Planifier et créer les campagnes

Version 114.1 par admin admin le 2025/08/12 09:47

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Le récolement décennal est une opération essentielle qui consiste à vérifier la présence, la localisation et l’état de conservation des biens d’une collection. Il permet aussi de diagnostiquer les conditions de gestion et de conservation, et de planifier des actions curatives ou préventives de conservation.

Ce guide vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre du récolement décennal dans Flora.

Planifier les campagnes de récolement

La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).

Créer une campagne de récolement

Rendez-vous dans l’espace de travail Récoler > Menu Récolement > Sous-menu Campagne récolmt.
Cliquez sur le bouton créer.
Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.

Astuce : vous pouvez choisir de masquer ou d'afficher la description de la campagne lors de sa visualisation.

Campagne de récolement → saisie des données et enregistrement.

Résultat → Campagne de récolement créée. Possibilité de masquer-démasquer la description de la campagne.

Numéro de récolement vs numéro de la campagne : quelle différence ?

Lors de la création d’une campagne de récolement dans Flora, deux champs jouent un rôle structurant dans l’organisation et le suivi à long terme :

Champ	Définition	Exemple / Utilisation
Numéro de récolement	Identifie le cycle décennal de récolement en cours.	En 2022, on renseigne 2 (deuxième décennie : 2015–2025).
Numéro de la campagne	Permet de numéroter les campagnes menées dans un même cycle décennal.	1 pour la première campagne de 2015, 2 pour celle de 2017, etc. Sert au suivi chronologique et à la planification progressive.

Ce double repérage facilite le pilotage multi-années du récolement et l’édition des bilans décennaux exigés réglementairement.

Ex. Création de la 12e campagne du second récolement.

Ajouter des sous-campagnes

Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :

Méthode	Principe	Cas d’usage privilégié
Par emplacement	Basée sur la hiérarchie des emplacements physiques saisie dans la base (ex. : bâtiment > salle > vitrine).	Idéal pour un récolement progressif par zone : salle, étage, réserve…
Par panier	Basée sur un panier de notices de biens, constitué selon vos critères (domaines, typologies, statuts, etc.).	Utile pour créer un corpus ciblé : peintures du XIXe, instruments de musique, dépôts extérieurs…

Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler

Depuis la campagne, cliquez sur le bouton Ajouter un emplacement à récoler.
Renseignez les champs requis : libellé, emplacement concerné, dates, etc.
Cliquez sur Enregistrer. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant ajouter les biens à récoler dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.

Campagne → bouton ajouter un emplacement à récoler.

Lier les biens à récoler dans l'emplacement

Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler.
Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
Sélectionnez les notices à récoler.
Cliquez sur Valider, puis confirmez l'ajout en cliquant sur Oui. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.

Sous-campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler.

Focus → fonctionnalités fenêtre d'ajout des biens à récoler par emplacement.

Ajouter des biens à récoler → filtre par emplacement. Sélection des notices et validation.

Ajouter des biens à récoler → message de confirmation.

Résultat sous-campagne de récolement → notices de biens à récoler créées.

Créer une sous-campagne à partir d'un panier

Préparez un panier contenant les notices de biens à récoler.
Depuis la campagne, cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler depuis un panier.
Sélectionnez le panier concerné et remplissez les champs requis.
Cliquez sur Valider.

Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :

Création des sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
Génération des notices de récolement pour chaque bien inclus.

Si le panier contient plus de 2000 biens, Flora répartit automatiquement les notices dans plusieurs sous-campagnes, en fonction des emplacements.

Campagne de récolement → bouton ajouter des biens à récoler depuis un panier.

Création de la sous-campagne à partir d'un panier → saisie des données et validation.

Résultat → sous-campagne créée et bien à récolés automatiquement générés.

Naviguer entre campagne et sous-campagne

Pour ouvrir une sous-campagne depuis la campagne, cliquez sur la loupe associée à l’emplacement lié.

Campagne → loupe pour ouvrir la sous-campagne 2-10-2.

Résultat → ouverture de la sous-campagne de récolement.

Pour revenir à la campagne depuis une sous-campagne, cliquez sur la loupe associée à la campagne, en haut à droite de l’écran.

Sous-campagne → loupe pour revenir à la campagne.

Éditer le planning d'une campagne

Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression Liste des emplacements.
Ce document affiche les dates prévisionnelles de récolement des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être imprimé pour diffusion ou affichage.