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Créer et gérer les constats d'état

Version 18.1 par Doriane Bautista le 2025/08/01 11:52

 Version 3.5 et ultérieures

Les constats d’état permettent de documenter, à différentes étapes, l’état de conservation d’un bien inscrit dans les collections. Ils sont essentiels pour assurer la traçabilité, justifier d’une éventuelle détérioration, et appuyer les décisions de conservation préventive ou curative.

Flora permet de gérer à la fois le constat d’état initial, saisi directement dans la notice du bien, et les constats complémentaires, ajoutés au fil du temps selon les mouvements ou les événements affectant le bien.

A quoi servent les constats d'état dans Flora ?

Exemples d'usages :
Avant un transport : constater qu’une céramique présente une ancienne fissure stabilisée avant envoi en exposition.
Après une exposition : vérifier qu’un pastel n’a subi ni décollement ni affaissement pendant la présentation.
Suite à une opération de dépoussiérage : documenter que l’intervention n’a pas modifié l’état général du bien.
Lors d’une mise en réserve longue durée : établir un état de référence avant stockage en caisse ou en conditionnement scellé.
Avant et après restauration : enregistrer l’état exact du bien pour archiver les effets de l’intervention et les transformations opérées.

 

Conformément à l'arrêté du 25 mai 2004, le constat d'état initial (premier constat d'état réalisé) est à renseigner dans la grille de saisie des biens (regroupement de champs régie). 

Dans la grille de saisie des biens, le champ état de conservation initial permet de saisir le premier constat réalisé sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.

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Le constat d'état initial peut évoluer au fil du temps. Dans ce cas, créer des constats d'états supplémentaires, qui viendront s'ajouter à la notice du bien. 

Si l'état de conservation du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :

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La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir (ou rattacher en pdf) un nouveau constat d'état, qui sera automatiquement lié à la notice du bien.

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Pour ne pas surcharger l'affichage des constats d'état sur la notice du bien, ce dernier est optimisé :

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Les constats d'états complémentaires peuvent également être gérés via l'application Horus Condition Report. 

L'application permet d'exporter les données depuis Flora vers Horus, d'effectuer les constats et de les réimporter en effectuant un glisser déposer via l'espace de travail Gérer. 

Pour en savoir plus, cliquer ici. 

Les numéros d'inventaire étant présents dans les constats Horus, le lien vers le biens et le remplissage de la notice constat d'état Flora se feront automatiquement.

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Les champs à jauge et la section emballage dans Horus ne seront pas repris dans les champs Flora, en revanche ils seront présents dans le document PDF ajouté au constat d'état.

Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Constats d'états offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report). 

Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.

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