Cette fonctionnalité permet une vérification physique de la livraison par rapport au contenu de la commande, préalable à l'enregistrement de la réception et création des exemplaires. La vérification passe par la lecture de l'EAN ou ISBN de l'exemplaire. Si le code n'est pas un ISBN ou EAN valide, un message d'information s'affiche et une alerte sonore peut être déclenchée. Cela ne bloque pas la procédure puisqu'il peut s'agir d'un ISBN ou EAN erroné.

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/5 : rechercher les commandes à vérifier

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Vérification de réception.

Le formulaire de recherche des commandes à réceptionner s'affiche.

Cliquez sur Rechercher. Puisque le critère coché par défaut est l'état A recevoir, toutes les commandes pour lesquelles des exemplaires restent à recevoir sont présentées. Par défaut, la liste est triée sur la première colonne (Numéro du bon de commande).

Liste de commandes à vérifier

Les critères de recherche dans les deux onglets sont les mêmes que ceux décrits dans la recherche des commandes, avec en plus la possibilité de filtrer les commandes par état de réception.

Au début de chaque ligne de la liste résultat se trouve un bouton Vérifier qui ouvre l'écran de vérification pour la commande.

Ecran de vérification de commande

Etape 2/5 : vérifier un exemplaire qui fait partie de la commande

Douchez le EAN13 / ISBN13 d'un exemplaire livré dont le EAN ou ISBN correspond à une ligne de commande de la commande en cours. Il s'ajoute à la liste avec une pastille verte qui signifie qu'il est reçu.

Exemplaire reçu

Etape 3/5 : vérifier un exemplaire reçu en trop

Douchez un exemplaire dont l'ISBN figure dans une ligne de commande, mais pour lequel le nombre commandé a déjà été vérifié. Il s'ajoute à la liste avec une pastille orange qui signifie qu'il est en trop. Une alerte sonore peut être déclenchée.

Exemplaire reçu en trop

Etape 4/5 : vérifier un exemplaire qui ne fait pas partie de la commande

Douchez un exemplaire dont l'ISBN ne figure pas dans une ligne de commande. Il s'ajoute à la liste dans la colonne Hors cde avec une pastille orange. Une alerte sonore peut être déclenchée.

Exemplaire reçu hors commande

Etape 5/5 : éditer le rapport

Le rapport contient les différences entre la commande et la livraison, à savoir les exemplaires :

• manquants : exemplaires non reçus,
• doublons : exemplaires livrés en trop,
• hors commande : exemplaires dont l’ISBN n’est référencé dans aucune des lignes de commande associées à la commande. (NB : il est à noter que toutes les lignes de la commande ne disposent pas forcément du champ ISBN renseigné).

Seul le rapport de la vérification de réception courante peut être édité.

Après avoir saisi l'adresse du destinataire (pour un mail), lancez l'édition en sélectionnant le type d'édition (Lettre et mail, Mail ou Lettre) dans la liste déroulante Editer.

Extrait de rapport de vérification

Les informations suivantes sont mises à jour dans la fiche de la ligne de commande :

• Date de dernière vérification
• Nombre d’exemplaires vérifiés commandés : les exemplaires commandés dont la vérification de réception a été enregistrée.
• Nombre d’exemplaires doubles dont la vérification de réception a été enregistrée : les exemplaires référencés dans la commande pour lesquels le nombre livré dépasse le nombre exemplaires commandés restant à recevoir.
• Nombre d’exemplaires restant à recevoir, parmi les exemplaires "Vérifiés commandés" enregistrés lors de la dernière vérification de réception.

Ensuite, ce dernier champ est mis à jour lors de l’enregistrement de la réception de chaque exemplaire si et seulement si il y a eu vérification de réception.

• Nombre d’exemplaires reçus après la dernière vérification de réception (y compris les doubles).
• Nombre d’exemplaires doubles reçus après la dernière vérification de réception. C’est le nombre d’exemplaires reçus au-delà du nombre d’exemplaires "Vérifiés reçus".

Les informations suivantes sont mises à jour dans la fiche de la commande :

• Date de dernière vérification
• Somme du nombre d’exemplaires "Vérifiés commandés" de toutes les lignes associées
• Somme du nombre d’exemplaires "Vérifiés doubles" de toutes les lignes associées
• Somme du nombre d’exemplaires "Vérifiés à recevoir" de toutes les lignes associées
• Somme du nombre d’exemplaires "Vérifiés reçus" de toutes les lignes associées
• Somme du nombre d’exemplaires "Vérifiés doubles reçus" de toutes les lignes associées