E. Régie de recettes

Dans le menu Lecteur / Inscription et gestion, recherchez un lecteur. Dans sa fiche, les informations sur son solde se trouvent dans la rubrique "Irrégularités" :

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[[image:1564497394008-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="123" width="291"]]

33

34

(% class="MsoCaption" %)

35

//Fiche lecteur avec solde négatif//

== Prêt et Retour ==

(% id="HStandard-1" %)

40

**Standard**

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Profil utilisé : comm/comm

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(% class="etape" %)

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Etape 1/3 : visualiser la situation du lecteur

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Identifiez un lecteur dans un menu de Prêt. Si toutes ses transactions ne sont pas réglées le solde négatif s'affiche. Le bouton [[image:1564582598768-388.png||height="24" width="24"]] permet de régulariser la dette.

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[[image:1564497460217-913.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="27" width="105"]]

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(% class="MsoCaption" %)

52

//Alerte sur le solde négatif d'un lecteur suite à son identification//

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(% class="etape" %)

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Etape 2/3 : visualiser la situation du lecteur responsable d'un groupe

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Identifiez un lecteur qui est responsable d'un groupe. Son solde individuel s'affiche, ainsi que celui du groupe.

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[[image:1564497409355-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="72" width="206"]]

60

61

(% class="MsoCaption" %)

62

//Alerte supplémentaire pour le responsable du groupe//

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[[image:1564497430726-977.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="330" width="618"]]

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66

(% class="MsoCaption" %)

//Régies du groupe//

(% class="etape" %)

Etape 3/3 : effectuer le retour en retard d'un objet

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Dans un menu de prêt, après avoir identifié un lecteur, faîtes le retour d'un objet en retard. Si les droits de communication de celui-ci impliquent une amende financière, un message s'affiche. Vous pouvez régulariser la régie tout de suite (Régulariser), ou ultérieurement (Fermer) : le lecteur a désormais une régie en cours, et donc un solde négatif.

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[[image:1564497486255-536.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="81" width="458"]]

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(% class="MsoCaption" %)

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//Invite à régler une amende//

== Menu Régie ==

(% id="HStandard-2" %)

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**Standard**

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Profil utilisé : comm/comm

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(% class="etape" %)

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Etape 1/1 : visualiser la régie d'un lecteur

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Cliquez sur le menu Communications / Régie de recettes. Identifiez un lecteur, si ce n'est déjà fait. Ses régies s'affichent sous trois onglets :

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* En cours : à régulariser

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* Encaissées : réglées

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* Annulées : annulées par le professionnel.

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A partir de cette présentation, il est possible d'agir sur les régies en cours. Aucune action de gestion n'est possible sur les régies encaissées et annulées.

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[[image:1564497505819-740.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="99" width="585"]]

98

99

(% class="MsoCaption" %)

100

//Visualisation des régies d'un lecteur//

= E.3. Créer =

(% id="HStandard-3" %)

105

**Standard**

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107

Profil utilisé : comm/comm

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109

(% class="etape" %)

110

Etape 1/3 : créer une régie

111

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Cliquez sur le bouton qui permet de créer des régies :

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* [[image:1564582670485-784.png||height="24" width="24"]] suite à identification du lecteur, lors d'une action de communication dans un menu de prêt

115

* [[image:1564582656734-663.png||height="24" width="24"]] dans le menu Communications / Régie de recettes, suite à identification du lecteur.

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117

Le formulaire de création s'ouvre.

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119

[[image:1564497524445-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="573"]]

120

121

(% class="MsoCaption" %)

122

//Création d'une nouvelle régie//

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124

(% class="etape" %)

125

Etape 2/3 : saisir les informations de la régie

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Choisissez le type de transaction. Les types possibles sont proposés dans une liste. En standard, il s'agit de :

* Inscription

* Réinscription

* Photocopies

* Boîtier cassé

* Carte lecteur perdue

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* Carte de paiement

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* Achat librairie

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* Prêt inter-bibliothèque

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(% class="reference" %)

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Les amendes et les frais de relances n'apparaissent pas, puisque ces types de transactions sont générés automatiquement par Flora dans le cadre des retours ou des relances.

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Saisissez le montant (en euros), en utilisant le séparateur "." (point) si vous devez saisir des décimales. Le mode de paiement est choisi sur liste, la sélection du mode Chèque rajoute deux zones de saisie Banque de paiement et N° de chèque dans le formulaire.

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143

(% class="etape" %)

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Etape 3/3 : enregistrer la régie

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Une fois renseigné, trois options vous sont offertes :

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* Enregistrer la régie pour encaissement différé. La fiche de régie reste ouverte dans l'onglet En cours jusqu'à régularisation.

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* Encaisser la régie immédiatement (voir la section Encaisser ci-dessous).

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* Annuler la création de la régie.

= E.4. Régulariser =

Dans Flora, la régularisation peut être immédiate ou différée. Tant que les transactions ne sont pas réglées, elles restent accessibles à l'écran et régularisables à tout moment.

== Encaisser ==

(% id="HStandard-4" %)

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**Standard**

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161

Profil utilisé : comm/comm

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(% class="etape" %)

164

Etape 1/4 : sélectionner les transactions à régler

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A partir de la situation du lecteur ou du menu Communications / Régie de recettes, visualisez la régie du lecteur, en employant une des méthodes décrites dans la section sur la visualisation.

167

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Pour régler une seule transaction, cliquez sur le bouton [[image:1564582698574-660.png||height="24" width="24"]] présenté dans la ligne de transaction. Flora calcule le montant à régler et l'affiche automatiquement.

169

170

Pour régler par lot, cochez les transactions à traiter et utilisez le bouton [[image:1564582724428-348.png||height="24" width="24"]] dans la barre d'outils.

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Dans les deux cas la fenêtre de la Régie de recettes s'ouvre.

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(% class="etape" %)

175

Etape 2/4 : choisir le mode de paiement

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Choisissez le mode de paiement dans la liste proposée : Chèque, Espèces, Prélèvement ou Carte bancaire.

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Un paiement par chèque entraîne le renseignement du nom de la banque et du numéro de chèque :

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181

[[image:1564497553560-575.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="381" width="572"]]

182

183

(% class="MsoCaption" %)

184

//Encaissement par chèque//

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(% class="etape" %)

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Etape 3/4 : saisir un commentaire

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Saisissez éventuellement un commentaire : cette zone est réservée aux informations particulières liées au contexte.

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(% class="etape" %)

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Etape 4/4 : enregistrer la transaction

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194

Sélectionnez le type de note à générer : mail, lettre ou les deux.

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Cliquez sur Encaisser : la note est générée. Elle est adressée au responsable du lecteur, s'il existe.

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[[image:1564497571411-243.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="299" width="341"]]

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(% class="MsoCaption" %)

201

//Génération de la note de régularisation//

202

203

La transaction ne s'affiche plus dans l'onglet En cours : elle se trouve maintenant dans l'onglet Encaissées.

= E.5. Annuler =

Quand vous annulez une transaction, la fiche de régie passe à l'état Annulée et le solde du lecteur est recalculé.

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(% id="HStandard-5" %)

210

**Standard**

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212

Profil utilisé : comm/comm

213

214

A partir de la situation du lecteur ou du menu Communications / Régie de recettes, visualisez la régie du lecteur, en employant une des méthodes décrites dans la section sur la visualisation.

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(% class="etape" %)

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Etape 1/2 : sélectionner les transactions à annuler

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Pour annuler une seule transaction, cliquez sur le bouton [[image:1564582763570-972.png||height="24" width="24"]] présenté dans la ligne de transaction. Flora calcule le montant à régler et l'affiche automatiquement.

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221

Pour annuler un lot, cochez les transactions à traiter et utilisez le bouton [[image:1564582775333-304.png||height="24" width="24"]] dans la barre d'outils.

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223

Le formulaire d'annulation s'ouvre.

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(% class="etape" %)

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Etape 2/2 : enregistrer l'annulation

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228

Sélectionnez la raison de l'annulation dans la liste et portez d'éventuels commentaires dans la zone correspondante, puis cliquez sur Enregistrer.

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230

Flora recalcule automatiquement les montants dus, suite à l'annulation des transactions.

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232

[[image:1564497594693-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="379" width="571"]]

233

234

(% class="MsoCaption" %)

235

//Formulaire d'annulation d'une transaction//

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237

Suite à enregistrement, la transaction ne s'affiche plus dans l'onglet En cours : elle se trouve maintenant dans l'onglet Annulées.

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(% class="MsoCaption" %)

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Etat du traitement

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Si un prêt est enregistré alors que l'exemplaire était déjà en prêt pour un autre lecteur, le retour est effectué automatiquement et le prêt enregistré.

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244

Une fois la consolidation terminée, NON s'affiche à côté de Une opération de prêt secouru est-elle en cours ?

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(% class="reference" %)

247

A la fin de la mise à jour (pour assurer un bon fonctionnement des mises à jour suivantes), supprimez les fichiers des transactions de prêt secouru.

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249

250

(% id="HJournaldecaisseNouveautE94.0.0.21" class="reference" %)

251

= {{id name="_BIB_COMM_JOURNAL_CAISSE"/}}Journal de caisse [[Nouveauté 4.0.0. !>>doc:Découvrir les nouveautés.Nouveautés V4\.0.Nouveautés V4\.0 Bibliothèque.WebHome]] =

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253

Le journal de caisse permet de lister les transactions financières des lecteurs sur une période donnée et exporter ce résultat pour transmission au Trésor Public.

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255

Le but est de remplacer le carnet à souche.

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(% id="HAccE8saumenu" class="reference" %)

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== Accès au menu ==

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L’accès au journal de caisse est autorisé dans l’espace de travail (% style="color:#00b0f0" %)Communications(%%) aux utilisateurs disposant des droits d’accès.

261

262

(% class="reference" %)

263

[[image:1593094451387-878.png||height="211" width="606"]]

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(% class="reference" %)

266

(% class="small" %)//Accès au journal de caisse//

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(% id="HModE8lesderE9gie" class="reference" %)

269

== Modèles de régie ==

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(% class="reference" %)

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(% style="font-family:~"Calibri Light~",sans-serif; font-size:11.0pt; mso-ansi-language:FR; mso-bidi-font-family:~"Times New Roman~"; mso-bidi-font-size:12.0pt; mso-bidi-language:AR-SA; mso-fareast-font-family:~"Times New Roman~"; mso-fareast-language:FR" %)Ces modèles permettent de spécifier une valeur par type de caisse, qui sera ensuite utilisée par le système d'enregistrement de caisse pour facturer par quantité utilisée multipliée par le montant unitaire spécifié par l'administrateur.

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274

(% class="reference" %)

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[[image:1593094507446-550.png||height="213" width="606"]]

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(% class="reference" %)

278

(% class="small" %)//Accès aux modèles limité aux seuls administrateurs//

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Code source wiki de E. Régie de recettes

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