Planifier les mouvements associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**

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3

(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %)

4

|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

7

Les mouvements assurent **la continuité entre l’évènement et la logistique des biens**.

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9

Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.

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11

Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des collections tout au long de leur parcours**.

)))

(((

= À quoi servent les mouvements dans Flora ? =

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La **table Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire. Elle assure plusieurs fonctions essentielles :

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* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.

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* (((

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**Renseigner** les données logistiques :

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* dates prévues et ajustées,

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* lieux de départ et d’arrivée,

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* transporteurs, assurances et commentaires,

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* états de préparation et d’exécution.

27

)))

28

* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.

29

* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.

30

* **Produire** les documents nécessaires (fiches de prêt, bordereaux de transports, listes de contrôle).

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32

Chaque mouvement est toujours rattaché à un évènement. Cela garantit la continuité documentaire entre :

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* le **cadre administratif** (évènement),

35

* la **sélection des biens**,

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* la **logistique de leurs déplacements**.

== Cas d'usage ==

* (((

**Organiser un prêt sortant : **créer un mouvement de **sortie** pour documenter le **départ**, puis un mouvement d’**entrée** pour le **retour.**

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)))

43

* (((

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**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier de restauration, puis une entrée au retour.

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**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.

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)))

48

* (((

49

**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts (%%)lorsque les biens partent/reviennent à des dates différentes(% style="background-color:transparent" %) (ex. expositions sensibles à la lumière).

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)))

51

* (((

52

**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique pour assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.

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)))

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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**Astuce**

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Il n’est **pas nécessaire de créer les mouvements immédiatement.**

59

Lorsque l’évènement est prévu à long terme, attendez que les paramètres logistiques soient stabilisés (dates, nombre de mouvements, modalités) avant de lancer la planification.

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)))

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62

= Comment créer un mouvement ? =

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(% class="box infomessage" %)

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(((

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== Automatique ou manuelle : comment décider ? ==

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Deux possibilités s’offrent à vous :

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* **Création automatique** (cas simple)

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** À utiliser lorsque **tous les biens partagent un seul mouvement de départ **(sortie)** et un seul mouvement de retour** (entrée).

72

** Génère en un clic deux mouvements (sortie et entrée) : rapide et simple

73

** Convient aux situations standards.

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75

* **Création manuelle **(cas complexe)

76

** À privilégier lorsque l’évènement implique **plusieurs mouvements distincts, **, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, lots de biens différents).

77

** Permet d’ajuster précisément les dates et le contenu de chaque mouvement.

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79

En résumé : **automatique pour les cas homogènes, manuelle pour les cas modulaires.**

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81

Dans tous les cas, Un mouvement créé automatiquement peut ensuite être enrichi comme un mouvement manuel.

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)))

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84

== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**

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88

* **Condition** : des biens doivent être associés à l’évènement et aucun mouvement ne doit exister.

89

* Lors de l’ajout de biens, une fenêtre propose la génération automatique de deux mouvements (sortie + entrée).

90

* Les biens sont rattachés directement aux mouvements créés.

91

92

Deux options existent.

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94

=== Création immédiate des mouvements ===

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Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés reliés.

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[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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101

[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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=== Création différée des mouvements ===

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105

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.

106

Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**, avec la **baguette magique**. Les deux mouvements sont générés et les biens rattachés.

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(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

L'icône sert aussi à **actualiser les biens liés** aux mouvements déjà créés.

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)))

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115

[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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117

118

[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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121

[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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123

124

== Créer un mouvement manuellement ==

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1. Depuis la notice d’évènement, onglet //Mouvements//, cliquer sur **Créer**.

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[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(% start="2" %)

1. **Choisir une grille de saisie adaptée** au type d'opération : ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.

133

134

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 185px;" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 872px;" %)**Utilisation**

135

|(% style="width:185px" %)**Sortie**|(% style="width:872px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).

136

|(% style="width:185px" %)**Entrée**|(% style="width:872px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.

137

|(% style="width:185px" %)**Transfert**|(% style="width:872px" %)Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.

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139

(% start="3" %)

140

1. Renseigner les champs, dont ceux obligatoires (**Type d’évènement** et **Type de mouvement**).

141

1. **Enregistrer la notice. **

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(% class="box infomessage" %)

144

(((

145

== Quel type de mouvement choisir ? ==

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); border-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**

148

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Sortie**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).

149

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Entrée**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.

150

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Interne temporaire**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).

151

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Non localisé**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.

152

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Disparition**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.

153

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Vol**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.

154

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Transfert – relocalisation**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.

155

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Externe – transition**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.

156

|(% style="border-color:#cbcbea" %)**Administratif**|(% style="border-color:#cbcbea" %)Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**.

157

)))

158

159

[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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161

162

= Naviguer entre les évènements et les mouvements =

163

164

Une fois les mouvements créés, il est possible de naviguer entre les notices de mouvements et d’événements.

165

166

== Retourner sur la notice de l'évènement depuis le mouvement ==

167

168

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

169

170

[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

171

172

173

== Ouvrir une notice de mouvement depuis la notice de l'évènement ==

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175

Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

176

177

[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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180

[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Cas particuliers =

== Gérer les rotations d'œuvres ==

186

187

Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//.

188

189

Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).

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191

Dans ce cadre, **n’utilisez pas la création automatique, mais **créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation.

192

193

>(% class="small" %)Exemple

194

>(% class="small" %)10 œuvres sont prévues pour une exposition,

195

>(% class="small" %)Certaines partent ou reviennent en réserve/lieu de stockage interne ou externe à des dates différentes.

196

>(% class="small" %)Cela entraîne une succession de mouvements documentés séparément.

197

198

(((

199

|(% style="background-color:#cbcbea" %)Type de mouvement|(% style="background-color:#cbcbea" %)Œuvres concernées|(% style="background-color:#cbcbea" %)Date de mouvement|(% style="background-color:#cbcbea" %)Commentaire

200

|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Sortie|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)A, B, C, D, E, F|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)06/01/2026|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Premier départ

201

|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Retour|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)D|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)10/03/2026|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Retour anticipé

202

|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Sortie|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)G|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)10/03/2026|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Rejoint l’exposition en décalé

203

|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Retour|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)E|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)11/04/2026|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Retour anticipé

204

|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Sortie|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)H|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)11/04/2026|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Rejoint l’exposition en décalé

205

|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Sortie|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)I, J|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)11/04/2026|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Rejoignent l’exposition en décalé

206

|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Retour|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)A|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)22/05/2026|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Retour anticipé

207

|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Retour|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)B, C, F, G, H, I, J|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)30/06/2026|(%%)(% style="color:#7f8c8d" %)Retour final pour les œuvres restantes

208

209

[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'œuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

)))

211

212

== Gérer les retours partiels ==

213

214

Certains biens peuvent revenir avant ou après les autres pour diverses raisons :

215

216

* fragilité ou conditions particulières de conservation,

217

* rotations liées à l’exposition (par exemple contraintes de lumière),

218

* prolongation de l’exposition,

219

* réutilisation des œuvres dans une autre étape d’itinérance.

220

221

Là encore, optez pour la **création manuelle** afin de gérer chaque retour séparément.

222

223

>(% class="small" %)**Exemple**

224

>(% class="small" %)Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre.

225

226

[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

227

)))

228

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]

241

* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]

242

* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((