Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la présence, la localisation et l’état de conservation des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les conditions de gestion et de conservation, et de planifier des actions curatives ou préventives de conservation. Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora. Préparer la base avant de récolerAvant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables : Une arborescence à jour des emplacements dans la base (table d'autorité Emplacements) : - Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
- Les biens doivent être localisés dans ces emplacements dans leur notice documentaire.
Une saisie documentaire suffisamment avancée : - Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
- Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).
Des localisations fiables : - Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
- Il est donc important de synchroniser la base avant la campagne.
Un périmètre clair : - Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
- Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).
Étapes du récolement dans FloraUne fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés : - Créer la campagne
Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs. - Créer les sous-campagnes
À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens. - Ajouter les biens à récoler
Automatiquement ou manuellement. - Effectuer le récolement
En saisie directe ou déconnectée (RecolApp). - Clôturer la campagne et produire le procès verbal
Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.
Fonctionnalités du module RécolementLe module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats : | Fonction | Détail | | Planification | Définir un périmètre, une période, une équipe | | Saisie | Constater la présence, l'état, la localisation réelle, l’état de conservation | | Comparaison automatique | Met en évidence les écarts entre localisation de référence et localisation observée | | Rapports et exports | Génère des états de suivi, de synthèse ou d’anomalies | | Historique | Trace toutes les opérations de récolement avec leur date, leur résultat, et la personne responsable | | Liens aux documents | Ajout possible de fiches, constats, photos | | Compatible avec la relocalisation | Un bien non localisé ne peut pas être récolé : le récolement pousse à l’utilisation de la relocalisation en amont |
| Icônes principales Communes  Créer
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