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Utiliser l’outil d’audit des photos

Version 70.1 par Doriane Bautista le 2025/09/08 14:11

Version 4.5 et ultérieures

L’outil d'audit des photos permet de contrôler automatiquement la présence ou l’absence de fichiers associés aux notices de la Photothèque.

Il offre un accès rapide au diagnostic, la possibilité de lancer un audit, d’interpréter les résultats et d’engager les actions correctives nécessaires.

À quoi sert l'audit des photos dans Flora ?

L’outil Audit des photos permet de contrôler la qualité des données de la Photothèque en :

  • identifiant les notices dépourvues de fichiers associés (photos, documents, 3D…) ;
  • donnant un accès direct aux notices concernées grâce à des listes de résultats dynamiques ;
  • facilitant les actions correctives, qu’il s’agisse d’ajouter des fichiers manquants ou de supprimer en lot des notices orphelines.

Cas d'usage :  L'audit peut être utilisé aussi bien en suivi régulier qu’en contrôle ponctuel, par exemple pour :

vérifier que les notices photos saisies sont complètes et qu’aucun fichier n’a été oublié ;

contrôler, après un import de photos, que toutes se sont correctement liées aux notices correspondantes ;

repérer les notices restées sans photos lorsqu’un doublon a empêché la liaison automatique.

Attention : l’audit peut porter sur un volume très important (jusqu’à plusieurs centaines de milliers de notices). Le traitement peut donc s’avérer long et solliciter fortement le serveur.

Accéder à l'audit

L’audit est accessible depuis l’espace de travail Décrire > Outils > Outils d’audit > Audit des photos

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Accès outil d'audit des photos

Lancer l'audit

Lorsque vous cliquez sur le sous-menu Audit des photos : 

  • Le système lance automatiquement un moissonnage des notices de la Photothèque.
  • À l’issue du traitement, un tableau de synthèse s’affiche avec la répartition des notices selon les catégories de fichiers associés.

Bonnes pratiques : 

  • Lancez l’audit en dehors des heures de forte activité pour éviter une surcharge serveur.
  • Programmez des audits réguliers afin d’assurer un suivi de la complétude des notices.
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Tableau de synthèse : nombre de notices concernées par catégorie

Interpréter les résultats

Le tableau de synthèse fournit une vision globale de l’état de la Photothèque.

Pour chaque catégorie de notice, il précise :

  • Le type de document associé (photo, document bureautique, aucun, fichier 3D,...)
  • Le nombre de notices correspondantes
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Tableau de synthèse → catégories disponibles

Consulter les notices détectées

L’audit ne se limite pas à une vue statistique : chaque résultat est interactif.

En cliquant sur une ligne du tableau, vous accédez directement à une liste de résultats contenant uniquement les notices concernées.

Ex. cliquez sur DOCUMENT-NON pour visualiser toutes les notices de la Photothèque sans fichier photo associé.

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Cliquer sur la ligne DOCUMENT-NONE

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Liste de résultats → affichage des notices dépourvues de photos

Engager des actions correctives

Une fois les notices identifiées, l’étape suivante consiste à corriger les anomalies.

Deux principaux scénarios sont possibles : compléter les notices en ajoutant les fichiers manquants, ou supprimer en lot les notices orphelines.

Ajouter les fichiers photos manquants

  • Depuis la liste des résultats, ouvrez chaque notice concernée, 
  • Ajoutez le fichier photo manquant via glisser-déposer dans le pavé de gestion des fichiers.

Bonnes pratiques : 

  • Pour régulariser un grand nombre de notices, privilégiez l’import en lot des fichiers photos.
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Ouvrir la notice à régulariser

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Glisser-déposer le fichier photo

Supprimer en lot les notices orphelines

Certaines notices sans fichiers n’ont plus d’utilité. Vous pouvez les supprimer par lot, mais assurez-vous au préalable qu’elles ne sont pas liées à d’autres notices.

Cas d’usage : les notices orphelines apparaissent fréquemment après des imports qui ne se sont pas déroulés correctement (fichiers non liés) ou lorsqu’un doublon a été créé, laissant une notice vide sans photo.

  1. Depuis la liste des résultats, sélectionnez les notices à supprimer.
  2. Cliquez sur Modifier le lot de fiches.
  3. Choisissez l’action Supprimer les notices.
  4. Lancez et confirmez le traitement.
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Sélection des notices à supprimer

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Lancement et confirmation suppression des notices