Préparer la base avant de récoler

Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :

1. Une arborescence à jour des emplacements dans la base (table d'autorité Emplacements) :

   • Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
   • Les biens doivent être localisés dans ces emplacements dans leur notice documentaire.

2. Une saisie documentaire suffisamment avancée :

   • Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
   • Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).

3. Des localisations fiables :

   • Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
   • Il est donc important de synchroniser la base avant la campagne.

4. Un périmètre clair :

   • Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
   • Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).

Étapes du récolement dans Flora

Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :

1. Créer la campagne
   Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
2. Créer les sous-campagnes
   À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
3. Ajouter les biens à récoler
   Automatiquement ou manuellement.
4. Effectuer le récolement
   En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
5. Clôturer la campagne et produire le procès verbal
   Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.

Fonctionnalités du module Récolement

Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats :