Modifié par Doriane Bautista le 2025/04/07 09:46
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1 **Sommaire**
2
3 {{toc/}}
4
5
6 Après enregistrement de la notice, cette dernière est présentée dans une vue, avec une barre d'outils, dans laquelle, se trouvent des fonctionnalités transverses (créer, modifier, dupliquer, supprimer, etc.).
7
8 = Visualiser les notices =
9
10
11 == Utiliser les différentes vues ==
12
13 (% id="cke_bm_2010S" style="display:none" %)
14
15
16 Dans toutes les tables de Flora, différentes vues de la même notices peuvent être proposées. Elles sont accessibles sous forme d'onglets.
17
18
19 (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
20 (((
21 //Une vue standard est automatiquement proposée (onglet Standard). Elle permet de visualiser tous les champs renseignés de la fiche.//
22 )))
23
24
25 (% style="text-align:center" %)
26 [[image:1742801069072-498.png||class="img-thumbnail"]]
27
28 Cliquer sur chaque onglet pour changer la présentation de la notice.
29
30 Dans ces vues, seuls les champs effectivement renseignés sont affichés. Le contenu des vues est différent selon le contexte métier.
31
32 (% style="text-align:center" %)
33 [[image:1742800782727-231.png||class="img-thumbnail"]]
34
35 (% style="text-align: center;" %)
36 //Visualisation d'une notice bibliothèque avec la vue détaillé//
37
38
39 (% style="text-align:center" %)
40 [[image:1742800878445-425.png||class="img-thumbnail"]]
41
42 (% style="text-align: center;" %)
43 //Visualisation d'une notice de bien avec la vue standard//
44
45
46 (% class="box successmessage" style="text-align: center;" %)
47 (((
48 //Les notices autorités UNIMARC disposent également d'une vue avec étiquettes UNIMARC.//
49 )))
50
51 (% style="text-align:center" %)
52 [[image:1742801148991-147.png||class="img-thumbnail"]]
53
54 (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
55 //Visualisation de la vue UNIMARC dans la table Auteur des autorités UNIMARC//
56
57
58 (% class="box infomessage" %)
59 (((
60 Attention : certaines tables disposent de vues et de sous-vues. C'est le cas de la vue standard dans la table des biens.
61 )))
62
63 (% style="text-align:center" %)
64 [[image:1744011921489-689.png||class="img-thumbnail"]]
65
66
67
68 (% class="wikigeneratedid" %)
69
70
71 == Utiliser les liens et rebonds ==
72
73
74 Des liens et des rebonds sont proposés à partir de champs liés à des notices d'autorités. Ils permettent de consulter leur contenu. Les liens rebonds apparaissent en bleu dans les notices.
75
76 * Le bouton [[image:1742801841584-513.png||class="img-thumbnail"]] à côté d'une donnée indique la possibilité de rebondir sur la fiche autorité correspondante.
77
78 (% style="text-align:center" %)
79 [[image:1742802043964-811.png||class="img-thumbnail"]]
80
81 Résultat :
82
83 Rebondir sur une fiche autorité permet d'y apporter des modification (si besoin).
84
85 (% id="cke_bm_4997S" style="display:none" %) (%%)Un clic sur le bouton [[image:1742801888600-102.png||class="img-thumbnail"]] permet de revenir à la précédente liste de résultats.
86
87 (% style="text-align:center" %)
88 [[image:1742802115099-758.png||class="img-thumbnail"]]
89
90
91 (% id="cke_bm_740S" style="display:none" %) (%%)Les rebonds sont également disponibles en fin de page, sous forme d'hyperliens :
92
93 (% style="text-align:center" %)
94 [[image:1744010861358-202.png||class="img-thumbnail"]]
95
96
97 **Le pavé de visualisation des fichiers, à droite de la notice,** contient également des rebonds sur les notices photos, les notices bibliothèques, les notices vidéos-sons, les notices autres documents ainsi que les notices unités d'archives. Se positionner sur un des onglets et cliquer sur les titres pour rebondir sur la notice.
98
99 __Exemple avec une notice Vidéos-Sons liée à une notice de bien__ :
100
101 (% style="text-align:center" %)
102 [[image:1744011132485-355.png||class="img-thumbnail"]]
103
104 Résultat :
105
106 Rebondir sur une fiche autorité permet d'y apporter des modification (si besoin).
107
108 (% id="cke_bm_4997S" style="display:none" %) (%%)Un clic sur le bouton [[image:1742801888600-102.png||class="img-thumbnail"]] permet de revenir à la précédente liste de résultats.
109
110 (% style="text-align:center" %)
111 [[image:1744011159166-774.png||class="img-thumbnail"]]
112
113
114 * Le bouton [[image:1742801850837-981.png||class="img-thumbnail"]] provoque la même action, mais affiche les informations dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Celle-ci pourra être consultée, puis, fermée.
115
116 (% style="text-align:center" %)
117 [[image:1742802079821-495.png||class="img-thumbnail"]]
118
119 Résultat :
120
121 Dans cette fenêtre, modifier une autorité n'est pas possible.
122
123 (% style="text-align:center" %)
124 [[image:1742802257422-870.png||class="img-thumbnail"]]
125
126
127 === Visualiser les notice liées à une autorité ===
128
129
130 En cliquant sur un lien d'autorité, il est possible de visualiser toutes les notices de la table liées à cette autorité.
131
132 (% class="box infomessage" %)
133 (((
134 **Sur les notices, les hyperliens bleus, permettent d'accéder à la liste des notices liées à cette autorité.**
135 )))
136
137 (% style="text-align:center" %)
138 [[image:1742801983941-376.png||class="img-thumbnail"]]
139
140 (% class="wikigeneratedid" %)
141 Résultat : ces dernière sont affichées dans une liste résultat standard.
142
143 (% style="text-align:center" %)
144 [[image:1742802149537-642.png||class="img-thumbnail"]]
145
146
147 = Gérer les fonctionnalités transverses dans la barre d'outils des notices =
148
149
150 La barre d'outils permet d'effectuer un certain nombre d'actions sur la notice, en fonction des droits de l'utilisateur connecté.
151
152 Les fonctionnalités présentées ci-dessous sont transverses. Elles sont applicables dans toutes les tables de Flora.
153
154
155 == Retourner sur le formulaire de recherche ==
156
157
158 A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton [[image:1742807637380-146.png||class="img-thumbnail"]].
159
160 (% style="text-align:center" %)
161 [[image:1742807684645-497.png||class="img-thumbnail"]]
162
163 (% style="text-align: center;" %)
164 //Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque//
165
166 Résultat :
167
168 (% style="text-align:center" %)
169 [[image:1742807813791-749.png||class="img-thumbnail"]]
170
171
172 == Retourner sur la dernière liste de résultats ==
173
174 A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur **la dernière liste de résultats consultée**, en cliquant sur le bouton : [[image:1742807561249-643.png||class="img-thumbnail"]].
175
176 (% style="text-align:center" %)
177 [[image:1742807751806-820.png||class="img-thumbnail"]]
178
179 (% style="text-align: center;" %)
180 //Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque//
181
182 Résultat :
183
184 (% style="text-align:center" %)
185 [[image:1742807780828-406.png||class="img-thumbnail"]]
186
187
188 == Créer une notice ==
189
190
191 A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton [[image:1742802676212-751.png||class="img-thumbnail"]], disponible dans la barre d'outils.
192
193 (% style="text-align:center" %)
194 [[image:1742802782212-387.png||class="img-thumbnail"]]
195
196 (% style="text-align: center;" %)
197 //Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque//
198
199 Respecter les mêmes principes de saisie :
200
201 * Choisir une grille de saisie.
202 * Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
203 * Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
204
205 == Modifier une notice ==
206
207
208 A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton [[image:1742802871741-172.png||class="img-thumbnail"]] , disponible dans la barre d'outils.
209
210 (% style="text-align:center" %)
211 [[image:1742803313853-311.png||class="img-thumbnail"]]
212
213 (% style="text-align: center;" %)
214 //Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque//
215
216
217 Respecter les mêmes principes de saisie :
218
219 * Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
220 * Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
221 * Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.
222
223 == Dupliquer une notice ==
224
225
226 La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.
227
228 (% class="box infomessage" %)
229 (((
230 Attention : lorsqu'on duplique une notice, **TOUTES** les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, **il est fortement conseillé de consulter[[ la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide>>doc:Main.Foire Aux Questions.Version 4\.5.FAQ Connaître la différence entre la duplication et la grille de saisie rapide .WebHome]].**
231 )))
232
233 A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton [[image:1742803403281-859.png||class="img-thumbnail"]] , disponible dans la barre d'outils.
234
235 (% style="text-align:center" %)
236 [[image:1742803640427-323.png||class="img-thumbnail"]]
237
238 (% style="text-align: center;" %)
239 //Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque//
240
241 Respecter les mêmes principes de saisie :
242
243 * Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
244 * Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
245 * Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.
246
247 (% class="box warningmessage" style="text-align: center;" %)
248 (((
249 Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.
250 )))
251
252
253 Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.
254
255 (% style="text-align:center" %)
256 [[image:1742804185821-525.png||class="img-thumbnail"]]
257
258 (% style="text-align: center;" %)
259 //Message de contrôle d'unicité sur une notice bien//
260
261
262 Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.
263
264 (% style="text-align:center" %)
265 [[image:1742804312071-589.png||class="img-thumbnail"]]
266
267 (% style="text-align: center;" %)
268 //Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque//
269
270
271 (% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
272 (((
273 (% style="text-align: left;" %)
274 Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.
275 )))
276
277
278
279 == Supprimer une notice ==
280
281
282 A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742804637705-341.png||class="img-thumbnail"]], disponible dans la barre d'outils.
283
284
285 (% style="text-align:center" %)
286 [[image:1742804905821-979.png||class="img-thumbnail"]]
287
288 (% style="text-align: center;" %)
289 //Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque//
290
291 Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.
292
293 (% style="text-align:center" %)
294 [[image:1742805020217-881.png||class="img-thumbnail"]]
295
296 (% style="text-align: center;" %)
297 //Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
298
299
300 (% class="box infomessage" %)
301 (((
302 **La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. **
303 )))
304
305 Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :
306
307 (% style="text-align:center" %)
308 [[image:1742804682389-425.png||class="img-thumbnail"]]
309
310 (% style="text-align: center;" %)
311 //Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque//
312
313
314 (% class="box infomessage" %)
315 (((
316 **Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.**
317 )))
318
319
320 == Exporter une notice via les modèles de publication ==
321
322
323 (% class="box infomessage" %)
324 (((
325 **Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).**
326 )))
327
328 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812943243-118.png||class="img-thumbnail"]], disponible dans la barre d'outils.
329
330
331 (% style="text-align:center" %)
332 [[image:1742812982450-142.png||class="img-thumbnail"]]
333
334 (% style="text-align: center;" %)
335 //Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque//
336
337
338 Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :
339
340 Export possible ne PDF ou en WORD.
341
342 (% style="text-align:center" %)
343 [[image:1742813081320-586.png||class="img-thumbnail"]]
344
345
346 Une fois le fichier généré, cliquer sur **Obtenir le résultat **pour télécharger le fichier.
347
348 Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur.
349
350 (% style="text-align:center" %)
351 [[image:1742813189257-242.png||class="img-thumbnail"]]
352
353
354 Résultat :
355
356 (% style="text-align:center" %)
357 [[image:1742813326297-134.png||class="img-thumbnail"]]
358
359 (% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
360 //Visualisation du modèle complète de la Photothèque//
361
362
363 (% class="box infomessage" %)
364 (((
365 Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer**[[ ici>>doc:2_Administration.Exports triton.WebHome]]**.
366 )))
367
368
369 == Imprimer une notice ==
370
371
372 (% id="cke_bm_1234S" style="display:none" %) (%%)A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742812618080-308.png||class="img-thumbnail"]], disponible dans la barre d'outils.
373
374 (% class="box infomessage" %)
375 (((
376 Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.
377 )))
378
379 (% style="text-align:center" %)
380 [[image:1742812710887-454.png||class="img-thumbnail"]]
381
382 (% style="text-align: center;" %)
383 //Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque//
384
385
386 Visualisation de la page avant impression :
387
388 (% style="text-align:center" %)
389 [[image:1742812761938-639.png||class="img-thumbnail"]]
390
391
392 == Intégrer une notice aux paniers ==
393
394
395 A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton [[image:1742814308403-677.png||class="img-thumbnail"]], disponible dans la barre d'outils.
396
397
398 (% style="text-align:center" %)
399 [[image:1742814270679-483.png||class="img-thumbnail"]]
400
401
402 (% class="box infomessage" %)
403 (((
404 Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante **[[Rechercher dans Flora>>https://flora.doc.decalog.net/xwiki/wiki/flora/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Fonctionnalit%C3%A9s%20communes/Recherche/#HPaniers]]**.
405 )))
406
407

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