Suivre l'avancement du récolement

Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne et des sous-campagnes. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.

Suivre l'avancement d'une sous-campagne

Flora propose un parcours d’avancement simplifié pour le suivi des sous-campagnes, grâce à une série de boutons d’action disponibles directement dans la barre d’outils des sous-campagnes. Ils permettent de marquer les étapes clés de l’opération, depuis la fin de la préparation jusqu’à la clôture du récolement.

Ce suivi repose sur trois actions principales :

Action	Étape	Description	Icône associée
Terminer la saisie	Fin de préparation	Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).
Démarrer la saisie	Lancer le récolement	Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.
Clôturer la saisie	Fin du récolement	Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.

Une fois ces étapes réalisées :

• Les sous-campagnes non démarrées apparaissent en orange.
• Les sous-campagnes en cours s’affichent en vert.
• Les sous-campagnes clôturées passent en gris.

Ces couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface de la campagne principale.

Suivre l'avancement d'une campagne

Pour les campagnes, le suivi d’avancement repose sur la modification manuelle du champ État d’avancement, situé dans la notice de la campagne.

Pour modifier l’état d’avancement :

1. Ouvrez la fiche de la campagne.
2. Passez en modification.
3. Renseignez le champ État d’avancement selon votre progression (en préparation, en cours, terminée…).
4. Enregistrez les modifications. Ce statut est visible ensuite en gras dans la fiche de campagne.

Une fois l’état d’avancement renseigné, la campagne apparaît dans la liste de résultats avec un code couleur automatique, facilitant le suivi global :

Couleur	Signification
Orange	Campagne en préparation
Vert	Campagne en cours
Gris	Campagne clôturée

Ces couleurs permettent d’identifier rapidement les campagnes à suivre ou à relancer.

Suivi du récolement depuis le tableau de bord

En complément des statuts et outils intégrés dans les campagnes et sous-campagnes, le tableau de bord de Flora offre un suivi global et synthétique du récolement.

Depuis la page d’accueil, trois encarts dédiés permet d’accéder en un clic :

• Aux états d’avancement des objets récolés, avec des liens directs vers les notices concernées,
• Aux campagnes de récolement, affichées selon leur statut (en préparation, en cours, clôturées),
• Aux suites à donner en post-récolement (anomalies à traiter, biens à marquer, etc.).

Cette vue centralisée facilite le pilotage du récolement pour les responsables et les agents impliqués, en offrant une vision transversale de l’ensemble des opérations.

Astuce : servez-vous de ces raccourcis du tableau de bord pour accéder rapidement aux notices à compléter ou vérifier l’état d’une campagne, sans passer par les espaces de travail ni les menus.

Produire les statistiques et les procès-verbaux

Une fois les emplacements traités, vous pouvez générer des statistiques de récolement ainsi que les PV officiels.

Les modèles de PV officiels (Musées de France ou Musées nationaux) reprennent une partie de ces statistiques.

Pour une sous-campagne

• Utilisez le bouton d'export des format d'impression pour éditer les listes de biens et statistiques du récolement.
• Vous obtenez un résumé des constats réalisés, à imprimer ou à conserver.

Pour la campagne entière

• Dans les formats d'impressions, cliquez sur Statistiques pour PV de récolement.
• Le document synthétise les données globales de toutes les sous-campagnes.

Exploiter les données du récolement via la recherche

En complément des éditions standard (statistiques de campagne, procès-verbaux), vous pouvez affiner l’analyse du récolement en exploitant la base via des requêtes ciblées.

Ces recherches permettent de :

• préparer les suites à donner (radiations, régularisations, relocalisations),
• suivre des états spécifiques (objets non vus, à marquer, à photographier…),
• ou encore documenter l’état de conservation ou la couverture photographique.

Elles s’appuient sur les tables campagnes et historique des biens récolés.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de recherches utiles. 

Dans les campagnes

Identifier les campagnes terminées du second récolement et dont le procès-verbal reste à éditer

Objectif : repérer, dans le deuxième récolement décennal, les campagnes clôturées, mais pour lesquelles le PV n’a pas encore été produit.

Méthode :

1. Rendez-vous dans l'espace de travail Récoler.
2. Sélectionnez la table Campagnes. 

3. Positionnez-vous sur la recherche experte et appliquez les critères suivants :

   • Numéro de récolement = 2
   • État d’avancement = terminé PV à éditer
4. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.

Dans l'historique des récolements

Identifier les biens récolés lors du premier récolement et nécessitant un marquage

Objectif : lister les objets déjà récolés lors de la campagne n°1 du récolement, pour lesquels une action de marquage a été identifiée comme suite à donner.

Méthode :

1. Rendez-vous dans l'espace de travail Récoler.
2. Sélectionnez la table Historique des biens récolés

3. Positionnez-vous sur la recherche experte et appliquez les critères suivants :

   • Numéro de récolement = 1
   • Suites à donner contient = à marquer
4. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.

Dans les biens

Vérifier la documentation photographique des biens

Objectif : Distinguer les objets photographiés en argentique ou en numérique. 

Cette recherche nécessite de croiser plusieurs tables (biens, photothèque,campagne) via la recherche par liens. 

Méthode : 

1. Rendez-vous dans la table Biens > Recherche par liens.
2. Recherchez sur les tables Récolements (par campagne ou numéro de récolement) et Photos (par support technique).
3. Filtrez par type de support : NUMÉRIQUE ou ARGENTIQUE. Cela suppose que les photos sont bien liées aux notices de biens et que le champ Support technique est renseigné.
4. Lancez la recherche pour afficher les notices concernées.

Gérer le post-récolement

Une fois le récolement terminé, plusieurs actions complémentaires peuvent être menées pour assurer la continuité de la gestion des collections et préparer les suites nécessaires : signalement des biens manquants, planification des traitements ou valorisation des constats établis.

Signaler les biens manquants sur POP/Joconde

Conformément aux directives du ministère de la Culture, les musées de France doivent signaler sur la plateforme POP les biens constatés comme manquants ou volés à l’issue du récolement décennal.

La passerelle d'export POP/Joconde de Flora Musées a été adaptée pour répondre à cette obligation. Elle permet de générer un fichier d’export conforme, à verser sur la plateforme du ministère.

Organiser les traitements post-récolement

Lorsque le récolement met en évidence des constats nécessitant des interventions (reprise de marquage, prises de vue, chantiers de traitement...), il est possible de formaliser ces suites dans Flora.

Pour cela, vous pouvez créer des événements internes pour suivre, organiser et documenter les actions à réaliser.

Cas d'usage fréquents : 

Clôturer les suites à donner

Une fois les actions correctives réalisées, il est important de mettre à jour les états d’avancement des notices de récolement concernées.

Sur une notice individuelle

1. Ouvrez la notice de récolement.
2. Cliquez sur Modifier.
3. Mettez à jour le champ État d’avancement avec Récolé sur pièce et sur place, suites clôturées.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Par lot de fiches

1. Réalisez une recherche pour isoler les fiches concernées dans l'Historique des biens récolés. 
2. Sélectionnez les notices à modifier.
3. Cliquez sur Modifier le lot de fiches.
4. Choisissez l'action Remplacer, sélectionnez le champ État d’avancement et renseignez la nouvelle valeur.
5. Lancez le traitement.

Supprimer des notices de récolement

Il peut vous arriver de générer par erreur des notices de récolement : mauvaise sélection de biens, bien déjà récolé, etc. Ces notices, une fois créées, ne peuvent pas être supprimées directement, car elles sont liées à des notices de biens.

Lorsque vous avez généré par erreur des notices de récolement, la suppression doit se faire en deux temps : 

Supprimer le lien entre les notices de biens et les notices de récolement

1. Rendez-vous dans l'espace de travail Décrire > menu Bases. 
2. Recherchez les biens concernés dans la table des biens (par emplacement, leur numéro d’inventaire, par discipline, ou la campagne associée ou tout autre critère pertinent).
3. Sélectionnez les notices de biens concernées dans la liste de résultats.
4. Cliquez sur Modifier le lot de fiches .

5. Dans l'écran de modification par lot :

   • Choisissez l’onglet Remplacer.
   • Sélectionnez le champ Récolement en cours (LAST_RECOL_KEY).
   • Cochez l’option Forcer.
   • Laissez le champ Nouvelle valeur vide.
   • Cliquez sur Lancer le traitement.

Le 29/07/2025, l’administrateur Flora a par erreur généré et récolé des notices de récolement pour des biens déjà récolés un an plus tôt, dans le cadre du même récolement décennal. En analysant la situation, il remarque que toutes ces notices ont en commun la discipline Sciences de la vie. Pour procéder à leur suppression, il doit d’abord identifier les biens concernés. Astuce : pour maximiser vos chances de cibler précisément ces notices, utilisez la recherche par liens, en combinant la table Biens avec la table Récolements.

Supprimer les notices de récolement en lot

1. Rendez-vous dans l'espace de travail Récoler > menu Récolement. 
2. Lancez une recherche dans la table Historique des biens récolés pour retrouver les notices à supprimer (par date de récolement, campagne, agent récoleur ou tout autre critère pertinent).
3. Sélectionnez les notices de récolement concernées dans la liste.
4. Cliquez sur Modifier le lot de fiches .

5. Dans l'écran de modification par lot :

   • Choisissez l’onglet Supprimer.
   • Cochez l’option Ignorer les erreurs.
   • Cliquez sur Lancer le traitement.
   • Confirmez la suppression en cliquant sur Oui.

L'administrateur Flora peut maintenant rechercher les notices de récolement à supprimer.