Une fois les campagnes et sous-campagnes créées, la phase de récolement peut débuter. Le récolement s’effectue depuis les sous-campagnes. Selon les cas, vous pouvez valider les biens sans anomalie, modifier plusieurs notices en lot ou saisir les constats directement dans chaque fiche.

Gérer les biens à récoler

Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne

Vous pouvez filtrer les notices de récolement pour cibler plus facilement les biens concernés.

Les filtres disponibles portent sur :

• Le numéro d’inventaire
• L'emplacement de référence théorique
• L'état d’avancement (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)

 Pour activer les filtres :

1. Cliquez sur le bouton entonnoir dans la barre d’outils des récolements
2. Indiquez les critères de filtrage souhaités
3. Cliquez sur Valider : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.

Pour désactiver le filtre :

1. Cliquez sur le bouton entonnoir dans la barre d’outils des récolements.
2. Cliquez sur le bouton Effacer pour revenir à la liste complète.

Ajouter un bien à la liste des biens à récoler

En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.

Ajouter un bien déjà existant

S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.

Procédure :

1. Rendez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, recherchez le bien par son numéro d’inventaire.
4. Sélectionnez le bien dans les résultats.
5. Cliquez sur Valider puis sur Oui pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.

Ajouter un bien non existant

Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé directement depuis la sous-campagne grâce à une saisie rapide.

Procédure :

1. Rendez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Nouveau en bas à droite.
4. Une grille de saisie rapide s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
5. Si besoin, cliquez sur Compléter (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
6. Sinon, cliquez sur Valider.

récoler des biens

Récoler des biens par action rapide

L’action rapide permet de valider un ou plusieurs biens directement depuis la liste, sans ouvrir les notices de récolement. Elle s’utilise uniquement lorsque aucun constat ou anomalie n’est à signaler.

Cette validation automatique renseigne les champs suivants :

• Récolé le
• Récolé par
• État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
• Conformité avec le registre : Oui

Récolement unitaire

1. Positionnez-vous sur le bien à récoler dans la sous-campagne.
2. Cliquez sur le tampon (action rapide) associé à la notice.

3. Indiquez :

   • Le nom de l'agent récoleur, si différent de celui proposé
   • La date de récolement, si différente de celle proposée
4. Cliquez sur Valider, puis sur Oui pour confirmer l'opération.

Récolement par lot

1. Sélectionnez les notices de biens à récoler : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler.
2. Cliquez sur l’icône tampon, qui se trouve dans la barre d’outils des récolements.

3. Renseignez :

   • Le nom de l'agent récoleur, si différent de celui proposé
   • La date de récolement, si différente de la date du jour
4. Cliquez sur Valider, puis sur Oui pour confirmer.

Compléter les notices après une action rapide

Lorsque vous utilisez l'action rapide certains champs (constat sur le numéro d'inventaire, état sommaire...) ne sont pas automatiquement renseignés. Vous pouvez les compléter a posteriori grâce à la modification par lot.

Deux cas de figure se présentent :

Vous venez d’utiliser l’action rapide

1. Restez dans la sous-campagne et basculez en mode liste de résultats.
2. Dans la liste de résultats: filtrez sur les notices récolées sur pièce et sur place, puis, sélectionnez les notices concernées.
3. Lancez la modification par lot depuis la barre d’outils.

Vous souhaitez revenir sur des notices plus tard

1. Effectuez une recherche ciblée dans le menu Hist. biens récolés de l’espace de travail Récoler :

• Par date de récolement (index Récolé le) ;
• Par agent récoleur (index Récolé par) ;
• Par état d’avancement, en filtrant par exemple sur Récolé sur pièce et sur place.

2. Une fois la sélection faite, cliquez sur Modifier le lot de fiches pour compléter les champs nécessaires. 

Récoler un bien via la notice de récolement

Vous devez passer par la notice de récolement dès qu’un constat ou une anomalie nécessite un traitement individualisé.

Cette méthode est obligatoire dans les cas suivants :

• Marquage défaillant ou absent
• État de conservation dégradé
• Non-conformité avec le registre ou la base
• Mauvaise localisation
• Bien non vu, détruit ou manquant
• Saisie d'un constat d'état complémentaire

Procédure à suivre : 

1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler.
2. Cliquez sur l’icône crayon pour modifier la notice de récolement.

3. Renseignez les anomalies constatées :

   • Précisez la nature du problème dans les champs dédiés
   • Indiquez la ou les suites à donner (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
4. Mettez à jour la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner).
5. Cliquez sur Enregistrer : la notice est à jour et intègre vos constats.

Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne

Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment consulter l’ensemble des données saisies (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).

Procédure :

1. Rendez-vous dans la liste des biens à récoler
2. Repérez le bien concerné
3. Cliquez sur l’icône loupe située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la notice complète de récolement, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
4. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la loupe associée, en haut à droite de l’écran. 

Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs Récolement en cours ou Dernier récolement.

Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement

Dans chaque sous-campagne, les notices de biens sont accompagnées d’une icône colorée indiquant leur état d’avancement. Ces codes visuels vous permettent de suivre facilement la progression du récolement et d’identifier rapidement les situations à traiter.

Les icônes apparaissent dans la colonne centrale, à gauche de chaque ligne de bien :

Icône	État de la notice
	Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
	Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
	Bien en attente de récolement

Gérer les biens pendant le recolement

Relocaliser un bien pendant le récolement

Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent pas à leur emplacement théorique. Flora permet alors de corriger la localisation directement depuis la notice de récolement.

Notions d'emplacements

Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :

Procédure pour relocaliser un bien

1. Rendez-vous dans la sous-campagne de récolement.
2. Cliquez sur l'icône crayon à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.

3. Dans les champs dédiés :

   • Renseignez le nouvel emplacement de référence, si le changement est définitif.
   • Ou saisissez une nouvelle localisation temporaire, si le déplacement est ponctuel.
4. Mettez à jour l’état d’avancement de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Saisir des informations manquantes sur la notice du bien

Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de compléter directement la fiche du bien, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.

Procédure : 

1. Dans la sous-campagne, repérez le bien concerné dans la liste.
2. Cliquez sur le numéro d’inventaire souligné en bleu pour ouvrir la notice du bien. 
3. Sur la notice du bien, cliquez sur l’icône crayon pour passer en modification.
4. Choisissez la grille de saisie 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale. 
5. Complétez les champs manquants : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.

Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ?

Parfois, des restrictions techniques (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement in situ, dans les réserves, les salles ou les dépôts.

Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à deux modes de collecte d’information déconnectée :

Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :

• La campagne de récolement doit avoir été créée,
• Les sous-campagnes doivent être définies,
• Les biens à récoler doivent être ajoutés,
• Et les notices de récolement doivent être générées pour chacun de ces biens.

Les formats d'impressions pour le récolement sur papier

Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des exports imprimables pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :

Procédure d’accès aux formats d’impression : 

1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur le bouton d’export dans la barre d’outils.
3. Sélectionnez le format d’impression souhaité dans la liste proposée.

4. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.

Export RecolApp

Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.

Procédure d’export vers RecolApp : 

1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur Exporter vers RecolApp. 
3. Résultat : Flora génère un fichier .zip contenant les données à charger dans l’application RecolApp.