Chaque objet possède un type de communication qui détermine la façon dont il est communiqué par défaut :

• Non communicable : pas de communication possible.
• Prêt : prêt à domicile.
• Sur place : consultation sur place.
• Week-end : prêt exceptionnel à la veille de la fermeture du site.
• Soir et week-end : prêt exceptionnel pendant la fermeture du site.

Les opérations de prêt et de consultation sur place s'effectuent de façon identique dans Flora : suite à validation de la référence de l'objet, Flora associe automatiquement le type de communication à l'opération réalisée. Le type est soit le type défini par défaut pour l'objet soit celui choisi ponctuellement par le gestionnaire du prêt.

La communication peut porter sur un objet physiquement existant mais dont le catalogage dans Flora n'a pas encore été réalisé. Les menus autorisant le prêt donnent aussi accès - pour les professionnels habilités - au catalogage à la volée : Flora propose d'effectuer rapidement un catalogage à la volée de l'objet, avant d'envisager la communication de celui-ci.

D.21. Effectuer une communication

Les étapes 1 à 7 décrivent les situations standard de communication d'un objet référencé dans le catalogue Flora. Si l'objet n'a pas encore été catalogué, il convient préalablement de réaliser un catalogage à la volée de l'objet pour en autoriser la communication (étape 8).

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/8 : communiquer un objet.

Suite à la reconnaissance du lecteur, saisissez le code-barres de l'objet à communiquer.

Un contrôle du format saisi pour les codes-barres des objets communicables peut être mis en place. Un message informe l’utilisateur (accompagné éventuellement d’une alerte sonore) si le format n’est pas respecté.

Sélectionnez éventuellement un type de communication dans la liste (par défaut, c'est celui défini pour l'objet qui est pris en compte). Cliquez sur le bouton OK ou appuyez sur la touche clavier Entrée.

Identification de l'objet

Après avoir contrôlé la demande, Flora valide la communication, et l'affichage de la situation du lecteur est actualisé (la communication est affichée sous l'onglet Prêts). Des messages d'information peuvent s'afficher aussi, mais n'empêchent pas l'utilisateur de continuer à traiter les prêts.

La date de retour qui s'affiche est calculée à partir des droits relatifs du lecteur sur l'exemplaire. Le nombre de jours ou d'heures de communication est ajouté à la date du jour. D'autres règles sont ensuite prises en compte :

• La date peut être reportée si le résultat du calcul est une date ou une heure de fermeture de la bibliothèque.
• Si une durée définie dans l'exemplaire en restreint le prêt, celle-ci prime.
• Si une date limite de retour existe qui est antérieure à la date de retour calculée, elle s'applique en priorité pour avancer la date de retour.
• De la même manière, une date de retour ne peut pas être postérieure à la date de fin d'inscription.

Flora reconnaît automatiquement le type de communication associé à la référence : prêt externe ou consultation sur place

Si aucun objet n'est trouvé, le message suivant s'affiche : Il n'existe pas d'objet de référence : xxx

Etape 2/8 : prendre connaissance d'un message.

Si la zone Message a été renseignée dans la fiche de l'objet, celui-ci est présenté automatiquement à l'écran. Ce message peut être supprimé (OK) ou conservé (Annuler) dans la fiche de l'objet

Affichage du message concernant l'objet

Etape 3/8 : communiquer un objet consultable sur place.

Saisissez le code-barres d'un exemplaire dont le type de communication est Consultable sur place.

Suite à validation, le prêt s'affiche dans l'onglet Consultations sur place.

Etape 4/8 : communiquer un objet prêtable uniquement les week-ends.

Le prêt week-end consiste à communiquer un objet la veille d'un ou plusieurs jour(s) de fermeture du site.

Lors de la demande de communication, Flora recherche le prochain jour exclu (qui suit le jour courant), puis à partir de ce jour exclu, il recherche la prochaine heure d'ouverture du site à partir de laquelle il applique la durée de communication définie dans la fiche des droits de communication.

Par exemple, le site est fermé du vendredi soir à 18 heures jusqu'au lundi matin à 10 heures. Il est fermé également entre 12 heures et 14 heures. La période avant fermeture a une durée définie de deux heures. Il est donc possible d'effectuer un prêt week-end à partir de 16 heures le vendredi soir. Si la durée de communication est de deux jours, la date de retour prévu sera le mercredi suivant.

Saisissez le code-barres d'un exemplaire dont le type de communication est Week-end. Le prêt s'ajoute à la liste dans l'onglet Prêts.

Si vous effectuez l'opération en dehors des plages horaires prévues pour ce type de prêt, vous devez appliquer des passe-droits :

- Réaliser le prêt week-end de cet objet, alors que l'on n'est pas une veille de fermeture.

- Réaliser le prêt week-end de cet objet, alors que l'on n'est pas dans le délai qui précède la fermeture journalière.

Etape 5/8 : communiquer un objet prêtable uniquement les soirs et week-ends.

Le prêt soir et week-end consiste à communiquer un objet le soir OU la veille d'un ou plusieurs jours de fermeture du site.

Lors de la demande de communication, Flora recherche - à partir du jour qui suit le jour courant - la prochaine heure d'ouverture du site à partir de laquelle il applique la durée de communication définie dans la fiche des droits de communication.

Par exemple, sur un site qui :

• est fermé samedi et dimanche (jours exclus)
• est ouvert les lundi, jeudi et vendredi de 08h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00 (paramétré dans le fichier des dates exclues)
• a une durée avant fermeture paramétrée à 120 minutes (dans les fiches de droits aux prêts)
• a une durée de 180 minutes pour les prêts Soir et week-end (paramétrée dans les fiches de droits de communication).

... un prêt Soir et week-end réalisé après 16h00 :

• le jeudi : dois être rendu le vendredi avant 11h00
• le vendredi : dois être rendu le lundi avant 11h00.

Saisissez le code-barres d'un exemplaire dont le type de communication est Soir et week-end. Le prêt s'ajoute à la liste dans l'onglet Prêts.

Si vous effectuez l'opération en dehors des plages horaires prévues pour ce type de prêt, vous devez appliquer le passe-droit :

- Réaliser le prêt Soir et week-end de cet objet, alors que l'on n'est pas dans le délai qui précède la fermeture journalière.

Etape 6/8 : appliquer un type de communication autre que celui défini dans l’exemplaire.

Cette possibilité, qui se présente en fonction des droits de l'utilisateur connecté, permet de passer outre le type de communication défini pour l'objet. Par exemple, un gestionnaire peut décider de prêter pour le week-end un objet normalement communicable sur place.

Dans la zone communication, choisissez dans la liste déroulante le type de communication qui va s'appliquer au prêt, à la place de celui défini pour l'exemplaire.

Le type de communication choisi s’applique uniquement pour la communication courante de l’exemplaire. La fiche de droits utilisée lors de la communication est prise en compte sur toute la vie du prêt de l’exemplaire (prolongation, modification de la date de retour, amendes) jusqu’à l’enregistrement de son retour.

Etape 7/8 : choisir le nombre de prêts à afficher.

Cette possibilité est particulièrement utile dans le contexte d'une Bibliothèque Départementale de Prêt par exemple, où le nombre de prêts pour un seul dépôt peut être important, et la réactualisation de la liste lors de chaque prêt peut donc s'avérer lente. Le nombre sélectionné est mémorisé pour la session.

L’accès à la limitation du nombre de prêts affichés dans la situation est associé à un droit fonctionnel paramétrable. En absence de droit, cette liste est masquée.

Juste au-dessus de la liste des prêts, sélectionnez le nombre désiré dans la liste déroulante Afficher. Lors du prochain prêt, l'affichage se limite au nombre choisi.

Etape 8/8 : effectuer un catalogage à la volée.

Si l'objet en cours de demande de communication n'a pas encore été catalogué, Flora propose automatiquement d'effectuer son catalogage à la volée.

Saisissez la référence d'un objet n'existant pas dans la base de données. Le message Cataloguer à la volée l'objet de référence : xxxxxx s'affiche. Cliquez sur Oui pour démarrer le catalogage, Non pour annuler.

La fenêtre de catalogage à la volée s'ouvre : elle permet de faire un référencement a minima (le statut de la notice est par défaut Notice cataloguée à la volée.).

Grille de saisie pour catalogage à la volée

La saisie s'effectue selon les principes standards de Flora. Renseignez au minimum les informations obligatoires puis cliquez sur Enregistrer pour confirmer ou Annuler pour stopper l'opération.

La grille de saisie de l'objet lié à la notice cataloguée à la volée est automatiquement présentée (le champ Objet catalogué à la volée est par défaut à Oui). Cela permet de renseigner les caractéristiques de l'exemplaire qui va être communiqué.

Grille de saisie de l'objet de communication

Toujours selon les principes standards, renseignez ou modifiez les informations proposées puis cliquez sur Enregistrer pour confirmer ou Annuler pour stopper l'opération.

La vue de l'exemplaire est automatiquement affichée :

Vue de l'exemplaire

Cliquez sur Fermer pour revenir à l'écran de communication. Il suffit alors de saisir la référence de l'objet qui vient d'être catalogué pour le communiquer au lecteur, selon les principes standard du service Communication de Flora. Après avoir contrôlé la demande, Flora valide la communication et l'affiche dans la situation du lecteur.

Lors des opérations de communication suivantes, Flora informe que l’objet est catalogué à la volée, via le message informatif L'objet de référence xxxxxx a été catalogué à la volée :

• Retour de prêt
• Transfert / Rapatriement
• Ajout / Suppression d’objet à une suite

D.22. Rechercher un prêt

Standard

Profil utilisé : comm/comm

Etape 1/1 : rechercher des prêts.

A partir de la situation des prêts d'un lecteur, tout professionnel habilité peut effectuer une recherche de prêts (à partir de la section Prêts du ... au dans la barre de situation). Deux modes de recherche sont exploitables :

• sur une date précise : saisissez la date dans la zone Prêts du, puis lancez la recherche par clic sur le bouton Afficher.
• sur une plage de dates : saisissez la date de début dans la zone Prêts du et la date de fin dans la zone au, puis lancez la recherche par clic sur le bouton Afficher.

Barre de situation avec section Prêt du... au

Les formats de saisie acceptés sont :

• jj/mm/aaaa
• jj.mm.aaaa
• aaaammjj

Dans le cas d’une recherche sur une plage de dates, si la date de fin est antérieure à la date de début, un message d’erreur s'affiche : La date de début doit être antérieure à la date de fin.

Si aucun prêt du lecteur n’a été réalisé sur la date précise saisie, le message suivant s'affiche : Le lecteur ne dispose d'aucun prêt réalisé le jj/mm/aaaa.

Si aucun prêt du lecteur n’a été réalisé sur la plage de dates saisie, c'est le message suivant qui s'affiche : Le lecteur ne dispose d'aucun prêt réalisé sur la période du jj/mm/aaaa au jj/mm/aaaa.

D.23. Contrôler

Principes

Les actions de communication sont contrôlées dans Flora selon le paramétrage mis en place.

Il se peut qu'une opération ne puisse aboutir, au regard des droits de communication définis. Flora affiche alors des messages clairs et explicites, qui peuvent être informatifs ou bloquants : numéro de carte ou nom de lecteur inconnu, maximum de communications atteint, lecteur en situation irrégulière, date d'inscription dépassée, solde négatif du lecteur avec affichage du montant dû et possibilité de régularisation, objets en retard de retour, restriction sur l'objet, demande de communication d'un objet réservé à un autre lecteur, amende, suspension, irrégularité, prolongation non autorisée, droits inconnus sur un objet, réalisation d'un « prêt week-end » hors règle, demande de communication d'un objet pour lequel le lecteur possède déjà une référence.

Puisque Flora permet une gestion extrêmement fine des opérations et des droits, de la communication, c'est un sujet assez complexe. Nous présentons ici un aperçu rapide des grandes lignes, qui sont approfondies dans le chapitre correspondant.

• Tous les droits aux opérations de communication et les passe-droits sont affectés par site. Il faut donc non seulement disposer du droit en question, mais aussi du droit pour le site concerné.
• En tant qu'utilisateur, le lecteur peut disposer d'un certain nombre de droits, par exemple, faire une demande de réservation. Il dispose également d'une série de droits à la communication en fonction de son site d'appartenance et de sa catégorie de lecteur, pour les différents types et catégories de communication, et éventuellement en fonction de la nouveauté de l'objet à communiquer.
• Dans un contexte multisite, les droits et les passe-droits sont définis aussi au niveau du réseau, notamment les nombres maximaux de prêts, de réservations, de prolongations ...

Application

Lors de chaque opération, la série de contrôles concerne successivement :

• Le lecteur : le lecteur doit être en situation régulière.
• L'objet : vérification des contraintes qui pourrait rendre la communication impossible.
• Les droits de communication : vérification de l'adéquation entre les droits du lecteur et l'objet considéré.

Si vous en avez l'autorisation, ces blocages peuvent être outrepassés par simple validation.

Flora analyse les droits du lecteur identifié par rapport à l'objet communicable, selon le schéma suivant :

Quelle est la fiche de droit à appliquer :

• pour le site de connexion ?
• pour la catégorie du lecteur identifié ?
• pour le type de communication demandé ?
• en regard de la catégorie de communication de l'objet demandé ?
• en prenant ou non en compte le caractère de nouveauté de l'objet ?

Les fiches de droits de communication, définies pour votre site, prennent en compte les différentes combinaisons envisageables, tout en exploitant des spécificités à considérer :

• Dans le cas d'une gestion multisite, des fiches de communication dites "Réseau" sont exploitables. La fiche de droits Réseau permet de limiter le nombre total de communications pour une catégorie de lecteur, prenant en compte toutes les communications effectuées sur les différents sites du réseau.
• La catégorie de communication permet de distinguer les droits selon le support de l'objet (papier, cédérom, vidéo, ...). Une catégorie de communication, appelée Toutes, permet de limiter le nombre global de communications pour un lecteur, toutes catégories de communication confondues.
• Ces fiches sont systématiquement évaluées lors d'une demande de communication si l'option Appliquer les droits de niveau supérieur est activée dans la fiche de droits appliquée.

Exemple : Un lecteur a le droit d'emprunter 5 romans et 3 beaux livres sur le site 1, 4 romans et 2 CD-Rom sur le site 2, mais pas plus de 6 objets au total. Un lecteur qui a atteint le maximum de communications (au niveau du réseau) ne pourra plus emprunter dans aucun autre site, même dans celui où il n'a pas atteint la limite.

En pratique, cela veut dire que :

• En plus de contrôler les droits liés précisément à la demande, Flora peut contrôler automatiquement les droits globaux liés au réseau et/ou au site.
• Si la fiche de droits pour la catégorie de communication n'est pas trouvée explicitement, c'est la fiche Toutes qui est recherchée.
• Si la fiche de droits pour le site de connexion n'est pas trouvée explicitement, c'est la fiche de niveau supérieur (donc du réseau) qui est recherchée.

Messages

Il existe plusieurs niveaux de message :

• Erreur bloquante, indépendante des droits de l'utilisateur ou du lecteur, par exemple le numéro de carte du lecteur n'est pas trouvé.
• L'utilisateur n'a pas le droit d'effectuer l'opération demandée.
• Il faut appliquer un passe-droit dont l'utilisateur ne dispose pas.
• Il faut appliquer un passe-droit dont l'utilisateur dispose.

Trois résultats sont donc possibles :

• Aucun empêchement n'existe : la communication est validée.
• Un ou plusieurs empêchement(s) existe(nt). Vous en êtes informé et l'opération n'aboutit pas.
• Vous possédez tous les passe-droits nécessaires : un message s'affiche expliquant l'action et l'impact de l'application de chaque passe-droit. A vous de décider d'appliquer ou non ces passe-droits. Si vous les appliquez, la communication est validée.

Une alerte sonore peut être générée lors de l'affichage d'un message :

• d'erreur ou d'avertissement bloquant.
• de confirmation/validation (pour poursuivre l’opération de communication souhaitée).
• d'information.

Les alertes sonores sont mises en place dans les opérations de communication suivantes :

• Prêt.
• Retour / Retour seul.
• Modification de la date de retour.
• Prolongation.
• Mises à disposition standards ou planifiées.
• Demande de réservation.
• Gestion du contenu des ensembles (ajout ou suppression d’objets à un ensemble).
• Transfert / Rapatriement des objets.
• (Ré-) inscription des lecteurs.

Standard

Dans le menu Communications/Prêt et retour, identifiez un lecteur, et tentez de lui communiquer des objets différents.

Etape 1/5 : l'opération ne peut pas aboutir.

Profil utilisé : comm/comm

Saisissez un code-barres d'un objet qui n'existe pas dans la base. Flora propose d'effectuer un catalogage à la volée, via le message Cataloguer à la volée l'objet de référence : xxxxxx s'affiche. Cliquez sur Oui pour démarrer le catalogage, Non pour annuler.

Etape 2/5 : vous n'avez pas le droit d'effectuer l'opération.

Profil utilisé : comm2/comm2

En tant qu'utilisateur habilité à effectuer des prêts uniquement sur le site 2, tentez d'effectuer un prêt sur le site 1. Un message d'erreur s'affiche : Vous ne disposez pas du droit de gestion des prêts du site : 1 Site 1 s'affiche.

Etape 3/5 : vous n'avez pas tous les passe-droits nécessaires.

Profil utilisé : comm1/comm1

En tant qu'utilisateur avec des passe-droits restreints sur le site 1, tentez d'effectuer un prêt d'objet appartenant à un autre site. Un message d'erreur s'affiche : Communiquer cet objet qui appartient à un autre site : Site 2. L'opération ne peut être réalisée car vous ne disposez pas du passe-droit.

Etape 4/5 : il existe des passe-droits à appliquer.

Profil utilisé : comm/comm

Effectuez un prêt pour lequel il faut appliquer des passe-droits. La liste des passe-droits s'affiche : cliquez sur Oui pour valider l'opération ou Non pour l'annuler.

Application des passe-droits

Un paramètre permet de définir si tous les passe-droits associés à l’application des droits de niveau supérieur s’appliquent automatiquement ou manuellement. Les opérations de communication concernées par une éventuelle application des droits de niveau supérieur sont :

• Création d’une mise à disposition
• Création d’une demande de réservation
• Prêt d’un objet
• Modification de la date de retour d’un objet
• Prolongation du prêt d’un objet.

Etape 5/5 : il existe une mise à disposition planifiée.

Profil utilisé : comm/comm

Effectuez le prêt d'un objet pour lequel il existe une mise à disposition planifiée. S'il n'existe aucun conflit de dates, le prêt aboutit normalement. Dans le cas contraire, deux cas sont possibles :

• Si une mise à disposition est planifiée à une date antérieure à la date de retour calculée à partir des droits, alors la date de retour est limitée à la date calculée par Flora à partir de la date de début de cette mise à disposition, en prenant en compte une durée de sécurité, et les dates de fermeture de la bibliothèque.
• Si cette nouvelle date calculée est antérieure ou égal à la date du jour, un message s'affiche et le prêt n'est pas possible.