Version 4.5.56 et ultérieures

RecolApp est une application mobile permettant de récoler en mode déconnecté, directement sur tablette. Elle s’appuie sur l’export d’une sous-campagne préparée dans Flora, puis sur le réimport des données récolées.  Effectuer l'export vers RecolApp Préparer la campagne sur Flora Créez une campagne de récolement dans Flora. Associez-y un emplacement puis générez les notices de récolement correspondantes. Attention : si vous ne générez pas les notices, l’export RecolApp ne contiendra que des emplacements vides. Exporter le fichier ZIP Dans une notice Sous-campagne, cliquer sur le bouton d’export . Le fichier ZIP est enregistré dans le dossier Téléchargements de l’ordinateur. Connecter la tablette à l’ordinateur par câble USB. Ouvrir l’explorateur de fichiers et accéder à la mémoire interne de la tablette. Créer si besoin un dossier Récolement pour y copier le fichier ZIP exporté. Une fois copié, le fichier est prêt à être utilisé dans l’application RecolApp sur la tablette. Prendre en main RecolApp Accéder à la campagne Lancer l’application : sur la tablette, appuyez sur l’icône RecolApp pour ouvrir l’application. Cliquez sur le bouton Ouvrir. Recherchez puis sélectionnez le fichier ZIP exporté depuis Flora dans le stockage interne de la tablette Se connecter avec votre code utilisateur Flora Une fois connecté, appuyez sur Accéder à la campagne pour commencer le récolement. Explorer les emplacements Pour afficher la hiérarchie des emplacements et sous-emplacements à récoler, deux méthodes sont possibles : Cliquer sur Emplacements (en haut de l’écran), ouvrir le panneau en glissant depuis le bord gauche. Les emplacements apparaissent alors sous forme de boutons qui indiquent : le nom de l’emplacement, le nombre d’objets déjà récolés, et le nombre total d’objets attendus. En appuyant sur un sous-emplacement, la liste des biens correspondants s’affiche. Attention : seuls les biens liés à l’emplacement sélectionné apparaissent dans la liste. Si des objets sont enregistrés dans un niveau inférieur, il est nécessaire de descendre toute la hiérarchie pour les retrouver. Consulter la liste des biens Pour afficher la liste des biens d’un emplacement : Sélectionnez un sous-emplacement dans le panneau de navigation. Rabattez ensuite le volet de navigation des emplacements (en le glissant vers la gauche) afin de visualiser la liste complète des objets. La liste des biens à récoler présente pour chaque notice : une photo (si elle a été ajoutée dans la fiche Bien), le numéro d’inventaire, la dénomination, le titre et la discipline, l’état d’avancement du récolement (indiqué en bleu). des icônes d'action : Prendre une photo Modifier la notice de récolement Validation rapide du récolement Rechercher un objet Pour retrouver rapidement un objet, utilisez la barre de recherche située en haut de la liste. Cette recherche ne fonctionne qu’avec le numéro d’inventaire, à saisir sans le préfixe musée. Consulter les informations de la notice Bien En appuyant directement sur la photo ou le numéro d’inventaire d’un objet dans la liste, vous ouvrez un résumé de la notice Bien. Cette vue permet de vérifier rapidement les éléments descriptifs utiles au récolement. Réaliser le récolement Récoler un bien Validation rapide Depuis la liste des biens, appuyez sur l’icône Valider. L’objet passe directement à l’état « Récolé sur pièce et sur place ». Cette méthode est adaptée lorsque le bien est conforme et ne nécessite pas d’observations particulières. Saisie détaillée Appuyez sur l’icône crayon ou ouvrez la notice du bien. Dans l’onglet Récolement, complétez à les informations : État d’avancement : choisir parmi les statuts (récolé, à relocaliser, suite à donner…). Constat : cocher les cases descriptives, ajouter un commentaire si besoin. Suites à donner : marquage, restauration, photographie supplémentaire, etc. Non localisé : utiliser cette section si l’objet n’a pas été trouvé. Modifier l'emplacement de référence d'un bien Dans la notice de récolement d’un objet, il est possible d’indiquer un nouvel emplacement de référence si le bien a été déplacé. Ouvrez la fiche de récolement de l’objet. Dans la section Général, renseignez le champ Nouvel emplacement de référence. Ajoutez si besoin des commentaires pour préciser les conditions du déplacement. Attention Il n’est pas possible de sélectionner un emplacement qui n’a pas été exporté avec la campagne. Dans ce cas, notez le nouvel emplacement souhaité en commentaire, puis effectuez la relocalisation après le réimport directement dans Flora. La relocalisation ne sera effective qu’à condition de modifier également l’état d’avancement de la notice de récolement du bien (ex. Récolé sur pièce et sur place, emplacement modifié). Ajouter une photo sur la notice du bien Bon à savoir Après import dans Flora, toutes les photos prises via RecolApp sont ajoutées à la notice du Bien en tant que photos documentaires. Elles ne sont pas directement liées à la notice de récolement, mais peuvent être associées par la suite (via la photothèque ou une modification en lot). Depuis la liste des biens Dans la liste, appuyez sur l’icône appareil photo située sous l’objet. L’appareil photo de la tablette s’ouvre automatiquement. Prenez la photo puis : appuyez sur OK pour l’enregistrer, ou sur Réessayer pour la reprendre. Depuis la notice du bien Ouvrez la notice du bien en appuyant sur sa photo ou son numéro d’inventaire. Dans la fiche, sélectionnez l’option Ajouter une photo. Prenez la photo puis : appuyez sur OK pour l’enregistrer, ou sur Réessayer pour la reprendre. Ajouter des dimensions sur la notice du bien Lors du récolement, il est possible de compléter ou de corriger les dimensions d’un objet directement depuis RecolApp. Bon à savoir Les dimensions saisies dans RecolApp seront automatiquement intégrées à la notice du bien après réimport dans Flora. Si les valeurs sont déjà présentes dans Flora, les nouvelles informations viendront les compléter ou les remplacer selon le cas. Ouvrez la notice du bien en appuyant sur sa photo ou son numéro d’inventaire. Dans la fiche, accédez à la section Dimensions. Cliquez sur le + Renseignez les mesures nécessaires (par exemple : hauteur, largeur, profondeur, diamètre, poids). Cliquez sur Terminer. Veillez à respecter les unités standards utilisées dans Flora (cm, g, etc.) afin de garantir la cohérence des données. Ajouter des nouveaux biens à récoler Finaliser le récolement Importer les résultats dans Flora

Sommaire Effectuer l'export vers RecolApp Préparer la campagne sur Flora Exporter le fichier ZIP Prendre en main RecolApp Accéder à la campagne Explorer les emplacements Consulter la liste des biens Rechercher un objet Consulter les informations de la notice Bien Réaliser le récolement Récoler un bien Validation rapide Saisie détaillée Modifier l'emplacement de référence d'un bien Ajouter une photo sur la notice du bien Depuis la liste des biens Depuis la notice du bien Ajouter des dimensions sur la notice du bien Ajouter des nouveaux biens à récoler Finaliser le récolement Importer les résultats dans Flora Ajouter une photographie Saisir la fiche récolement Général Constat Opérations complémentaires Validation rapide Récolé sur pièce et sur place Ajouter un bien au récolement Suivre l'avancement du récolement Terminer le récolement Étape 3 : Chargement de la campagne dans Flora Etape 4 : Résultat dans Flora

En appuyant sur l'onglet Récolement, la grille de saisie de la fiche récolement apparait. La fiche récolement sur l'application à la même forme que celle sur les campagnes de récolement dans Flora.

Ajouter une photographie

Appuyer sur  sur votre bien dans la liste des biens à récoler. Vous ouvrez une fenêtre de gestion des images. Appuyer sur l'image aux contours en pointillés avec un appareil photo.

Prener la photo et appuyer sur ok pour l'enregistrer ou réessayer pour refaire votre photo.

Refaire la même manipulation dans la fenêtre de gestion des images pour chaque nouvelle photographie à ajouter sur la fiche récolement de cet objet. Puis enregistrer vos ajouts de photographies en appuyant sur "Accéder à la page de l'objet" en bas de l'écran.

Saisir la fiche récolement

Accéder à la grille de saisie récolement en appuyant sur  ou en appuyant sur la photo et en allant dans l'onglet récolement.

La fiche récolement sur Recoll app correspond à celle sur Flora, s'y trouve les mêmes parties. Ne remplir que les parties ou les champs nécessaire.

Général

Grille de la fiche récolement du bien 2021.1.2 à dérouler

Modifier l'état d'avancement du récolement en cliquant sur un élément de la liste qui apparait.

Dans le cas par exemple, d'un besoin de photo à faire ou d'un remarquage ou d'une restauration, il faudra choisir Récolés sur pièce et sur place suite à donner.

Dans le cas d'une relocalisation indiqué Récolé sur pièce et sur place, emplacement modifié suite à donner.

Constat

A la suite, remplir les éléments du constat.

Le constat sur numéro d'inventaire propose plusieurs choix cochables (appuyer sur le carré), sélectionner en plusieurs au besoin puis appuyer sur le bouton Valider en bas.

Les champs avec la mention "Saisir du texte..." en le sélectionnant un clavier apparait qui permet de taper votre texte.

Décrivez l'état sommaire du bien. Cocher plusieurs cases au besoin puis valider.

La conformité du registre ou autre source sera actionnée en bleu par défault. En appuyant sur le bouton, il est décoché (en gris), le bien n'est alors plus conforme au registre ou autre source.

Opérations complémentaires

Au bas de la fiche récolement, indiquer les opérations complémentaires à effectuer au besoin. 

Choisir un ou plusieurs suite à donner.

Dans cet exemple, l'objet est à marquer et à photographier.

Si le bien est introuvable, remplir la section non localisé. Plusieurs cas sont décrits et sélectionnables.

Compléter en choisissant les recherches à effectuer.

Dans le cas d'un besoin de prises de photos documentaires, sélectionner un ou plusieurs cas de figure selon votre besoin puis valider.

Résultat :

Validation rapide Récolé sur pièce et sur place

Appuyer sur le 

Résultat :

Ajouter un bien au récolement

Il est par ailleurs possible de créer de nouveau bien lors de campagne de récolement en cliquant sur le bouton ci-dessous. L'objet créé sera intégré à la base documentaire et comprendra l'information "création en mode déconnecté : oui"

Appuyer sur les trois petits points  en haut de la liste des biens à récoler dans l'emplacement.

Une grille de saisie permettant une saisie d'une fiche bien apparait.

Remplir les champs nécessaire, pour dérouler les bloc de champs appuyer sur la flèche  . Certains blocs sont duplicables avec le  . Une fois la saisie terminée, appuyer sur continué.

La fiche de récolement du nouveau bien apparait.

Remplir les champs comme vu précédemment et appuyer sur Terminer. La conformité avec le registre et autre source est cette fois indiqué comme non conforme par défaut (gris) , appuyer sur le bouton pour le passer en bleu et il sera alors conforme au registre.

Ajouter des images à ce nouvel objet en appuyant sur l'icône ou directement sur la photo et sur l'appareil photo gris dans l'emplacement en pointillé.

Prendre la photo.

Le nouvel objet apparait dans la liste des biens à récoler de l'évènement, la fiche récolement est alors modifiable comme précédemment.

Suivre l'avancement du récolement

Les noms des emplacements forment des jauges qui indiquent l'avancé du récolement en blanc en plus du nombre d'objets récolés/ le nombre d'objets total dans l'emplacement.

Pour ouvrir un autre emplacement, appuyer sur le niveau le plus haut des emplacements et choisir un nouveau sous emplacement à récoler.

Terminer le récolement

Appuyer sur Accueil,

puis sur Enregistrer et fermer la campagne.

Même après enregistrement la campagne est toujours accessible et modifiable au besoin.

Étape 3 : Chargement de la campagne dans Flora

Flora propose alors un écran de versement par "glisser-déposer" de votre campagne.
Cet écran se trouve au niveau Import/Import récolement du menu "Récoler" de Flora.

Etape 4 : Résultat dans Flora

Les modifications effectuées dans l'application sont répercutées dans les notices de récolement.

Sur les fiches biens ce trouvent les fiches récolements associées. Le détail du dernier récolement sera indiqué.

Les photos prises avec l'application seront ajoutées directement sur la fiche Bien en photo documentaire (et non sur la fiche récolement) avec un numéro automatique. Elle s'affichera dans l'onglet photo à droite.

Le nom de la photo et son type reste modifiable via la photothèque pour indiquer qu'il s'agit d'une photo de récolement par exemple.

La photo peut être reliée à la notice récolement en l'ajoutant dans la partie des champs documentation, elle apparaitra en lien cliquable. Effectuer l'opération avec une modification par lot de fiche au besoin.

Si un bien a été ajouté via Recolapp il se trouvera associé à l'emplacement de campagne avec les autres notices de récolement.

Fiche récolement de la fiche bien ajoutée :

La fiche bien sera ajouté aussi à la base documentaire. Bien entendu la fiche bien et sa fiche récolement sont aussi liées l'une à l'autre.