Qu'est-ce que le récolement décennal ?

Le récolement décennal vise à vérifier la présence, la localisation, l’état de conservation et la conformité à l’inventaire des biens appartenant aux collections des musées de France, conformément à l’article L.451-2 du Code du patrimoine et l’arrêté du 25 mai 2004. Il permet :

• De s'assurer de la traçabilité des biens,
• De corriger les écarts entre la réalité physique et les données inventoriées,
• D’identifier les biens manquants, à régulariser ou à documenter,
• De garantir la continuité et la fiabilité de la gestion des collections.

Cette vérification doit être menée tous les dix ans sur l’ensemble des collections, y compris celles en dépôt. Elle donne lieu à un procès-verbal signé par le responsable des collections. Les cas particuliers (radiation, disparition, double inventaire…) sont également encadrés réglementairement.

Comment fonctionne le récolement dans Flora ?

Le récolement dans Flora repose sur trois tables principales : 

Préparer la base avant de récoler

Avant toute planification dans Flora, certains prérequis sont indispensables :

1. Une arborescence à jour des emplacements dans la base (table d'autorité Emplacements) :

   • Chaque lieu physique contenant des biens doit être saisi et structuré correctement.
   • Les biens doivent être localisés dans ces emplacements dans leur notice documentaire.

2. Une saisie documentaire suffisamment avancée :

   • Les biens doivent être présents dans la base (au moins avec une fiche minimale).
   • Les champs d’identification principaux doivent être renseignés (numéro d’inventaire, domaine, etc.).

3. Des localisations fiables :

   • Si les localisations ne sont pas à jour, les listes générées risquent d’être inexactes.
   • Il est donc important de synchroniser la base avant la campagne.

4. Un périmètre clair :

   • Que souhaite-t-on récoler ? Une salle, une réserve, un type de bien, des dépôts ?
   • Cela déterminera la méthode à privilégier (par emplacement ou par panier).

Étapes du processus de récolement dans Flora

Une fois les prérequis vérifiés, le récolement dans Flora s’organise selon une séquence claire en 5 étapes clés :

1. Créer la campagne
   Définir la période, indiquer le numéro de récolement et les objectifs.
2. Créer les sous-campagnes
   À partir d’un emplacement ou d’un panier de biens.
3. Ajouter les biens à récoler
   Automatiquement ou manuellement.
4. Effectuer le récolement
   En saisie directe ou déconnectée (RecolApp).
5. Clôturer la campagne et produire le procès verbal
   Valider les résultats, consigner les anomalies, éditer le procès-verbal.

Fonctionnalités du module Récolement

Le module Récolement de Flora intègre un ensemble de fonctionnalités clés permettant de structurer, piloter et documenter l’ensemble des opérations de récolement, depuis la planification jusqu’à l’analyse des résultats : 

Planifier les campagnes de récolement

La campagne est l’unité centrale de planification dans Flora : elle structure le travail de récolement sur une période donnée, à travers des sous-campagnes (espaces à récoler).

Créer une campagne de récolement

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Récoler > Menu Récolement > Sous-menu Campagne récolmt.
2. Cliquez sur le bouton créer.
3. Renseignez les champs requis (libellé, numéro de récolement, dates, etc.).
4. Cliquez sur Enregistrer. La campagne est créée, vous pouvez maintenant y ajouter des sous-campagnes.

Ajouter des sous-campagnes

Flora permet de créer des sous-campagnes de récolement selon deux approches complémentaires, en fonction de vos besoins et de votre organisation :

Créer une sous-campagne à partir d'un emplacement à récoler

1. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton Ajouter un emplacement à récoler.
2. Renseignez les champs requis : libellé, emplacement concerné, dates, etc.
3. Cliquez sur Enregistrer. La sous-campagne est créée, mais elle ne contient encore aucun bien. Il faut maintenant ajouter les biens à récoler dans l’emplacement pour générer les notices de récolement.

Lier les biens à récoler dans l'emplacement

1. Depuis la sous-campagne, cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler.
2. Recherchez les notices de biens dans l’emplacement sélectionné.
3. Sélectionnez les notices à récoler.
4. Cliquez sur Valider, puis confirmez l'ajout en cliquant sur Oui. Les notices de récolement sont générées automatiquement pour les biens sélectionnés.

Créer une sous-campagne à partir d'un panier

1. Préparez un panier contenant les notices de biens à récoler.
2. Depuis la campagne, cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler depuis un panier.
3. Sélectionnez le panier concerné et remplissez les champs requis.
4. Cliquez sur Valider.

Flora effectue automatiquement les opérations suivantes :

• Création des sous-campagnes à partir des emplacements les plus hauts communs aux notices.
• Génération des notices de récolement pour chaque bien inclus.

Naviguer entre campagne et sous-campagne

• Pour ouvrir une sous-campagne depuis la campagne, cliquez sur la loupe associée à l’emplacement lié..

• Pour revenir à la campagne depuis une sous-campagne, cliquez sur la loupe associée à la campagne, en haut à droite de l’écran.

Éditer le planning d'une campagne

Pour éditer le planning d’une campagne, utilisez le format d’impression Liste des emplacements.
Ce document affiche les dates prévisionnelles de récolement des espaces liés à la campagne, et peut ensuite être imprimé pour diffusion ou affichage.

Récoler les biens

Filtrer les biens à récoler dans une sous-campagne

Vous pouvez filtrer les notices de récolement pour cibler plus facilement les biens concernés.

Les filtres disponibles portent sur :

• Le numéro d’inventaire
• L'emplacement de référence théorique
• L'état d’avancement (ex. : en attente de récolement, récolé avec suite à donner, détruit,...)

 Pour activer les filtres :

1. Cliquez sur le bouton entonnoir dans la barre d’outils des récolements
2. Indiquez les critères de filtrage souhaités
3. Cliquez sur Valider : seules les notices correspondant aux critères s’affichent.

Pour désactiver le filtre :

1. Cliquez sur le bouton entonnoir dans la barre d’outils des récolements
2. Cliquez sur le bouton Effacer pour revenir à la liste complète.

Récoler un bien par action rapide

L’action rapide permet de valider un bien sans ouvrir sa notice de récolement. Elle est réservée aux cas sans anomalie à signaler.

1. Positionnez-vous sur le bien à récoler dans la sous-campagne
2. Cliquez sur le tampon (action rapide) associé à la notice

3. Indiquez :

   • Le nom de l'agent récoleur, si différent de celui proposé
   • La date de récolement, si différente de celle proposée
4. Cliquez sur Valider, puis sur Oui pour confirmer l'opération.

Cette action renseigne automatiquement les champs :

• Récolé le
• Récolé par
• État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
• Conformité avec le registre : oui

Récoler des biens en lot

La validation par lot permet d’appliquer l’action rapide simultanément à plusieurs notices de récolement, à condition qu’aucune n’ait d’anomalie à signaler.

1. Sélectionnez les notices de biens à récoler : cochez plusieurs lignes dans la liste des biens à récoler
2. Cliquez sur l’icône tampon, qui se trouve dans la barre d’outils des récolements

3. Renseignez :

   • Le nom de l'agent récoleur, si différent de celui proposé
   • La date de récolement, si différente de la date du jour
4. Cliquez sur Valider, puis sur Oui pour confirmer.

Cette action renseigne automatiquement les champs :

• Récolé le
• Récolé par
• État d'avancement : récolé sur pièce et sur place
• Conformité avec le registre : oui 

Récoler un bien via la notice de récolement

Vous devez passer par la notice de récolement dès qu’un constat ou une anomalie nécessite un traitement individualisé.

Cette méthode est obligatoire dans les cas suivants :

• Marquage défaillant ou absent
• État de conservation dégradé
• Non-conformité avec le registre ou la base
• Mauvaise localisation
• Bien non vu, détruit ou manquant
• Saisie d'un constat d'état complémentaire

Procédure à suivre : 

1. Positionnez-vous sur la notice du bien concerné dans la liste des biens à récoler
2. Cliquez sur l’icône crayon pour modifier la notice de récolement

3. Renseignez les anomalies constatées :

   • Précisez la nature du problème dans les champs dédiés
   • Indiquez la ou les suites à donner (à traiter,à marquer, à inventorier, déposer plainte, etc.)
4. Mettez à jour la date, l'agent récoleur et l’état d’avancement de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, suites à donner)
5. Cliquez sur Enregistrer : la notice est à jour et intègre vos constats.

Naviguer entre notice de récolement, biens et sous-campagne

Une fois la notice de récolement mise à jour, vous pouvez à tout moment consulter l’ensemble des données saisies (constats, état d’avancement, suites à donner, etc.).

Procédure :

1. Rendez-vous dans la liste des biens à récoler
2. Repérez le bien concerné
3. Cliquez sur l’icône loupe située à gauche de la ligne du bien. Vous accédez à la notice complète de récolement, avec tous les champs renseignés et modifiables selon vos droits.
4. Pour revenir à la sous-campagne, cliquez sur la loupe associée, en haut à droite de l’écran. 

Astuce : vous pouvez également accéder à cette fiche depuis la notice du bien, via les champs Récolement en cours ou Dernier récolement.

Comprendre l’état d’avancement des notices de récolement

Dans chaque sous-campagne, les notices de biens sont accompagnées d’une icône colorée indiquant leur état d’avancement. Ces codes visuels vous permettent de suivre facilement la progression du récolement et d’identifier rapidement les situations à traiter.

Les icônes apparaissent dans la colonne centrale, à gauche de chaque ligne de bien :

Icône	État de la notice
	Bien récolé sur pièce et sur place; avec ou sans anomalies mineures, ou bien retrouvé
	Bien récolé non vu, manquant ou détruit (anomalies majeures)
	Bien en attente de récolement

Relocaliser un bien pendant le récolement

Le récolement est souvent l’occasion de constater que certains biens ne se trouvent pas à leur emplacement théorique. Flora permet alors de corriger la localisation directement depuis la notice de récolement.

Notions d'emplacements

Dans Flora, plusieurs types de localisation coexistent pour assurer un suivi rigoureux des mouvements des biens, notamment lors du récolement. Ce tableau vous aide à bien appréhender les différences :

Procédure pour relocaliser un bien

1. Rendez-vous dans la sous-campagne de récolement.
2. Cliquez sur l'icône crayon à gauche du bien concerné pour modifier la notice de récolement.

3. Dans les champs dédiés :

   • Renseignez le nouvel emplacement de référence, si le changement est définitif.
   • Ou saisissez une nouvelle localisation temporaire, si le déplacement est ponctuel.
4. Mettez à jour l’état d’avancement de la notice (ex. : Récolé sur pièce et sur place, Récolés sur pièce et sur place, emplacement modifié, suites à donner, etc.).
5. Cliquez sur Enregistrer.

Saisir des informations manquantes sur la notice du bien

Le récolement peut être l’occasion d’identifier des informations absentes ou incomplètes dans les notices de biens. Flora permet alors de compléter directement la fiche du bien, sans interrompre la campagne en cours. Cette opération peut porter sur les champs descriptifs, les techniques, la datation, ou tout autre élément lié à l’identification de l’objet.

Procédure : 

1. Dans la sous-campagne, repérez le bien concerné dans la liste.
2. Cliquez sur le numéro d’inventaire souligné en bleu pour ouvrir la notice du bien. 
3. Sur la notice du bien, cliquez sur l’icône crayon pour passer en modification.
4. Choisissez la grille de saisie 03.Récolement : biens déjà inventoriés, notice minimale. 
5. Complétez les champs manquants : désignation, description, dimensions, matières et techniques, etc.
6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.

Ajouter un bien à la liste des biens à récoler

En cours de campagne, il peut être nécessaire d’ajouter un bien qui n’avait pas été prévu initialement : objet réintégré, bien découvert sur place, ou oubli lors de la sélection initiale. Deux cas se présentent alors, selon que le bien existe déjà dans Flora ou non.

Ajouter un bien déjà existant

S’il s’agit d’un bien déjà inventorié et documenté dans Flora, vous pouvez l’ajouter à la sous-campagne via le bouton d’ajout manuel.

Procédure :

1. Rendez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, recherchez le bien par son numéro d’inventaire.
4. Sélectionnez le bien dans les résultats.
5. Cliquez sur Valider puis sur OUI pour confirmer l'ajout. Une notice de récolement est automatiquement créée pour ce bien dans la sous-campagne.

Ajouter un bien non existant

Si le bien n’est pas encore présent dans la base, il peut être créé directement depuis la sous-campagne grâce à une saisie rapide.

Procédure :

1. Rendez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur le bouton Ajouter des biens à récoler.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton Nouveau en bas à droite.
4. Une grille rapide s’affiche : saisissez les champs minimaux pour documenter la notice.
5. Si besoin, cliquez sur Compléter (en bas à droite) pour ouvrir la notice complète et renseigner des champs supplémentaires.
6. Sinon, cliquez sur Valider.

Récolement sur le terrain : que faire sans accès à Flora ?

Parfois, des restrictions techniques (réseau non accessible dans certaines zones, limitations matérielles…) empêchent d’utiliser Flora directement in situ, dans les réserves, les salles ou les dépôts.

Dans ce contexte, vous pouvez avoir recours à deux modes de collecte d’information déconnectée :

Avant de pouvoir utiliser des formats papier ou l’application RecolApp, il est impératif que la structure de récolement soit en place dans Flora. Cela signifie que :

• La campagne de récolement doit avoir été créée,
• Les sous-campagnes doivent être définies,
• Les biens à récoler doivent être ajoutés,
• Et les notices de récolement doivent être générées pour chacun de ces biens.

Les formats d'impressions pour le récolement sur papier

Une fois vos campagnes et notices de récolement créées dans Flora, vous pouvez générer des exports imprimables pour mener votre campagne sans connexion. Deux formats principaux sont proposés selon votre méthode de travail :

Procédure d’accès aux formats d’impression : 

1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur le bouton d’export dans la barre d’outils.
3. Sélectionnez le format d’impression souhaité dans la liste proposée.

4. Une nouvelle fenêtre s’ouvre avec l’aperçu du document prêt à être imprimé.

Export RecolApp

Après avoir créé la sous-campagne et généré les notices de récolement dans Flora, vous pouvez exporter les données vers RecolApp pour effectuer le récolement en mode déconnecté, sur tablette.

Procédure d’export vers RecolApp : 

1. Positionnez-vous dans la sous-campagne concernée.
2. Cliquez sur Exporter vers RecolApp. 
3. Résultat : Flora génère un fichier .zip contenant les données à charger dans l’application RecolApp.

Suivre l'état d'avancement du récolement

Le module Récolement de Flora permet de suivre précisément l’état d’avancement de la campagne, aussi bien au niveau des sous-campagnes que de la campagne principale. Ce suivi s’appuie sur un système de statuts, de pictogrammes et de boutons d’action.

Suivre l'avancement d'une sous-campagne

Dans chaque sous-campagne, vous pouvez suivre et valider les étapes du récolement grâce à un ensemble d’actions situées dans la barre d’outils. 

Action	Étape	Description	Icône associée
Terminer la saisie	Fin de préparation	Indique que la sous-campagne est prête à être récolée (biens ajoutés, notices générées).
Démarrer la saisie	Lancer le récolement	Active la phase de récolement pour l’emplacement : la saisie peut débuter, soit directement dans Flora, soit via RecolApp.
Clôturer la saisie	Fin du récolement	Valide la fin du traitement de l’emplacement une fois tous les biens récolés et les anomalies traitées.