Les suggestions sont intégrées dans le processus d’acquisition. Nouveauté 4.0.0. ! 

La gestion des suggestions a été revue afin de :

• Gérer des notices de suggestion d’acquisition en amont de la ligne de commande. Les professionnels peuvent saisir des suggestions d’achat à partir du catalogue. Ces suggestions sont ensuite disponibles dans le panier d’acquisition, peuvent passer par une délibération (Validation, Attente, Refus) et intégrer ou non un bon de commande.
• Conserver le nom du lecteur à l’origine de la suggestion d’achat tout au long du processus.

Tout lecteur autorisé peut émettre des suggestions d'achat à l'attention des professionnels, qui vont les traiter et décider ou non de l'acquisition correspondante. Il convient ensuite de cataloguer la notice pour permettre l'acquisition selon les principes exposés dans ce chapitre.

Rappelons qu'une suggestion a les caractéristiques suivantes :

• Elle est relative à un type de document en fonction du scenario choisi (monographie, numéro de périodique, article de périodique, audiovisuel, son ou partition).
• Elle est destinée au lecteur demandeur.
• Elle concerne le site du lecteur demandeur.
• Par défaut, elle est à l'état A traiter.
• Elle doit contenir au moins le titre de l’objet demandé, et éventuellement un commentaire de la part du lecteur.

C.1. Saisir

Dans son compte lecteur, le lecteur peut visualiser ses suggestions et en créer des nouvelles.

Standard

Profil utilisé : lecteur/lecteur

Etape 1/2 : visualiser ses suggestions

Sélectionnez l'espace de travail Compte lecteur, puis cliquez sur le menu Compte lecteur / Suggestions. Le formulaire de recherche/saisie est présenté, avec la liste des suggestions du lecteur déjà enregistrées. Une pastille de couleur indique l'état de chaque suggestion. En positionnant la souris sur la pastille, vous visualisez le texte de l'état.

Liste des suggestions du lecteur

Etape 2/2 : modifier/supprimer une suggestion

Tant qu'une suggestion reste à l'état A traiter, vous pouvez la modifier ou la supprimer. Cliquez sur un titre pour afficher la vue.

Vue d'une suggestion à traiter

Vous pouvez modifier ou supprimer la suggestion en employant les boutons standard :

•  Modifier
•  Supprimer

C.2. Rechercher

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/2 : rechercher les suggestions à traiter

Sélectionnez l'espace de travail Acquisition, puis cliquez sur le menu Acquisition / Suggestion d'achat. Le formulaire de recherche/saisie des suggestions est présenté. Le formulaire de recherche propose la recherche sur titre de la suggestion, type de document et état.

Cliquez sur Rechercher. Puisque le critère coché par défaut est l'état A traiter, toutes les suggestions restant à gérer sont présentées.

Liste des suggestions à traiter

Etape 2/2 : visualiser toutes les suggestions

Sélectionnez l'état Tous puis cliquez sur Rechercher.

Visualisation des suggestions

Toutes les suggestions, quel que soit leur état, sont présentées :

 A traiter

 Acceptée

 Refusée

 Différée

 Clôturée

En glissant la souris sur un de ces boutons, vous visualisez textuellement la valeur de traitement correspondant.

C.3. Traiter

Les actions possibles sur une demande (accessibles à partir de la barre d'outils de la vue d'une suggestion) dépendent de son état :

• Une demande à l'état A traiter peut être acceptée, refusée ou différée.
• Une demande à l'état Différée peut être acceptée ou refusée.
• Une demande à l'état Acceptée ou Refusée peut être clôturée.

Accepter

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/3 : sélectionner la suggestion à accepter

Recherchez la suggestion à accepter (à l'état A traiter ou Différée) et visualisez sa fiche en cliquant sur le numéro à gauche dans la liste résultat. La fiche de la suggestion est présentée, avec les boutons disponibles de traitement des suggestions présentés dans la barre d'outils.

Etape 2/3 : accepter la suggestion

Cliquez sur le bouton  .

Accepter une suggestion

Etape 3/3 : motiver la décision

Un formulaire d'acceptation est présenté reprenant les principales informations de la suggestion, et permettant de préciser des informations externes (Réponse au demandeur) ou internes (Note interne).

Formulaire d'acceptation

Renseignez le formulaire et cliquez sur Enregistrer. Un clic sur Annuler stoppe l'enregistrement des informations dans le formulaire.

Refuser

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/3 : sélectionner la suggestion à refuser

Recherchez la suggestion à refuser (à l'état A traiter ou Différée) et visualisez sa fiche en cliquant sur le numéro à gauche dans la liste résultat. La fiche de la suggestion est présentée, avec les boutons disponibles de traitement des suggestions présentés dans la barre d'outils.

Etape 2/3 : refuser la suggestion

Cliquez sur le bouton  .

Refuser une suggestion

Etape 3/3 : motiver la décision

Un formulaire de refus est présenté reprenant les principales informations de la suggestion, et permettant de préciser des informations externes (Réponse au demandeur) ou internes (Motif du refus). Le motif du refus est à choisir dans la liste déroulante (Trop spécialisé, Epuisé, Déjà commandé, ...).

Formulaire de refus

Renseignez le formulaire et cliquez sur Enregistrer. Un clic sur Annuler stoppe l'enregistrement des informations dans le formulaire.

Différer

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/3 : sélectionner la suggestion à différer

Recherchez la suggestion à mettre en attente (à l'état A traiter) et visualisez sa fiche en cliquant sur le numéro à gauche dans la liste résultat. La fiche de la suggestion est présentée, avec les boutons disponibles de traitement des suggestions présentés dans la barre d'outils.

Etape 2/3 : différer la suggestion

Cliquez sur le bouton  .

Différer une suggestion

Etape 3/3 : motiver la décision

Un formulaire de motivation de la mise en attente est présenté reprenant les principales informations de la suggestion, et permettant de préciser des informations internes (Note interne).

Formulaire de mise en attente

Renseignez le formulaire et cliquez sur Enregistrer. Un clic sur Annuler stoppe l'enregistrement des informations dans le formulaire.

Clôturer

Standard

Profil utilisé : acq/acq

Etape 1/2 : sélectionner la suggestion à clôturer

Recherchez la suggestion à traiter (à l'état Acceptée ou Refusée) et visualisez sa fiche en cliquant sur le numéro à gauche dans la liste résultat. La fiche de la suggestion est présentée, avec les boutons disponibles de traitement des suggestions présentés dans la barre d'outils.

Etape 2/2 : clôturer la suggestion

Cliquez sur le bouton . La fiche passe à l'état Clôturée : aucun bouton de traitement n'est désormais disponible.

Clôturer une suggestion