Les estimations dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections. Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
une estimation initiale, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
des estimations complémentaires, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
une valeur d’assurance globale de mouvement, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement (prêt, exposition...).
Chaque forme suit une logique de saisie propre, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
A quoi servent les estimations dans Flora ?
Les estimations permettent d’attribuer une valeur financière ou assurantielle à un bien, à des fins :
patrimoniales (estimation de la valeur dans le temps),
réglementaires (suivi des évolutions),
opérationnelles (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
Flora distingue trois types d’estimations, traités différemment dans le système :
Type
Objectif principal
Estimation initiale
Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
Estimation complémentaire
Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
Valeur d'assurance globale
Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement
Exemples d'usages : Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt. Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise. Ajout d'une estimation liée à un mouvement dans le module Régie. Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi. Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
Comment créer une estimation ?
Bonnes pratiques :
Commencez toujours par renseigner une estimation initiale dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs Valeur d'assurance.
Utilisez ensuite la table Estimations pour saisir les valeurs complémentaires (réévaluations, valeurs d’assurance liées à des mouvements, etc.). Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la notice de bien ou les mouvements.
Une fois l’estimation initiale renseignée, ne la modifiez plus. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’estimation complémentaire, qui sera automatiquement historisée.
Saisir une estimation initiale
Depuis la grille de saisie des biens, renseignez les champs du groupe Valeur d’assurance.
Une fois tous les éléments complétés, enregistrez la notice pour valider la saisie.
Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.
Résultat sur la notice du bien → valeur d'assurance initiale saisie.
Ne confondez pas la valeur d’assurance avec le prix d’entrée du bien :
le prix d’entrée correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
la valeur d’assurance représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
Créer une estimation complémentaire
Les estimations complémentaires peuvent être créées depuis la notice du bien ou à partir d’un bien lié aumouvement dans le module Régie.
Depuis une notice de bien
Les estimations complémentaires créées depuis une notice de bien servent à enregistrer des réévaluations ponctuelles de la valeur, indépendamment d’un mouvement, par exemple à la suite d’une expertise, d’un changement de contexte ou d’une mise à jour de la valeur assurée.
Ouvrez la notice du bien concerné.
Cliquez sur l’icône Saisir une estimation complémentaire dans la barre d’outils.
Renseignez les champs de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
Enregistrez la notice.
La nouvelle estimation est désormais historisée dans l’onglet correspondant de la notice du bien.
Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire.
Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement.
Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien.
Résultat sur la notice du bien → dernière estimation historicisée.
Depuis un bien lié au mouvement
Lorsqu’un bien est rattaché à un mouvement, il est nécessaire de vérifier systématiquement sa valeur d’assurance :
si aucune valeur n’est renseignée, il faut en ajouter une,
si une valeur existe, il convient de la mettre à jour si nécessaire.
Dans les deux cas, la saisie se fait en créant une estimation complémentaire directement depuis le bien dans le mouvement.
