Code source wiki de E. Régie de recettes

Modifié par Doriane Bautista le 2024/10/07 09:34
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1 {{box cssClass="floatinginfobox" title="**Sommaire**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
4
5 (% id="H4.D.7.RE9giederecettes" %)
6 Si votre site gère les transactions financières liées aux opérations de communication, les fonctions de régie vous concernent.
7
8 = E.1. Principes =
9
10 Dans Flora, ces transactions peuvent être liées aux opérations suivantes :
11
12 * Inscription financière d'un lecteur (voir les chapitres Lecteurs et Communications).
13 * Réinscription financière d'un lecteur (voir chapitre Communications).
14 * Paiement d'amendes (voir chapitre Communications).
15 * Frais de relances (voir chapitre Rappels et Relances).
16 * Autres transactions (photocopies, boîtier cassé, carte lecteur perdue, achat librairie, prêt inter-bibliothèque, ...).
17
18 = E.2. Visualiser =
19
20 Plusieurs contextes vous informent de la situation d'un lecteur, au regard de la régie. Ces informations sont mises à jour en temps réel par Flora.
21
22 == Fiche lecteur ==
23
24 (% id="HStandard" %)
25 **Standard**
26
27 Profil utilisé : comm/comm
28
29 (% class="etape" %)
30 Etape 1/1 : visualiser la situation lecteur
31
32 Dans le menu Lecteur / Inscription et gestion, recherchez un lecteur. Dans sa fiche, les informations sur son solde se trouvent dans la rubrique "Irrégularités" :
33
34 (% style="text-align:center" %)
35 [[image:1564497394008-439.png||height="123" width="291"]]
36
37 (% class="MsoCaption" %)
38 //Fiche lecteur avec solde négatif//
39
40 == Prêt et Retour ==
41
42 (% id="HStandard-1" %)
43 **Standard**
44
45 Profil utilisé : comm/comm
46
47 (% class="etape" %)
48 Etape 1/3 : visualiser la situation du lecteur
49
50 Identifiez un lecteur dans un menu de Prêt. Si toutes ses transactions ne sont pas réglées le solde négatif s'affiche. Le bouton [[image:1564582598768-388.png||height="24" width="24"]] permet de régulariser la dette.
51
52 (% style="text-align:center" %)
53 [[image:1564497460217-913.png||height="27" width="105"]]
54
55 (% class="MsoCaption" %)
56 //Alerte sur le solde négatif d'un lecteur suite à son identification//
57
58 (% class="etape" %)
59 Etape 2/3 : visualiser la situation du lecteur responsable d'un groupe
60
61 Identifiez un lecteur qui est responsable d'un groupe. Son solde individuel s'affiche, ainsi que celui du groupe.
62
63 (% style="text-align:center" %)
64 [[image:1564497409355-381.png||height="72" width="206"]]
65
66 (% class="MsoCaption" %)
67 //Alerte supplémentaire pour le responsable du groupe//
68
69 (% style="text-align:center" %)
70 [[image:1564497430726-977.png||height="330" width="618"]]
71
72 (% class="MsoCaption" %)
73 //Régies du groupe//
74
75 (% class="etape" %)
76 Etape 3/3 : effectuer le retour en retard d'un objet
77
78 Dans un menu de prêt, après avoir identifié un lecteur, faîtes le retour d'un objet en retard. Si les droits de communication de celui-ci impliquent une amende financière, un message s'affiche. Vous pouvez régulariser la régie tout de suite (Régulariser), ou ultérieurement (Fermer) : le lecteur a désormais une régie en cours, et donc un solde négatif.
79
80 (% style="text-align:center" %)
81 [[image:1564497486255-536.png||height="81" width="458"]]
82
83 (% class="MsoCaption" %)
84 //Invite à régler une amende//
85
86 == Menu Régie ==
87
88 (% id="HStandard-2" %)
89 **Standard**
90
91 Profil utilisé : comm/comm
92
93 (% class="etape" %)
94 Etape 1/1 : visualiser la régie d'un lecteur
95
96 Cliquez sur le menu Communications / Régie de recettes. Identifiez un lecteur, si ce n'est déjà fait. Ses régies s'affichent sous trois onglets :
97
98 * En cours : à régulariser
99 * Encaissées : réglées
100 * Annulées : annulées par le professionnel.
101
102 A partir de cette présentation, il est possible d'agir sur les régies en cours. Aucune action de gestion n'est possible sur les régies encaissées et annulées.
103
104 (% style="text-align:center" %)
105 [[image:1564497505819-740.png||height="99" width="585"]]
106
107 (% class="MsoCaption" %)
108 //Visualisation des régies d'un lecteur//
109
110 = E.3. Créer =
111
112 (% id="HStandard-3" %)
113 **Standard**
114
115 Profil utilisé : comm/comm
116
117 (% class="etape" %)
118 Etape 1/3 : créer une régie
119
120 Cliquez sur le bouton qui permet de créer des régies :
121
122 * [[image:1564582670485-784.png||height="24" width="24"]] suite à identification du lecteur, lors d'une action de communication dans un menu de prêt
123 * [[image:1564582656734-663.png||height="24" width="24"]] dans le menu Communications / Régie de recettes, suite à identification du lecteur.
124
125 Le formulaire de création s'ouvre.
126
127 (% style="text-align:center" %)
128 [[image:1564497524445-361.png||height="383" width="573"]]
129
130 (% class="MsoCaption" %)
131 //Création d'une nouvelle régie//
132
133 (% class="etape" %)
134 Etape 2/3 : saisir les informations de la régie
135
136 Choisissez le type de transaction. Les types possibles sont proposés dans une liste. En standard, il s'agit de :
137
138 * Inscription
139 * Réinscription
140 * Photocopies
141 * Boîtier cassé
142 * Carte lecteur perdue
143 * Carte de paiement
144 * Achat librairie
145 * Prêt inter-bibliothèque
146
147 (% class="reference" %)
148 Les amendes et les frais de relances n'apparaissent pas, puisque ces types de transactions sont générés automatiquement par Flora dans le cadre des retours ou des relances.
149
150 Saisissez le montant (en euros), en utilisant le séparateur "." (point) si vous devez saisir des décimales. Le mode de paiement est choisi sur liste, la sélection du mode Chèque rajoute deux zones de saisie Banque de paiement et N° de chèque dans le formulaire.
151
152 (% class="etape" %)
153 Etape 3/3 : enregistrer la régie
154
155 Une fois renseigné, trois options vous sont offertes :
156
157 * Enregistrer la régie pour encaissement différé. La fiche de régie reste ouverte dans l'onglet En cours jusqu'à régularisation.
158 * Encaisser la régie immédiatement (voir la section Encaisser ci-dessous).
159 * Annuler la création de la régie.
160
161 = E.4. Régulariser =
162
163 Dans Flora, la régularisation peut être immédiate ou différée. Tant que les transactions ne sont pas réglées, elles restent accessibles à l'écran et régularisables à tout moment.
164
165 == Encaisser ==
166
167 (% id="HStandard-4" %)
168 **Standard**
169
170 Profil utilisé : comm/comm
171
172 (% class="etape" %)
173 Etape 1/4 : sélectionner les transactions à régler
174
175 A partir de la situation du lecteur ou du menu Communications / Régie de recettes, visualisez la régie du lecteur, en employant une des méthodes décrites dans la section sur la visualisation.
176
177 Pour régler une seule transaction, cliquez sur le bouton [[image:1564582698574-660.png||height="24" width="24"]] présenté dans la ligne de transaction. Flora calcule le montant à régler et l'affiche automatiquement.
178
179 Pour régler par lot, cochez les transactions à traiter et utilisez le bouton [[image:1564582724428-348.png||height="24" width="24"]] dans la barre d'outils.
180
181 Dans les deux cas la fenêtre de la Régie de recettes s'ouvre.
182
183 (% class="etape" %)
184 Etape 2/4 : choisir le mode de paiement
185
186 Choisissez le mode de paiement dans la liste proposée : Chèque, Espèces, Prélèvement ou Carte bancaire.
187
188 Un paiement par chèque entraîne le renseignement du nom de la banque et du numéro de chèque :
189
190 (% style="text-align:center" %)
191 [[image:1564497553560-575.png||height="381" width="572"]]
192
193 (% class="MsoCaption" %)
194 //Encaissement par chèque//
195
196 (% class="etape" %)
197 Etape 3/4 : saisir un commentaire
198
199 Saisissez éventuellement un commentaire : cette zone est réservée aux informations particulières liées au contexte.
200
201 (% class="etape" %)
202 Etape 4/4 : enregistrer la transaction
203
204 Sélectionnez le type de note à générer : mail, lettre ou les deux.
205
206 Cliquez sur Encaisser : la note est générée. Elle est adressée au responsable du lecteur, s'il existe.
207
208 (% style="text-align:center" %)
209 [[image:1564497571411-243.png||height="299" width="341"]]
210
211 (% class="MsoCaption" %)
212 //Génération de la note de régularisation//
213
214 La transaction ne s'affiche plus dans l'onglet En cours : elle se trouve maintenant dans l'onglet Encaissées.
215
216 = E.5. Annuler =
217
218 Quand vous annulez une transaction, la fiche de régie passe à l'état Annulée et le solde du lecteur est recalculé.
219
220 (% id="HStandard-5" %)
221 **Standard**
222
223 Profil utilisé : comm/comm
224
225 A partir de la situation du lecteur ou du menu Communications / Régie de recettes, visualisez la régie du lecteur, en employant une des méthodes décrites dans la section sur la visualisation.
226
227 (% class="etape" %)
228 Etape 1/2 : sélectionner les transactions à annuler
229
230 Pour annuler une seule transaction, cliquez sur le bouton [[image:1564582763570-972.png||height="24" width="24"]] présenté dans la ligne de transaction. Flora calcule le montant à régler et l'affiche automatiquement.
231
232 Pour annuler un lot, cochez les transactions à traiter et utilisez le bouton [[image:1564582775333-304.png||height="24" width="24"]] dans la barre d'outils.
233
234 Le formulaire d'annulation s'ouvre.
235
236 (% class="etape" %)
237 Etape 2/2 : enregistrer l'annulation
238
239 Sélectionnez la raison de l'annulation dans la liste et portez d'éventuels commentaires dans la zone correspondante, puis cliquez sur Enregistrer.
240
241 Flora recalcule automatiquement les montants dus, suite à l'annulation des transactions.
242
243 (% style="text-align:center" %)
244 [[image:1564497594693-328.png||height="379" width="571"]]
245
246 (% class="MsoCaption" %)
247 //Formulaire d'annulation d'une transaction//
248
249 Suite à enregistrement, la transaction ne s'affiche plus dans l'onglet En cours : elle se trouve maintenant dans l'onglet Annulées.
250
251 (% class="MsoCaption" %)
252 Etat du traitement
253
254 Si un prêt est enregistré alors que l'exemplaire était déjà en prêt pour un autre lecteur, le retour est effectué automatiquement et le prêt enregistré.
255
256 Une fois la consolidation terminée, NON s'affiche à côté de Une opération de prêt secouru est-elle en cours ?
257
258 (% class="reference" %)
259 A la fin de la mise à jour (pour assurer un bon fonctionnement des mises à jour suivantes), supprimez les fichiers des transactions de prêt secouru.
260
261
262 (% class="reference" id="HJournaldecaisseNouveautE94.0.0.21" %)
263 = {{id name="_BIB_COMM_JOURNAL_CAISSE"/}}Journal de caisse [[Nouveauté 4.0.0. !>>doc:Main.Nouveautés.Nouveautés V4\.0.Nouveautés V4\.0 Bibliothèque.WebHome]] =
264
265 Le journal de caisse permet de lister les transactions financières des lecteurs sur une période donnée et exporter ce résultat pour transmission au Trésor Public.
266
267 Le but est de remplacer le carnet à souche.
268
269 (% class="reference" id="HAccE8saumenu" %)
270 == Accès au menu ==
271
272 L’accès au journal de caisse est autorisé dans l’espace de travail (% style="color:#00b0f0" %)Communications(%%) aux utilisateurs disposant des droits d’accès.
273
274 (% class="reference" %)
275 [[image:1593094451387-878.png||height="211" width="606"]]
276
277 (% class="reference" %)
278 (% class="small" %)//Accès au journal de caisse//
279
280 (% class="reference" id="HModE8lesderE9gie" %)
281 == Modèles de régie ==
282
283 (% class="reference" %)
284 (% style="font-family:~"Calibri Light~",sans-serif; font-size:11.0pt; mso-ansi-language:FR; mso-bidi-font-family:~"Times New Roman~"; mso-bidi-font-size:12.0pt; mso-bidi-language:AR-SA; mso-fareast-font-family:~"Times New Roman~"; mso-fareast-language:FR" %)Ces modèles permettent de spécifier une valeur par type de caisse, qui sera ensuite utilisée par le système d'enregistrement de caisse pour facturer par quantité utilisée multipliée par le montant unitaire spécifié par l'administrateur.
285
286 (% class="reference" %)
287 [[image:1593094507446-550.png||height="213" width="606"]]
288
289 (% class="reference" %)
290 (% class="small" %)//Accès aux modèles limité aux seuls administrateurs//
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292

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