitement
Une fois la modification paramétrée, cliquez sur Lancer le test pour tester le traitement (sans impact sur les données). Une page d'informations s'affiche en trois parties.
La première présente un résumé des informations de la modification. Le pourcentage de traitement réalisé apparaît en haut de l'écran.
La seconde présente les informations remontées en cours de traitement ainsi que les clefs et digests des notices modifiées. En raison du nombre d’informations pouvant être remontées dans cette zone, son contenu est volatile. Si l’on quitte l’écran de modification globale et que l’on revient dessus, on ne verra plus les précédentes informations affichées. Le nombre de lignes pouvant être affiché dans cette zone est limité à 10000. Passé ce nombre, « ….. » s'affiche.
La troisième zone est masquée. Elle apparaît lorsque des erreurs sont remontées. A l'inverse de la liste des enregistrements traités, les messages affichés dans cette zone restent jusque' à la fin du traitement : si l’on quitte cette page, on les retrouve lorsque l’on revient sur la modification en cours. Les erreurs sont détaillées, y compris les fiches impossibles à modifier à cause de droits insuffisants. (On peut disposer d'un droit de modification filtré, qui ne s'applique donc pas à toutes les notices d'une table.)
Une fois la modification paramétrée et testée, deux possibilités sont offertes pour lancer le traitement effectif :
- A partir de l'écran de résultat de test (étape précédente) : cliquez sur Appliquer.
- A partir d'un des écrans de paramétrage de la modification globale : cliquez sur Lancer le traitement.
Une fois le traitement lancé, les informations associées s'affichent de la même manière que lors du test, sans la mention Exécution en mode test.
Une fois le test ou le traitement terminé, trois boutons se présentent en haut de la page :
retour au formulaire de recherche
retour à la liste résultat
télécharger les rapports.
Ce dernier permet de récupérer les fichiers contenant la totalité des informations affichées. Il suffit de fournir le nom du fichier zip téléchargé.
Le fichier zip contient trois fichiers correspondant aux trois zones d'informations décrites ci-dessous.
Les noms de fichier sont composés :
- du code de l’action
- global_replace = Remplacement
- global_add = Ajout
- global_remove = Suppression de champ
- global_exchange = Echange d'autorité
- global_notice_delete = Suppression de notice
- CommitBatch = traitement effectif,
- du code de l’utilisateur connecté,
- de la date d’exécution de la modification,
- du type d'information
- err = erreurs rencontrées (contenu de la troisième partie de la page)
- out = liste de fiches impactées (contenu de la deuxième partie de la page)
- summary = récapitulatif (affiché dans la première partie de la page)