Registres

Modifié par Doriane Bautista le 2024/05/10 14:53
Sommaire

Introduction

Réglementation

La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.

Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :

http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm

Texte complet : SMF - Methode redaction informatisée.pdf

L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.

Texte complet sur : http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf

L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :

http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf

Modalités pratiques

Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :

  • Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
  • Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
  • En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
  • En conformité avec les exigences légales

Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.

Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.

L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.

Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).

Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :

  • Table documentaire des Biens
  • Table documentaire des Entrées

Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :

  • Registre des biens affectés
  • Registre de biens reçus en dépôt

Vocabulaire à proscrire :

  •  Registre des entrées : il prête à confusion

L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)

Attention : le registre papier fait foi

Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.

Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.

Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.

Organisation de la saisie selon la nature des biens

Nouvelles acquisitions

La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.

L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.

La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.

Inventaire rétrospectifs

Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.

Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
 

Exemple : pour le 35e bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35

Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.

Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.

S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir : 

  • l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
  • le numéro de lot : 0
  • le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01

Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.

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Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif

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Visualisation de la notice entrée après enregistrement

L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MDE, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.

Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.

Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?

Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.

Récolement décennal

Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres

Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.

Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.

Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).

Ensembles complexes

Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.

Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)

Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.

Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :

  • 2011.0.1               bien simple
  • 2011.0.2               bien simple
  • 2011.0.3.0           ensemble complexe
  • 2011.0.3.1           1er bien remarquable de l’ensemble complexe
  • 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
  • 2011.0.4               bien simple
  • 2011.0.5.0           ensemble complexe
  • etc.

Saisie des données nécessaires au registres

Champs obligatoires en saisie

Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.

Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.

En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.

Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.

Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :

  • Mode acquisition (thésaurus)
  • Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
  • Musée acquéreur (liste de contrôle)
  • Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
  • Référence de l’acte
  • Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
  • Mention des concours publics (liste de contrôle)

Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :

  • Numéro d’inventaire
  • Date d’affectation
  • Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
  • Prix d’achat
  • Domaine (thésaurus)
  • Dénomination (thésaurus)
  • Matières/techniques (thésaurus)
  • Dimensions
  • Type d’inscriptions (thésaurus)
  • Date du constat état (assistant datation)
  • État de conservation (liste de contrôle)

La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.

Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.

Grille de saisie d'un bien affecté aux collections

Entrées : nouvelle acquisition

Sélectionner la grille de saisie Acquisition (grille minimale pour registre) dans la table des entrées.

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Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées

Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :

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Visualisation de la grille de saisie Acquisition (grille minimale pour registre) dans la table des entrées

Dans la grille de saisie « Acquisition » de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.

Entrée : inventaire rétrospectif

Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.

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Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées

Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.

Renseigner, à minima, le statut juridique.

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Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées

Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.

Biens

Sélectionner la grille de saisie 02.Biens affectés (minimale pour registre) dans la table Biens.

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Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens

La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.

Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.

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Visualisation de la grille de saisie 02.Biens affectés (minimale pour registre) dans la table Biens

Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.

Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.

Cliquer sur l'icône 2022-02-28_14h56_10.png, qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.

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Biens : Ensembles complexes

Sélectionner la grille de saisie registre d’inventaire des ensembles complexes affectés dans la table Biens.

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La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.

Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :

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Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !

Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.

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Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.

Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.

Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt

Entrée

Sélectionner la grille de saisie Dépôt dans la table Entrée (il n’y a pas de grille minimale pour registre, comme pour les acquisitions).

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Biens

A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.

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Intégration des notices biens au registre

Validation de la saisie d'un Bien

Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur 2022-02-28_14h56_10.png pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris 2022-02-28_16h57_15.png  et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.

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Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.

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Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils 2022-02-28_15h16_14.pngsur la fiche Bien.

Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".

Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. 

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L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.

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Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre 2022-02-28_16h44_17.png. 

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Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon 2022-02-28_17h12_59.png .

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Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.

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Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.

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La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.

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La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :

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Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.

 Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.

  • AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
  • ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).

Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.

Édition des registres

Listes de biens à imprimer

Se connecter  avec un profil ayant accès au menu Registres / Recherche

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La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.

Il est possible de sélectionner :

  • Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
  • L’année d'inscription au registre
  • Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)

de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.

Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.

Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :

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Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :

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Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :

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Résultat :

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Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).

Page de garde et annexes aux registres papiers

Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.

Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.

L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.

En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.

Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.

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Cas particulier : Gestion des transferts de propriété

Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).

Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.

Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :

  • Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
  • Radier le bien du registre des dépôts
  • Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours

Rattachement à la nouvelle entrée

Créer une entrée de type « transfert de propriété »

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Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée

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Radiation du registre des dépôts

Rechercher la notice du bien déposé

Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.

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Radier le bien du registre des dépôts via la modification

Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.

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Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).

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Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !

Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :

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Intégration du bien au registre des biens affectés

Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.

Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".

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Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.

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IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.

Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :

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Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! 

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