Comment utiliser l' export GAM3

Modifié par Nicolas SCHREIBER le 2023/04/14 08:45

!! avril 2023 - nouvelle version en cours de recette interne !! ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

A savoir avant de commencer

Le module de régie des biens de Flora a été adapté pour pouvoir y saisir toutes les données nécessaires à GAM3. En cela on peut considérer qu'il se substitue à l'application AlimGAM3, évitant ainsi toute double saisie.

Dés que ces données nécessaires sont renseignées dans Flora, il suffit de lancer l'export pour obtenir un fichier zip concernant la description de la proposition d'exposition ou de dépôt avec les images des biens associés et les pdf des polices d'assurance.

Ce fichier zip est au format attendu par le guichet GAM3, il pourra donc être importé directement par un utilisateur autorisé.

Le principe est donc très similaire à celui de l'export POP.

Il y a toutefois la nécéssité d'affecter un identifiant GAM à toutes les personnes morales (destinataire, bénéficiaires...). un champ a été prévu pour cela dans la table des personnes.
Il faut aussi respecter la nomenclature des domaines GAM. Pour eviter une double saisie, il faut savoir que l'export utilise préférentiellement les domaines saisis dans le champ Domaine SMF, ou s'il est vide, les données saisies dans le champ DOmaine du musée. par contre il vous faudra renseigner la correspondance entre vos domaines (ou ceux du SMF) et ceux de Gam pour chaque domaine saisi dans une des notices biens exportées (voir chapitre dédié ci dessous)/

Mode opératoire pour exporter un Prêt ou un dépôt

L'export GAM3 va utiliser les données saisies dans les notice Evènements, Bien dans l'évènement et Biens (voir chapitre "quels champs remplir dans Flora")

La correspondance entre les champs de Flora et ceux de Gam3 est automatique. par contre il n'y a pas d'obligation de "viser" les notices à exporter. L'export pourra être réalisé directement, et à tout moment depuis la notice de l'évènement.

le bouton d'export générera directement un fichier zip à télécharger sur votre poste et à importer dans le guichet gam3

Pour éviter de perdre du temps à tenter un import de données incomplètes sur le guichet GAM3 l'export si des anomalies sont detéctées, il sera accompagné d'un fichier log qui listera tous les champs obligatoires manquants dans votre saisie. Attention, s'il manque des champs obligatoires, l''export ne sera pas bloqué coté Flora, par contre vous ne pourrez pas l'importer dans le guichet Gam3, donc vérifiez toujours le fichier log présent dans le zip avant de tenter un import, car sa présence signalera des données manquantes ou incomplètes

NOTE : s'il n'y a aucune anomalie, le fichier log n'est pas généré (donc si vous dezippez l'export au même endroit, l'ancien log sera conservé)

ouvrez le fichier Zip pour consulter le fichier log des éventuelles Anomalies à corriger avant import dans Gam3

Exemple de fichier log

Il a été conçu pour faciliter la correction des données manquantes

Quand la proposition est acceptée

Après l'envoi de la création de la proposition, si elle est acceptée, GAM3 vous renverra un identifiant GAM pour l'évènement. IL faudra alors indiquer à Flora que l'évènement est référencé chez GAM pour qu'au prochain export (s'il s'avérait nécessaire), l'export génère un fichier de MODIFICATION

ATTENTION c'est un point délicat, car une fois acceptée vous ne pourrez pas refaire un export sans spécifier qu'il s'agit d"'une MODIFICATION

Saisir l'identifiant GAM dans le champ Numéro de dossier

Ne pas confondre avec le champ Identifiant de l'expo utilisé pour indiquer une expo déja crée dans gam par une autre musée et à laquelle vous pretez vous aussi des biens

Saisir la date de création effective dans GAM

Le champ Date de modification effective dans GAM vous permettra de tracer la date de la dernière modification envoyée dans GAM, mais elle n'impacte pas le contenu ou les noms des fichiers d'export

Quels champs remplir dans Flora ?

Paramétrage initial de la notice Organisme

Chaque utilisateur connecté dans Flora est rattaché à un site. Ce site est géré dans la table 'Organisme" (Administration/Paramétrage/organisme) ou sont définis les paramètres de chaque musée utilisant l'application flora : Nom, adresse, numéro SMF, valeurs par défait pour l'export POP...

Ces données sont renseignées une fois pour toute lors du paramétrage initial de chaque application Flora

Champ Flora	Champ GAM3	Obligatoire	Aide à la saisie
N° agréement SMF (Joconde)	Identifiant de musée de la conservation proposante Chaine de caractères (5) Il s'agit de l'identifiant transmis par le SMF (notamment pour Joconde), lors de l'installation d'un outil de gestion des collections dans une conservation. ex : M0811 A noter que le M N'est plus utilisé pour l'export POP, mais il sera ajouté pour l'export GAM3	o

Notice évènement

Prêts pour exposition

Champ Flora	Champ GAM3	Obligatoire	Aide à la saisie
Clé unique	N° d'export de la conservation	o
N° de dossier	N° du mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.)	oui en cas de modification
Type	différenciation prêts/dépôts	o
Titre	Titre de l'exposition	o
Contact : Nom - prénom - qualité - N° de téléphone - Adresse mèl - Civilité (lien sur table autorité personnes avec différenciation nom et prénom)	Responsable scientifique	o
Organisme responsable (lien sur table autorité personnes )	Identification de la personne morale responsable du lieu d'exposition Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable entier : 1, 2, 3, ...	o
Organisme du lieu de destination (lien sur table autorité personnes )	Identifiant du lieu d'exposition Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable entier : 1, 2, 3, ...	o
Date de début (réelle ou, si non renseigné, prévue)	Date de début du prêt	o
Date de fin (réelle ou, si non renseigné, prévue)	Date de fin du prêt	o
infos complémentaires/informations pour GAM3
Type de prêt	Type de prêt Chaine de caractères (2 ou 3) PR, PP, PPP ou ARP uniquement	o
Numéro de l'arrêté prolongé	Numéro de l'arrêté prolongé Chaine de caractères. (13) N° de mouvement. Il s'agit de l'identifiant affecté lors de l'acceptation de la proposition par GAM. ex : PP201100001	Obligatoire si le type de prêt est PP, PPP
Numéro de l'arrêté à annuler et remplacer	Numéro de l'arrêté à annuler et remplacer Chaine de caractères (13) Numéro de mouvement. Il s'agit de l'identifiant affecté lors de l'acceptation de la proposition par GAM. ex : PP201100001	Obligatoire si le type de prêt est ARP
Observations destinées à la commission	Observations destinées à la commission	non
Observations devant figurer sur l'arrêté	Observations devant figurer sur l'arrêté	non
Rédacteur : nom - prénom - adresse mèl (lien sur table autorité personnes avec différenciation noms et prénoms)	Rédacteur	o
Courrier pour suivi1	Adresses méls pour le suivi de la proposition 1	o
Courrier pour suivi2	Adresses méls pour le suivi de la proposition 2	non
Courrier pour suivi3	Adresses méls pour le suivi de la proposition 3	non
Validé par : nom - prénom (lien sur table autorité personnes avec différenciation noms et prénoms)	Nom et prénom du chef d'établissement	o
Date de validation	Date de validation de la proposition par le chef d'établissement	o
Organisme bénéficiaire du prêt (lien sur table autorité personnes )	Identifiant du bénéficiaire du prêt Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable entier : 1, 2, 3, ...	o

Assureur (lien sur table autorité personnes )	Assureur(s) du bénéficiaire de prêt pour l'exposition (au plus 2 occurrences Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet entier : 1, 2, 3, ...	o
Police d'assurance (lien sur table autres documents )	Nom fichier de police d'assurance Fichiers de police d'assurance pour l'exposition (0 à n occurences) Le fichier pdf concerné doit être inclus dans le zip	o
Identifiant de l'expo	Identifiant de l'exposition Entier : 1, 2, 3, ...	o si l'exposition existe déjà dans GAM (crée par un autre musée)
Date d'import dans GAM3 (champ à créer)	Ce champ n'existe pas en tant que tel dans GAM3, il servira toutefois à déterminer si l'export doit etre traité comme une CREATION (date d'import vide) ou comme une MODIFICATION (date d'import renseignée) IL appartiendra donc au musée de renseigner ce champ une fois l'export importé avec succés dans GAM (que la proposition soit acceptée ou non)

Dépôts

Champ Flora	Champ GAM3	Obligatoire	Aide à la saisie
Clé unique	N° d'export de la conservation	o
N° de dossier	Numéro du dépôt à modifier Numéro de mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.) ex : P201100001	o en cas de modification
Type	différenciation prêts/dépôts	o
même libellé	Indicateur pour savoir si la proposition est faite pour une régularisation après récolement	Oui si le type du dépôt est DP, FDSA, FD<92, FD>92
même libellé	Numéro de l'arrêté de dépôt que la proposition renouvelle totalement ou partiellement Numéro de mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.) ex : P201100001	Oui si le type de dépôt est RD>92, RPD>92,
même libellé	Numéro de l'arrêté de dépôt auquel la proposition met fin Numéro de mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.) ex : P201100001	Oui si le type de dépôt est FD>92
même libellé	Date du dernier arrêté de dépôt	Oui si le type de dépôt est : - RD<92, RPD<92, RD>92, RPD>92, - FD<92, FD>92
même libellé	Date initiale de mise en dépôt	Oui si le type de dépôt est : - RDSA, RPDSA, RD<92, RPD<92, RD>92, RPD>92, - FDSA, FD<92, FD>92
même libellé	Nombre de biens culturels initialement déposés il s'agit du nombre total de biens culturels (notices) concernées par le dépôt.	o
même libellé	Nombre de biens culturels dont le dépôt n'est pas renouvelé	o
(champ à créer)	Date d'échéance du dépôt ou du renouvellement de dépôt	o
	Observations destinées à la commission	non
	Observation devant figurer sur l'arrêté	non
Rédacteur : nom - prénom - adresse mèl (lien sur table autorité personnes avec différenciation noms et prénoms)	Rédacteur	o
Courrier pour suivi1	Adresses méls pour le suivi de la proposition 1	o
Courrier pour suivi2	Adresses méls pour le suivi de la proposition 2
Courrier pour suivi3	Adresses méls pour le suivi de la proposition 3
Validé par : nom - prénom (lien sur table autorité personnes avec différenciation noms et prénoms)	Nom et prénom du chef d'établissement	o
Date de validation	Date de validation de la proposition par le chef d'établissement	o
Organisme responsable (lien sur table autorité personnes )	Dépositaire / Identification de la personne morale bénéficiaire du dépôt Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable entier : 1, 2, 3, ...	o
Organisme du lieu de destination (lien sur table autorité personnes )	Dépositaire / Identifiant du lieu de dépôt Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable entier : 1, 2, 3, ...	o

Notice biens

Champ Flora	Champ GAM3	Obligatoire	Aide à la saisie
Numéro d'inventaire	Numéro d'inventaire	o
référence Joconde (calculé automatiquement)	Identifiant de la notice du bien culturel	o
Nombre d'objets	Indicateur pour savoir s'il s'agit d'un lot + Nombre d'items composant le lot sur l'inventaire	si le noeud lot est absent dans l'export, ce n'est pas un lot
Valeur d'assurance Dans la fiche bien sauf si des estimations complémentaires ont été saisies dans la table des estimations (prendre la plus récente)	Valeur d'assurance du bien pour le prêt en question	o
Mouvement en cours	Identifiant du lieu de dépôt du bien	o si le bien est déja déposé chez un dépositaire
Conditions de présentations + Conditions de manutention + Précisions conditions de manutention +Autres conditions de conservation	Contraintes de manipulation, stockage et présentation	non
Domaine SMF ou à défait, Domaine du Musée Seul le champ Identifiant GAM3 renseigné dans ces thésaurus sera exporté	Identifiant du domaine Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet entier : 1, 2, 3, ...	o
Dénomination (affixe) ; Typologie ; Titre ; Appellation ; Appellation vernaculaire	Désignation Un ou plusieurs de ces champs : - Titre - Dénomination - Appellation	o
Auteur-exécutant (fonction de l'auteur) ; Ecole ou Aire culturelle ; Lieu de découverte - site de fouille ; Provenance géographique ; Lieu de création - exécution ; Lieu d'utilisation ; Collection	Auteur / Provenance géographique Chaine de caractères (500) 1 ou plusieurs de ces champs Auteur Exécutant Ecole Lieu de découverte Origine de collecte Lieu de création Lieu d’utilisation Ethnie Collection	o
Epoque ; Date de création - exécution ; Style	Datation Chaine de caractères (500) 1 ou plusieurs de ces champs : - Epoque - Dynastie - Millénaire - Siècle - Millésime - Style	non
Matière (Techniques) (Bloc répétable même présentation que dans la notice bien)	Matériau ou Technique Chaine de caractères (500) 1 ou plusieurs de ces champs : - Matériau - Technique - Support - Médium	o
Type de dimension : Hauteur ; Largeur ; Longueur ; Profondeur ; Diamètre ; Poids (Bloc répétable même présentation que dans la notice bien)	Mesures Chaine de caractères (illimité) 1 ou plusieurs de ces champs : Hauteur Largeur Longueur Profondeur Diamètre Poids Préciser l’unité de mesure et le type de mesure devant chaque valeur.	o
Domaine musée ; Domaine SMF ; Genre de la représentation ( détail de la représentation) - Bloc répétable même présentation que dans la notice bien)	Valeur du mot clé	o réservé au musée d'archéologie nationale
Photo de consultation	Photographie Chaine de caractères. Le nom de fichier complet (avec l'extension), fourni en pièce jointe avec la proposition. Illimité. Nommage des fichiers Le nom d'un fichier peut contenir : - des chiffres arabes de 0 à 9 , - les lettres de l'alphabet non accentuées de a à z et le trait d'union. Tout autre caractère interdit ;	o
Champs supplémentaires pour les biens déposés
Date du dernier récolement (renseigné automatiquement lors de la saisie des résultat de récolement)	Date du dernier récolement	o
Etat du dernier récolement (renseigné automatiquement lors de la saisie des résultat de récolement)	Indicateur pour savoir si le bien culturel a été vu ou non lors du dernier récolement	o

Notice bien dans l'évènement (si prêt d'un lot)

Champ Flora	Champ GAM3	Obligatoire	Aide à la saisie
Nombre d'items prêtés au sein du lot	Nombre d'items prêtés au sein du lot	o si lot

Données générées automatiquement

Mode de calcul	Champ GAM3	Obligatoire	Aide à la saisie
Date du jour de réalisation de l'export Ne pas confondre avec le champ "Date d'import dans GAM3 qui permet d'indiquer à Flora que la proposition de Pret ou de dépôt a déja été importé dans GAM	Date d'exportation de la proposition	o

Comment gérer les identifications GAM3 des personnes morales

cet identifiant concerne :

pour les expositions

le bénéficiaire du prêt
l'assureur
l'organisme du lieu d'exposition
l'organisme responsable de l'organisme du lieu d'exposition = bénéficiaire du prêt

pour les dépôts

l'organisme du lieu de dépôt
l'organisme responsable de l'organisme du lieu de dépôt (bénéficiaire du dépôt)

Cet identifiant GAM3 devra être renseigné dans la notice personne des organismes concernés

exemple :

lien vers la notice personne des organismes concernés dans la notice de l'évènement

saisie des identifiants GAM dans les notices personnes

Comment gérer la correspondance des domaines Flora / domaines GAM3

Gam3 ne reconnait qu'un nombre restreint de "Domaines", et cette liste ne correspond pas forcément aux libellés de domaines qui sont utilisés dans chaque musée.

Il appartiendra donc à chaque musée d'établir une correspondance entre les libellés de domaine Flora et les libellés de domaine GAM3

Un champ Identifiant GAM3 a été ajouté dans les thésaurus "Domaine du musée" et "Domaine SMF". IL suffira de le remplir une fois pour toute afioin qu'il soit pris en compte dans les exports

Exemple :

Correspondance avec le thésaurus des domaines SMF

SI ce thésaurus est utilisé en saisie dans le notices exportées, la correspondance scientifique entre les libellés de domaine SMF et les les libellés de domaine GAM3 a été réalisé pendant les ateliers de spécification Collectissime (atelier 8). Elle est disponible via le lien suivant : Correspondance domaines SMF / domaines GAM3

Note sur les images exportées

contraintes GAM3

fichier au format jpg ;
résolution de l'image (qualité, densité de pixels par unité de mesure) : de 72 à 96 dpi ;
taille de l'image : de 640 x 480 pixels à 1600 x 1200 pixels (largeur x hauteur) ;
poids de l'image : poids inférieur ou égal à 500 ko.

De facto l'export intégrera les images médium (800x600)

Sachant que pour chaque bien culturel, il est possible de transmettre, au maximum 3 images, la limitation à 200Mo autorise des fichiers archives contenant au maximum 133 biens culturels:133 * 3 * 500 ko = 195 000 ko soit environ 195 Mo.

Cas particulier des expositions itinérantes

Dans AlimGam il est possible de saisir 3 bénéficiaires de prets / lieu d'exposition maximum

Dans Flora, ces expositions itinérantes sont gérées via des liens notice mère (l'exposition) / filles (chaque bénéficiaire - lieu d'exposition)

En lançant l'export GAM depuis la notice mère,

les données concernant le prêt seront lues dans la notice mère
les données concernant l'exposition seront lues dans les 3 premières notices filles liées

les données concernant les biens seront lues dans la notice mère (biens liés à l'évènement)

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