Comment utiliser l' export GAM3
- A savoir avant de commencer
- Mode opératoire pour exporter un Prêt ou un dépôt
- Quels champs remplir dans Flora ?
- Données générées automatiquement
- Comment gérer les identifications GAM3 des personnes morales
- Comment gérer la correspondance des domaines Flora / domaines GAM3
- Note sur les images exportées
- Cas particulier des expositions itinérantes
!! avril 2023 - nouvelle version en cours de recette interne !! ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
A savoir avant de commencer
Le module de régie des biens de Flora a été adapté pour pouvoir y saisir toutes les données nécessaires à GAM3. En cela on peut considérer qu'il se substitue à l'application AlimGAM3, évitant ainsi toute double saisie.
Dés que ces données nécessaires sont renseignées dans Flora, il suffit de lancer l'export pour obtenir un fichier zip concernant la description de la proposition d'exposition ou de dépôt avec les images des biens associés et les pdf des polices d'assurance.
Ce fichier zip est au format attendu par le guichet GAM3, il pourra donc être importé directement par un utilisateur autorisé.
Le principe est donc très similaire à celui de l'export POP.
Mode opératoire pour exporter un Prêt ou un dépôt
L'export GAM3 va utiliser les données saisies dans les notice Evènements, Bien dans l'évènement et Biens (voir chapitre "quels champs remplir dans Flora")
La correspondance entre les champs de Flora et ceux de Gam3 est automatique. par contre il n'y a pas d'obligation de "viser" les notices à exporter. L'export pourra être réalisé directement, et à tout moment depuis la notice de l'évènement.
le bouton d'export générera directement un fichier zip à télécharger sur votre poste et à importer dans le guichet gam3
ouvrez le fichier Zip pour consulter le fichier log des éventuelles Anomalies à corriger avant import dans Gam3
Exemple de fichier log
Il a été conçu pour faciliter la correction des données manquantes
Quand la proposition est acceptée
Après l'envoi de la création de la proposition, si elle est acceptée, GAM3 vous renverra un identifiant GAM pour l'évènement. IL faudra alors indiquer à Flora que l'évènement est référencé chez GAM pour qu'au prochain export (s'il s'avérait nécessaire), l'export génère un fichier de MODIFICATION
Saisir l'identifiant GAM dans le champ Numéro de dossier
Ne pas confondre avec le champ Identifiant de l'expo utilisé pour indiquer une expo déja crée dans gam par une autre musée et à laquelle vous pretez vous aussi des biens
Saisir la date de création effective dans GAM
Le champ Date de modification effective dans GAM vous permettra de tracer la date de la dernière modification envoyée dans GAM, mais elle n'impacte pas le contenu ou les noms des fichiers d'export
Quels champs remplir dans Flora ?
Paramétrage initial de la notice Organisme
Chaque utilisateur connecté dans Flora est rattaché à un site. Ce site est géré dans la table 'Organisme" (Administration/Paramétrage/organisme) ou sont définis les paramètres de chaque musée utilisant l'application flora : Nom, adresse, numéro SMF, valeurs par défait pour l'export POP...
Ces données sont renseignées une fois pour toute lors du paramétrage initial de chaque application Flora
| Champ Flora | Champ GAM3 | Obligatoire | Aide à la saisie |
| N° agréement SMF (Joconde) | Identifiant de musée de la conservation proposante Chaine de caractères (5) A noter que le M N'est plus utilisé pour l'export POP, mais il sera ajouté pour l'export GAM3 | o |
Notice évènement
Prêts pour exposition
| Champ Flora | Champ GAM3 | Obligatoire | Aide à la saisie |
| Clé unique | N° d'export de la conservation | o | |
| N° de dossier | N° du mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.) | oui en cas de modification | |
| Type | différenciation prêts/dépôts | o | |
| Titre | Titre de l'exposition | o | |
Contact : Nom - prénom - qualité - N° de téléphone - Adresse mèl - Civilité (lien sur table autorité personnes avec différenciation nom et prénom) | Responsable scientifique | o | |
Organisme responsable (lien sur table autorité personnes ) | Identification de la personne morale responsable du lieu d'exposition Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable | o | |
Organisme du lieu de destination (lien sur table autorité personnes ) | Identifiant du lieu d'exposition Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable | o | |
| Date de début (réelle ou, si non renseigné, prévue) | Date de début du prêt | o | |
| Date de fin (réelle ou, si non renseigné, prévue) | Date de fin du prêt | o | |
| infos complémentaires/informations pour GAM3 | |||
| Type de prêt | Type de prêt Chaine de caractères (2 ou 3) | o | |
| Numéro de l'arrêté prolongé | Numéro de l'arrêté prolongé Chaine de caractères. (13) | Obligatoire si le type de prêt est PP, PPP | |
| Numéro de l'arrêté à annuler et remplacer | Numéro de l'arrêté à annuler et remplacer Chaine de caractères (13) | Obligatoire si le type de prêt est ARP | |
| Observations destinées à la commission | Observations destinées à la commission | non | |
| Observations devant figurer sur l'arrêté | Observations devant figurer sur l'arrêté | non | |
Rédacteur : nom - prénom - adresse mèl (lien sur table autorité personnes avec différenciation noms et prénoms) | Rédacteur | o | |
| Courrier pour suivi1 | Adresses méls pour le suivi de la proposition 1 | o | |
| Courrier pour suivi2 | Adresses méls pour le suivi de la proposition 2 | non | |
| Courrier pour suivi3 | Adresses méls pour le suivi de la proposition 3 | non | |
Validé par : nom - prénom (lien sur table autorité personnes avec différenciation noms et prénoms) | Nom et prénom du chef d'établissement | o | |
| Date de validation | Date de validation de la proposition par le chef d'établissement | o | |
Organisme bénéficiaire du prêt (lien sur table autorité personnes ) | Identifiant du bénéficiaire du prêt Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable entier : 1, 2, 3, ... | o | |
Assureur (lien sur table autorité personnes ) | Assureur(s) du bénéficiaire de prêt pour l'exposition (au plus 2 occurrences Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet entier : 1, 2, 3, ... | o | |
Police d'assurance (lien sur table autres documents ) | Nom fichier de police Le fichier pdf concerné doit être inclus dans le zip | o | |
| Identifiant de l'expo | Identifiant de l'exposition Entier : 1, 2, 3, ... | o si l'exposition existe déjà dans GAM (crée par un autre musée) | |
| Date d'import dans GAM3 (champ à créer) | Ce champ n'existe pas en tant que tel dans GAM3, il servira toutefois à déterminer si l'export doit etre traité comme une CREATION (date d'import vide) ou comme une MODIFICATION (date d'import renseignée) IL appartiendra donc au musée de renseigner ce champ une fois l'export importé avec succés dans GAM (que la proposition soit acceptée ou non) |
Dépôts
| Champ Flora | Champ GAM3 | Obligatoire | Aide à la saisie |
| Clé unique | N° d'export de la conservation | o | |
| N° de dossier | Numéro du dépôt à modifier Numéro de mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.) ex : P201100001 | o en cas de modification | |
| Type | différenciation prêts/dépôts | o | |
| même libellé | Indicateur pour savoir si la proposition est faite pour une régularisation après récolement | Oui si le type du dépôt est DP, FDSA, FD<92, FD>92 | |
| même libellé | Numéro de l'arrêté de dépôt que la proposition renouvelle totalement ou partiellement Numéro de mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.) ex : P201100001 | Oui si le type de dépôt est RD>92, RPD>92, | |
| même libellé | Numéro de l'arrêté de dépôt auquel la proposition met fin Numéro de mouvement (fourni par GAM3 lors de l'acceptation de la proposition.) ex : P201100001 | Oui si le type de dépôt est FD>92 | |
| même libellé | Date du dernier arrêté de dépôt | Oui si le type de dépôt est : - RD<92, RPD<92, RD>92, RPD>92, - FD<92, FD>92 | |
| même libellé | Date initiale de mise en dépôt | Oui si le type de dépôt est : - RDSA, RPDSA, RD<92, RPD<92, RD>92, RPD>92, - FDSA, FD<92, FD>92 | |
| même libellé | Nombre de biens culturels initialement déposés il s'agit du nombre total de biens culturels (notices) concernées par le dépôt. | o | |
| même libellé | Nombre de biens culturels dont le dépôt n'est pas renouvelé | o | |
| (champ à créer) | Date d'échéance du dépôt ou du renouvellement de dépôt | o | |
| Observations destinées à la commission | non | ||
| Observation devant figurer sur l'arrêté | non | ||
Rédacteur : nom - prénom - adresse mèl (lien sur table autorité personnes avec différenciation noms et prénoms) | Rédacteur | o | |
| Courrier pour suivi1 | Adresses méls pour le suivi de la proposition 1 | o | |
| Courrier pour suivi2 | Adresses méls pour le suivi de la proposition 2 | ||
| Courrier pour suivi3 | Adresses méls pour le suivi de la proposition 3 | ||
Validé par : nom - prénom (lien sur table autorité personnes avec différenciation noms et prénoms) | Nom et prénom du chef d'établissement | o | |
| Date de validation | Date de validation de la proposition par le chef d'établissement | o | |
Organisme responsable (lien sur table autorité personnes ) | Dépositaire / Identification de la personne morale bénéficiaire du dépôt Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable | o | |
Organisme du lieu de destination (lien sur table autorité personnes ) | Dépositaire / Identifiant du lieu de dépôt Identifiant de partenaire. Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet consultable et téléchargeable | o | |
Notice biens
| Champ Flora | Champ GAM3 | Obligatoire | Aide à la saisie |
| Numéro d'inventaire | Numéro d'inventaire | o | |
référence Joconde (calculé automatiquement) | Identifiant de la notice du bien culturel | o | |
| Nombre d'objets | Indicateur pour savoir s'il s'agit d'un lot + Nombre d'items composant le lot sur l'inventaire | si le noeud lot est absent dans l'export, ce n'est pas un lot | |
Valeur d'assurance Dans la fiche bien sauf si des estimations | Valeur d'assurance du bien pour le prêt en question | o | |
| Mouvement en cours | Identifiant du lieu de dépôt du bien | o si le bien est déja déposé chez un dépositaire | |
Conditions de présentations + Conditions de manutention +Autres conditions de conservation | Contraintes de manipulation, stockage et présentation | non | |
Domaine SMF ou à défait, Domaine du Musée | Identifiant du domaine Il est définit par Gam. La liste est accessible via le guichet entier : 1, 2, 3, ... | o | |
| Dénomination (affixe) ; Typologie ; Titre ; Appellation ; Appellation vernaculaire | Désignation Un ou plusieurs de ces champs : - Titre - Dénomination - Appellation | o | |
| Auteur-exécutant (fonction de l'auteur) ; Ecole ou Aire culturelle ; Lieu de découverte - site de fouille ; Provenance géographique ; Lieu de création - exécution ; Lieu d'utilisation ; Collection | Auteur / Provenance géographique Chaine de caractères (500) 1 ou plusieurs de ces champs Auteur Exécutant Ecole Lieu de découverte  Origine de collecte Lieu de création Lieu d’utilisation Ethnie Collection | o | |
| Epoque ; Date de création - exécution ; Style | Datation Chaine de caractères (500) 1 ou plusieurs de ces champs : - Epoque - Dynastie - Millénaire - Siècle - Millésime - Style | non | |
| Matière (Techniques) (Bloc répétable même présentation que dans la notice bien) | Matériau ou Technique Chaine de caractères (500) 1 ou plusieurs de ces champs : - Matériau - Technique - Support - Médium | o | |
Type de dimension : Hauteur ; Largeur ; Longueur ; Profondeur ; Diamètre ; Poids | Mesures Chaine de caractères (illimité) 1 ou plusieurs de ces champs : Hauteur Largeur Longueur Profondeur Diamètre Poids Préciser l’unité de mesure et le type de mesure devant chaque valeur. | o | |
Domaine musée ; Domaine SMF ; Genre de la représentation ( détail de la représentation) - Bloc répétable même présentation que dans la notice bien) | Valeur du mot clé | o réservé au musée d'archéologie nationale | |
| Photo de consultation | Photographie Chaine de caractères. Le nom de fichier complet (avec l'extension), fourni en pièce jointe avec la proposition. Illimité. Nommage des fichiers Le nom d'un fichier peut contenir : - des chiffres arabes de 0 à 9 , - les lettres de l'alphabet non accentuées de a à z et le trait d'union. Tout autre caractère interdit ; | o | |
| Champs supplémentaires pour les biens déposés | |||
| Date du dernier récolement (renseigné automatiquement lors de la saisie des résultat de récolement) | Date du dernier récolement | o | |
| Etat du dernier récolement (renseigné automatiquement lors de la saisie des résultat de récolement) | Indicateur pour savoir si le bien culturel a été vu ou non lors du dernier récolement | o |
Notice bien dans l'évènement (si prêt d'un lot)
| Champ Flora | Champ GAM3 | Obligatoire | Aide à la saisie |
| Nombre d'items prêtés au sein du lot | Nombre d'items prêtés au sein du lot | o si lot |
Données générées automatiquement
| Mode de calcul | Champ GAM3 | Obligatoire | Aide à la saisie |
Date du jour de réalisation de l'export Ne pas confondre avec le champ "Date d'import dans GAM3 qui permet d'indiquer à Flora que la proposition de Pret ou de dépôt a déja été importé dans GAM | Date d'exportation de la proposition | o |
Comment gérer les identifications GAM3 des personnes morales
cet identifiant concerne :
pour les expositions
- le bénéficiaire du prêt
- l'assureur
- l'organisme du lieu d'exposition
- l'organisme responsable de l'organisme du lieu d'exposition = bénéficiaire du prêt
pour les dépôts
- l'organisme du lieu de dépôt
- l'organisme responsable de l'organisme du lieu de dépôt (bénéficiaire du dépôt)
Cet identifiant GAM3 devra être renseigné dans la notice personne des organismes concernés
exemple :
lien vers la notice personne des organismes concernés dans la notice de l'évènement
saisie des identifiants GAM dans les notices personnes
Comment gérer la correspondance des domaines Flora / domaines GAM3
Gam3 ne reconnait qu'un nombre restreint de "Domaines", et cette liste ne correspond pas forcément aux libellés de domaines qui sont utilisés dans chaque musée.
Il appartiendra donc à chaque musée d'établir une correspondance entre les libellés de domaine Flora et les libellés de domaine GAM3
Un champ Identifiant GAM3 a été ajouté dans les thésaurus "Domaine du musée" et "Domaine SMF". IL suffira de le remplir une fois pour toute afioin qu'il soit pris en compte dans les exports
Exemple :
Correspondance avec le thésaurus des domaines SMF
SI ce thésaurus est utilisé en saisie dans le notices exportées, la correspondance scientifique entre les libellés de domaine SMF et les les libellés de domaine GAM3 a été réalisé pendant les ateliers de spécification Collectissime (atelier 8). Elle est disponible via le lien suivant :
Note sur les images exportées
contraintes GAM3
- fichier au format jpg ;
- résolution de l'image (qualité, densité de pixels par unité de mesure) : de 72 à 96 dpi ;
- taille de l'image : de 640 x 480 pixels à 1600 x 1200 pixels (largeur x hauteur) ;
- poids de l'image : poids inférieur ou égal à 500 ko.
De facto l'export intégrera les images médium (800x600)
Sachant que pour chaque bien culturel, il est possible de transmettre, au maximum 3 images, la limitation à 200Mo autorise des fichiers archives contenant au maximum 133 biens culturels:133 * 3 * 500 ko = 195 000 ko soit environ 195 Mo.
Cas particulier des expositions itinérantes
Dans AlimGam il est possible de saisir 3 bénéficiaires de prets / lieu d'exposition maximum
Dans Flora, ces expositions itinérantes sont gérées via des liens notice mère (l'exposition) / filles (chaque bénéficiaire - lieu d'exposition)
En lançant l'export GAM depuis la notice mère,
- les données concernant le prêt seront lues dans la notice mère
- les données concernant l'exposition seront lues dans les 3 premières notices filles liées
- les données concernant les biens seront lues dans la notice mère (biens liés à l'évènement)
