C. Consulter et modifier les notices

Modifié par Doriane Bautista le 2025/04/07 09:46

Sommaire

Après enregistrement de la notice, cette dernière est présentée dans une vue, avec une barre d'outils, dans laquelle, se trouvent des fonctionnalités transverses (créer, modifier, dupliquer, supprimer, etc.).

Visualiser les notices

Utiliser les différentes vues

Dans toutes les tables de Flora, différentes vues de la même notices peuvent être proposées. Elles sont accessibles sous forme d'onglets.

Une vue standard est automatiquement proposée (onglet Standard). Elle permet de visualiser tous les champs renseignés de la fiche.

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Cliquer sur chaque onglet pour changer la présentation de la notice.

Dans ces vues, seuls les champs effectivement renseignés sont affichés. Le contenu des vues est différent selon le contexte métier.

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Visualisation d'une notice bibliothèque avec la vue détaillé

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Visualisation d'une notice de bien avec la vue standard

Les notices autorités UNIMARC disposent également d'une vue avec étiquettes UNIMARC.

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Visualisation de la vue UNIMARC dans la table Auteur des autorités UNIMARC

Attention : certaines tables disposent de vues et de sous-vues. C'est le cas de la vue standard dans la table des biens.

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Utiliser les liens et rebonds

Des liens et des rebonds sont proposés à partir de champs liés à des notices d'autorités. Ils permettent de consulter leur contenu. Les liens rebonds apparaissent en bleu dans les notices.

  • Le bouton 1742801841584-513.png à côté d'une donnée indique la possibilité de rebondir sur la fiche autorité correspondante.

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Résultat : 

Rebondir sur une fiche autorité permet d'y apporter des modification (si besoin).

Un clic sur le bouton 1742801888600-102.png permet de revenir à la précédente liste de résultats.

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Les rebonds sont également disponibles en fin de page, sous forme d'hyperliens :

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Le pavé de visualisation des fichiers, à droite de la notice, contient également des rebonds sur les notices photos, les notices bibliothèques, les notices vidéos-sons, les notices autres documents ainsi que les notices unités d'archives. Se positionner sur un des onglets et cliquer sur les titres pour rebondir sur la notice.

Exemple avec une notice Vidéos-Sons liée à une notice de bien :

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Résultat : 

Rebondir sur une fiche autorité permet d'y apporter des modification (si besoin).

Un clic sur le bouton 1742801888600-102.png permet de revenir à la précédente liste de résultats.

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  • Le bouton 1742801850837-981.png provoque la même action, mais affiche les informations dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Celle-ci pourra être consultée, puis, fermée.

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 Résultat :

Dans cette fenêtre, modifier une autorité n'est pas possible.

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Visualiser les notice liées à une autorité

En cliquant sur un lien d'autorité, il est possible de visualiser toutes les notices de la table liées à cette autorité.

Sur les notices, les hyperliens bleus, permettent d'accéder à la liste des notices liées à cette autorité.

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Résultat : ces dernière sont affichées dans une liste résultat standard.

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Gérer les fonctionnalités transverses dans la barre d'outils des notices

La barre d'outils permet d'effectuer un certain nombre d'actions sur la notice, en fonction des droits de l'utilisateur connecté.

Les fonctionnalités présentées ci-dessous sont transverses. Elles sont applicables dans toutes les tables de Flora.

Retourner sur le formulaire de recherche

A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur le formulaire de recherche, en cliquant sur le bouton 1742807637380-146.png.

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Visualisation de la fonctionnalité retour vers le formulaire de recherche sur une notice Photothèque

Résultat :

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Retourner sur la dernière liste de résultats

A partir de la vue d'une notice, il est possible de retourner sur la dernière liste de résultats consultée, en cliquant sur le bouton : 1742807561249-643.png.

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Visualisation de la fonctionnalité retour à la dernière liste de résultats sur une notice Photothèque

Résultat :

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Créer une notice

A partir de la vue d'une notice, il est possible de créer d'autres notices. Cliquer sur sur bouton 1742802676212-751.png, disponible dans la barre d'outils.

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Visualisation de la fonctionnalité créer sur une notice Photothèque

Respecter les mêmes principes de saisie :

  • Choisir une grille de saisie.
  • Saisir des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
  • Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.

Modifier une notice

A partir de la vue d'une notice à modifier, cliquer sur le bouton 1742802871741-172.png , disponible dans la barre d'outils.

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Visualisation de la fonctionnalité modifier sur une notice Photothèque

Respecter les mêmes principes de saisie :

  • Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée pour saisir).
  • Saisir ou modifier des champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
  • Valider les modifications en cliquant sur Enregistrer.

Dupliquer une notice

La duplication permet de créer une nouvelle notice sur la base de la notice courante.

Attention : lorsqu'on duplique une notice, TOUTES les données sont dupliquées dans la nouvelle notice. Il y a un risque d'oublier de supprimer certaines données dans la nouvelle notice. De fait, cela crée une nouvelle notice avec des données erronées. Avant d'utiliser cette fonctionnalité, il est fortement conseillé de consulter la FAQ dédiée, qui propose une alternative : l'utilisation de modèles de saisie rapide.

A partir de la vue d'une notice à dupliquer, cliquer sur le bouton 1742803403281-859.png , disponible dans la barre d'outils.

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Visualisation de la fonctionnalité dupliquer sur une notice Photothèque

Respecter les mêmes principes de saisie :

  • Choisir une grille de saisie (par défaut, le logiciel propose la grille qui a initialement été utilisée sur la notice dupliquée).
  • Saisir, supprimer ou modifier des données dans les champs (champs contrôlés, texte libre, etc.).
  • Valider la saisie en cliquant sur Enregistrer.

Pour éviter de créer des doublons, un contrôle d'unicité est mis en place dans toutes les tables. Ce dernier permet de définir quel ensemble de champs et données identifient chaque notice de façon unique.

Par exemple, si l'on tente de dupliquer une notice de biens et de l'enregistrer, le contrôle d'unicité interdit l'action, puisqu'il existe déjà une notice ayant le même numéro d'inventaire.

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Message de contrôle d'unicité sur une notice bien

Il en va de même pour les références bibliographiques : si certaines données, telles que le titre, sont identiques, Flora refuse d'enregistrer le doublon.

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Message de contrôle d'unicité sur une notice bibliothèque

Dans la bibliothèque, par paramétrage, le contenu de certains champs est conservé, d'autres sont vidés de leur contenu pour mise à jour. Par exemple, dans une notice bibliothèque, le type de document de la notice initiale est conservé, même s'il est différent de la valeur par défaut. En revanche, lors de la duplication d'un exemplaire, le champ code-barres est vidé lors de la duplication, car il doit avoir une valeur unique.

Supprimer une notice

A partir de la vue d'une notice à supprimer, cliquer sur le bouton 1742804637705-341.png, disponible dans la barre d'outils.

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Visualisation de la fonctionnalité supprimer sur une notice Photothèque

Avant suppression, un message de confirmation apparait. Cliquer sur OUI pour supprimer.

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Message de confirmation avant suppression de la notice impossible dans la Photothèque

La suppression d'une notice est possible à condition qu'aucune autre notice Flora ne lui soit liée. 

Dans le cas contraire, un message erreur s'affiche :

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Message d'erreur, suppression de la notice impossible dans la Photothèque

Pour supprimer cette notice, il faudra d'abord supprimer les liens avec les autres notices. Ces liens sont indiqués dans le message d'erreur.

Exporter une notice via les modèles de publication

Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses tables (biens, entrées, photothèque, vidéothèque, évènements, bibliothèque, colis, matériels, registres, etc.).

A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton 1742812943243-118.png, disponible dans la barre d'outils.

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Visualisation de la fonctionnalité d'export via modèles de publication sur une notice Photothèque

Choisir le modèle de publication et cliquer sur valider :

Export possible ne PDF ou en WORD.

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Une fois le fichier généré, cliquer sur Obtenir le résultat pour télécharger le fichier.

Par défaut, le fichier est stocké dans le dossier Téléchargements de l'ordinateur. 

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Résultat :

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Visualisation du modèle complète de la Photothèque

Flora met à disposition des utilisateurs des modèles de publication standards. Néanmoins, les clients ayant suivi la formation administration fonctionnelle peuvent éditer des modèles de publication personnalisés en autonomie. Pour en savoir plus sur l'éditeur de modèles de publication, cliquer ici.

Imprimer une notice

A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton 1742812618080-308.png, disponible dans la barre d'outils.

Attention : cette fonctionnalité imprime la notice telle qu'elle, sans possibilité de moduler la mise en page.

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Visualisation de la fonctionnalité d'impression sur une notice Photothèque

Visualisation de la page avant impression :

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Intégrer une notice aux paniers

A partir de la vue d'une notice à imprimer, cliquer sur le bouton 1742814308403-677.png, disponible dans la barre d'outils.

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Pour de plus amples informations sur l'intégration de notices aux paniers ainsi que la gestion des paniers, consulter la rubrique suivante Rechercher dans Flora.

 

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