Planifier les mouvements associés

Modifié par Doriane Bautista le 2025/09/12 16:21

Version 4.5.27 et ultérieures

Les mouvements assurent la continuité entre l’évènement et la logistique des biens.

Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.

Chaque opération est tracée, garantissant un suivi précis et fiable des collections tout au long de leur parcours.

À quoi servent les mouvements dans Flora ?

La table Mouvements est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire. Elle assure plusieurs fonctions essentielles :

Planifier les opérations de transport et de déplacement.
Renseigner les données logistiques :
- dates prévues et ajustées,
- lieux de départ et d’arrivée,
- transporteurs, assurances et commentaires,
- états de préparation et d’exécution.
Associer les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.
Tracer chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.
Produire les documents nécessaires (fiches de prêt, bordereaux de transports, listes de contrôle).

Chaque mouvement est toujours rattaché à un évènement. Cela garantit la continuité documentaire entre :

le cadre administratif (évènement),
la sélection des biens,
la logistique de leurs déplacements.

Cas d'usage

Organiser un prêt sortant : créer un mouvement de sortie pour documenter le départ, puis un mouvement d’entrée pour le retour.
Envoyer une œuvre en restauration : Créer un mouvement de sortie vers l’atelier de restauration, puis une entrée au retour.
Gérer un déménagement de réserves : Créer des mouvements de transfert pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.
Suivre des rotations d’œuvres : Planifier plusieurs mouvements distincts lorsque les biens partent/reviennent à des dates différentes (ex. expositions sensibles à la lumière).
Assurer une mise à disposition interne : Créer un mouvement interne temporaire pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique pour assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.

Astuce
Il n’est pas nécessaire de créer les mouvements immédiatement.
Lorsque l’évènement est prévu à long terme, attendez que les paramètres logistiques soient stabilisés (dates, nombre de mouvements, modalités) avant de lancer la planification.

Comment créer un mouvement ?

Automatique ou manuelle : comment décider ?

Deux possibilités s’offrent à vous :

Création automatique (cas simple)
- À utiliser lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de départ (sortie) et un seul mouvement de retour (entrée).
- Génère en un clic deux mouvements (sortie et entrée) : rapide et simple
- Convient aux situations standards.

Création manuelle (cas complexe)
- À privilégier lorsque l’évènement implique plusieurs mouvements distincts, , avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, lots de biens différents).
- Permet d’ajuster précisément les dates et le contenu de chaque mouvement.

En résumé : automatique pour les cas homogènes, manuelle pour les cas modulaires.

Dans tous les cas, Un mouvement créé automatiquement peut ensuite être enrichi comme un mouvement manuel.

Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour

Version 4.5.33 et ultérieures

Condition : des biens doivent être associés à l’évènement et aucun mouvement ne doit exister.
Lors de l’ajout de biens, une fenêtre propose la génération automatique de deux mouvements (sortie + entrée).
Les biens sont rattachés directement aux mouvements créés.

Deux options existent.

Création immédiate des mouvements

Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur Créer. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés reliés.

*Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés*

Création différée des mouvements

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur Annuler.
Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet Mouvements, avec la baguette magique. Les deux mouvements sont générés et les biens rattachés.

Attention

L'icône sert aussi à actualiser les biens liés aux mouvements déjà créés.

*Refus création automatique des mouvements*

*Génération automatique des mouvements a posteriori*

Créer un mouvement manuellement

Depuis la notice d’évènement, onglet Mouvements, cliquer sur Créer.

Choisir une grille de saisie adaptée au type d'opération : ce choix conditionne directement le type de mouvement que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.

Libellé de la grille	Utilisation
Sortie	Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).
Entrée	Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
Transfert	Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.

Renseigner les champs, dont ceux obligatoires (Type d’évènement et Type de mouvement).
Enregistrer la notice.

Quel type de mouvement choisir ?

Type de mouvement	Définition / Utilisation
Sortie	Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
Entrée	Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
Interne temporaire	Sert à tracer un déplacement à l’intérieur de l’institution (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).
Non localisé	Indique que le bien est momentanément introuvable : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.
Disparition	Sert à signaler qu’un bien est considéré comme perdu après constat, enquête ou décision administrative.
Vol	Sert à documenter officiellement le vol d’un bien, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.
Transfert – relocalisation	Utilisé lors d’un déménagement ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.
Externe – transition	Sert à gérer un transfert temporaire externe, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.
Administratif	Mouvement particulier destiné à documenter un changement administratif.

Naviguer entre les évènements et les mouvements

Une fois les mouvements créés, il est possible de naviguer entre les notices de mouvements et d’événements.

Retourner sur la notice de l'évènement depuis le mouvement

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

Ouvrir une notice de mouvement depuis la notice de l'évènement

Depuis l’événement, dans l’onglet Mouvements, vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

*Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés*

Cas particuliers

Gérer les rotations d'œuvres

Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de rotation d’œuvres.

Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).

Dans ce cadre, n’utilisez pas la création automatique, mais créez les mouvements manuellement pour refléter chaque rotation.

Exemple
10 œuvres sont prévues pour une exposition,
Certaines partent ou reviennent en réserve/lieu de stockage interne ou externe à des dates différentes.
Cela entraîne une succession de mouvements documentés séparément.

Type de mouvement	Œuvres concernées	Date de mouvement	Commentaire
Sortie	A, B, C, D, E, F	06/01/2026	Premier départ
Retour	D	10/03/2026	Retour anticipé
Sortie	G	10/03/2026	Rejoint l’exposition en décalé
Retour	E	11/04/2026	Retour anticipé
Sortie	H	11/04/2026	Rejoint l’exposition en décalé
Sortie	I, J	11/04/2026	Rejoignent l’exposition en décalé
Retour	A	22/05/2026	Retour anticipé
Retour	B, C, F, G, H, I, J	30/06/2026	Retour final pour les œuvres restantes

*Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'œuvres*

Gérer les retours partiels

Certains biens peuvent revenir avant ou après les autres pour diverses raisons :

fragilité ou conditions particulières de conservation,
rotations liées à l’exposition (par exemple contraintes de lumière),
prolongation de l’exposition,
réutilisation des œuvres dans une autre étape d’itinérance.

Là encore, optez pour la création manuelle afin de gérer chaque retour séparément.

Exemple
Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition « Archéologie en folie » au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre.